L’onglet Encaissement (anciennement Caisse) vous permet d’indiquer qu’une facture est réglée dès que votre client vous paie, sans attendre que l’argent arrive sur votre compte bancaire.
Le parcours se fait en 3 temps :
1️⃣ Votre client vous paie → vous déclarez le règlement sur la facture, qui passe Réglée.
2️⃣ Vous déposez l’argent à la banque → vous déclarez une remise en banque.
3️⃣ La banque crédite votre compte → vous rapprochez la transaction bancaire avec la remise.
1. Déclarer un règlement sur la facture
Cliquer sur la page Factures
Ouvrir la facture concernée
Cliquer sur Indiquer comme réglée
Choisir l’onglet Encaissement
Sous « Règlement reçu », cliquer sur le ou les moyens de paiement utilisés : CB, Chèque, Espèces, CESU
Pour chaque moyen, saisir le montant payé et la date de règlement. Par défaut, Sinao affiche la date du jour.
Vérifier que la zone « Justificatifs correspondants » passe au vert : la facture est entièrement couverte.
Cliquer sur Valider (ou CTRL + Entrée)
Résultat
La facture passe au statut Réglée. Le PDF affiche le tampon « RÉGLÉE LE jj/mm/aaaa ».
La relance automatique s’arrête pour cette facture.
Chaque montant est ajouté sur la carte du moyen de paiement correspondant, dans la page Banque (voir ici).
Remarques 💡
Plusieurs moyens de paiement : votre client a payé une partie par chèque et le reste en espèces ? Sélectionnez les deux moyens et saisissez le montant de chacun.
Règlement partiel : si le total saisi est inférieur au montant dû, la facture passe au statut Partiellement réglée. Pour ajouter la suite plus tard, utilisez le bouton Ajouter un règlement de la facture.
Dates différentes : chaque moyen de paiement a sa propre date. La date de règlement retenue pour la facture est la plus récente.
Avoirs : les avoirs déjà appliqués sont automatiquement déduits du montant à régler.
Le bouton Valider reste grisé si un montant est à 0, et Sinao refuse les montants négatifs. Il bloque aussi un total supérieur au restant dû, en affichant le trop-perçu.
2. Suivre l’argent en attente de dépôt (page Banque)
Dès qu’un moyen de paiement est utilisé pour la première fois, une carte apparaît dans le bandeau de la page Banque : Chèques reçus, Caisse (espèces), CESU reçus ou Terminal CB.
Ces cartes se distinguent de vos comptes bancaires par une bordure en pointillés et une icône sablier.
Le solde d’une carte correspond à l’argent reçu moins l’argent déjà remis en banque. Idéalement, il revient à 0 après chaque dépôt.
Chaque règlement y apparaît sur une ligne (par exemple « CHQ FAC000032 »).
Une carte n’apparaît pas tant que le moyen de paiement correspondant n’a jamais été utilisé.
3. Déclarer une remise en banque
Vous avez déposé vos chèques, vos espèces ou vos CESU à la banque ? Déclarez la remise pour mettre à jour le solde de la carte correspondante.
Aller sur la page Banque
Cliquer sur Plus → Remise en banque
Choisir le type de remise : Remise de chèques, Remise d’espèces, Remise de CESU ou Remise carte bancaire
Vérifier le montant, pré-rempli avec le solde de la carte, ainsi que la date du dépôt
Valider
Une ligne « Remise du jj-mm-aaaa » apparaît en négatif sur la carte, et son solde baisse d’autant.
Remarques 💡
Remise partielle : vous pouvez remettre une partie du solde seulement, par exemple pour garder un fond de caisse.
Montant global : une remise retire un montant global de la carte. Sinao ne suit pas les chèques un par un.
Remise supérieure au solde : elle est refusée, et Sinao affiche le montant maximum. C’est souvent le signe qu’un règlement a été oublié sur une facture : déclarez-le d’abord.
4. Rapprocher la remise avec votre relevé bancaire
Cette étape concerne uniquement les utilisateurs dont la banque est connectée à Sinao.
Quand le dépôt apparaît sur votre relevé (par exemple « REMISE CHÈQUES +150 € ») :
Aller sur la page Banque et ouvrir la transaction
Choisir l’onglet Remise en banque
Cocher la ou les remises correspondantes. Une même transaction peut regrouper plusieurs remises.
Valider
La transaction est justifiée, sans avoir à rapprocher chaque facture une par une. ✅
Remarques 💡
Remise pas encore déclarée ? Utilisez le bouton + Ajouter une remise en banque pour la créer directement depuis cette fenêtre.
Frais de carte bancaire : si votre banque crédite vos paiements CB nets de commission, ajoutez l’écart en catégorie (par exemple « Frais bancaires ») lors du rapprochement.
Le total rapproché ne peut pas dépasser le montant de la transaction bancaire.
5. Corriger une erreur
Mauvais montant ou mauvais moyen de paiement : depuis la facture, ouvrez la liste des paiements, cliquez sur Supprimer sur le règlement concerné, puis ressaisissez-le. La carte de la page Banque est corrigée automatiquement.
Remise erronée : annulez le rapprochement de la remise. Les montants redeviennent « à remettre ».
Remarques 💡
Un règlement ne peut plus être supprimé une fois exporté en comptabilité.
Si l’argent a déjà été remis en banque, Sinao peut vous demander d’annuler d’abord la remise.
Annuler le rapprochement d’une facture retire tous ses règlements en une fois (par exemple le chèque et les espèces), pas un seul.
6. Côté comptabilité
Export : débit 5111 Chèques / 5112 CB / 5113 CESU / 531 Caisse, crédit 411 Client. Une remise exportée avant son crédit bancaire passe en 471 « À catégoriser », soldé au crédit. Le compte 580 n’est plus utilisé.
TVA sur les encaissements : exigible à la date de règlement ; régime sur les débits inchangé.
Pour toute autre question, contactez le service client, disponible 5J/7 😉 via la bulle de chat en bas à droite de votre écran.