À quoi ça sert
Quand un client vous paie par CB, chèque, espèces, virement ou CESU, vous pouvez enregistrer ce paiement tout de suite sur la facture. Elle est marquée réglée à la date réelle du paiement, sans attendre que l’argent arrive sur votre compte bancaire.
Sans cette étape, la facture ne passe « réglée » qu’au rapprochement bancaire, parfois plusieurs jours plus tard. Entre-temps, elle reste affichée comme impayée et peut être relancée alors que le client a déjà payé.
Quand l’utiliser : dès que vous recevez un paiement en main propre (au comptoir, sur le chantier) ou que vous savez qu’un paiement est en route.
Quand l’utiliser : dès que vous recevez un paiement en main propre (au comptoir, sur le chantier) ou que vous savez qu’un paiement est en route.
1. Enregistrer un paiement depuis la facture
Ouvrez la facture concernée, puis cliquez sur Indiquer comme réglée.
Sélectionnez l’onglet Encaissement. Les onglets Banque et Manuel restent disponibles pour les autres cas.
Choisissez le moyen de paiement dans le bloc « Règlement reçu » : CB, Chèque, Espèces, Virement ou CESU. Le moyen choisi s’affiche sous « Moyen de paiement ».
Renseignez le montant payé
Vérifiez la date de règlement. Indiquez le jour où le client vous a réellement payé, grâce au calendrier si besoin. C’est cette date qui sera enregistrée comme date de paiement.
Contrôlez le total affiché en bas du bloc, puis cliquez sur Valider.
Résultat
La facture passe au statut Réglée. Le PDF affiche le tampon « RÉGLÉE LE jj/mm/aaaa ».
Remarques 💡
Plusieurs moyens de paiement : votre client a payé une partie par chèque et le reste en espèces ? Sélectionnez les deux moyens et saisissez le montant de chacun.
Règlement partiel : si le total saisi est inférieur au montant dû, la facture passe au statut Partiellement réglée. Pour ajouter la suite plus tard, utilisez le bouton Ajouter un règlement de la facture.
Dates différentes : chaque moyen de paiement a sa propre date. La date de règlement retenue pour la facture est la plus récente.
Avoirs : les avoirs déjà appliqués sont automatiquement déduits du montant à régler.
2. Suivre ses encaissements dans l’onglet Banque
Dans la page Banque, vos encaissements sont rangés dans des comptes dédiés à chaque moyen de paiement, affichés à côté de vos comptes bancaires. Faites défiler le bandeau des comptes vers la droite pour tous les voir.
Compte | Ce qu’il contient |
Caisse espèces | Les espèces reçues et enregistrées, pas encore déposées en banque |
Terminal CB | Les paiements par carte enregistrés, en attente de versement sur votre compte |
Chèques reçus | Les chèques enregistrés, pas encore remis en banque |
Un compte affiché avec un sablier et un cadre en pointillés contient des sommes encaissées mais pas encore arrivées sur votre compte bancaire. Vous voyez ainsi d’un coup d’œil ce qu’il vous reste à déposer ou à recevoir.
3. Déclarer une remise en banque
Vous avez déposé vos chèques, vos espèces ou vos CESU à la banque ? Déclarez la remise pour mettre à jour votre compte.
Aller sur la page Banque
Cliquer sur Plus → Remise en banque
Choisir le type de remise : Remise de chèques, Remise d’espèces, Remise de CESU ou Remise carte bancaire
Vérifier le montant, pré-rempli avec le solde de la carte, ainsi que la date du dépôt
Valider
Ensuite : le rapprochement bancaire
Quand l’argent arrive sur votre compte bancaire (remise de chèques, versement CB, dépôt d’espèces), le rapprochement bancaire vient confirmer le paiement, comme d’habitude. Vous n’avez rien à ressaisir : la facture reste réglée à la date du paiement que vous avez indiquée.
Dans la liste des transactions de l’onglet Banque, une opération encore non rapprochée affiche le bouton Justifier. Le filtre Transactions à justifier permet de les retrouver toutes.
Questions fréquentes
Quelle date indiquer dans « Date de règlement » ? La date à laquelle le client vous a payé : le jour où vous avez reçu les espèces, le chèque ou le paiement par carte. Pas la date de dépôt en banque.
Le montant suggéré ne correspond pas à ce que le client a payé. Que faire ? Saisissez directement le montant réellement reçu dans le champ « Montant payé », au lieu de cliquer sur le montant suggéré.
Quelle différence entre les onglets Encaissement, Banque et Manuel ? Encaissement sert à enregistrer un paiement dès sa réception. Banque sert à rattacher la facture à une transaction déjà présente sur votre compte bancaire. Manuel couvre les autres cas.
Dois-je quand même faire le rapprochement bancaire ? Oui. L’encaissement enregistre le paiement tout de suite ; le rapprochement confirme ensuite que l’argent est bien arrivé sur votre compte.
Pourquoi le montant de mon compte Chèques reçus ou Terminal CB ne baisse pas ? Ces comptes contiennent ce qui a été encaissé mais pas encore arrivé en banque. Le montant diminue une fois la remise ou le versement rapproché sur votre compte bancaire.