Introduction : comment gérer ses achats ?
Pour gérer vos achats dans Sinao :
vous pouvez aller sur la page Achats et actionner des filtres, utiliser le champ Rechercher une facture, Exporter en CSV, ouvrir certaines colonnes, cocher, etc... dont nous détaillerons le fonctionnement dans l'article ci-dessous 👇.
vous pouvez aussi aller sur le Tableau de bord et récupérer les chiffres clés
en haut de page (Tableau de bord simplifié accessible à tous)
en de bas de page (Tableau de bord d'analyse financière avancé accessible aux utilisateurs Pro seulement) avec Tableau de bord (1) > Analyse (2) > Achats (3)
Le fonctionnement du Tableau de bord fait l'objet d'une documentation à part entière accessible ici 👉 Tableau de bord.
Comment cela fonctionne sur la page Achats ?
1. Recherche
La page avec la liste des achats dispose de :
une barre de recherche,
une zone de filtrage, et
un système de colonne visible par défaut ou à ajouter accessible en bas de page
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a) Le champ de recherche Rechercher une facture permet de rechercher le texte saisi dans :
le montant HT, TTC
le montant de la TVA
le nom du fournisseur
la date facture
les tags*
le numéro de la facture d'achats
Exemple : mon fournisseur m'appelle au sujet de la facture FAC000320. Si j'ai bien confirmé ma facture dans Sinao au moment de la catégorisation avec FAC000320 en Numéro de facture alors ma facture apparaît :
Numéro de factureporte bien ce n° recherché dans Informations donc la facture ressort automatiquement grâce à la barre Rechercher une facture
*voir le 2 - Focus - Tag
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b) La zone de filtrage propose tous les filtres dont vous aurez besoin pour gérer votre activité !
📌 ASTUCE I Tous les filtres ne tiennent pas sur la largeur d'un écran : cliquez sur ">" pour accéder à tous les filtres !
Sans que cela soit exhaustif dans cet article, voici déjà un aperçu de ce à quoi vous aurez accès :
Fournisseur : pour ne voir que les factures de ce fournisseur
État : pour ne voir que les factures à l'état Réglé ou A Régler ou A compléter
📌 Important I Le filtre
A complétermontre toutes les factures qui font l'objet d'un aperçu en haut de page :Voir le "Focus - Filtre État A compléter" ci-dessous pour en savoir + !
Date d'échéance : pour ne voir que les factures à payer à une certaine date ou sur une période (particulièrement utile pour améliorer sa gestion des paiements des factures fournisseurs)
Type d'achats : pour ne voir que les IK ou que les factures ou que les NDF
Auteur : pour ne voir les factures que d'un auteur (membre de votre espace Sinao). L'auteur est celui qui a écrit le document
Salarié : pour ne voir les IK et les NDF que d'un salarié en particulier
Création : pour voir les achats ou IK ou NDF qui ont été ajoutés sur une date en particulier ou sur une période
📌 Important I La date de
Créationest la date à laquelle l'ajout de l'achat a été fait quelque soit la technologie utilisée (bouton +Ajouter des achats, app Sinao Scan, Drag&Drop ou l'email collecteur en sinao.app). La date deCréationn'est pas la date de la factureJustificatif manquant : pour rechercher les documents sans preuve
Transaction manquante : pour rechercher les achats / IK ou NDF indiqués comme payés sans rapprochement bancaire (Banque) et sans Espèces (Caisse) c'est à dire en Manuel
⚠️ Attention I Un achat qui apparaît après avoir coché la case
Transaction manquanteet un achat non décaissé au sens comptable ! Il porte juste l'étiquette Réglé mais n'est pas comptabilité comme tel.---
c) Le système de colonne permet d'ajouter les colonnes non visibles par défaut (cadre fin rouge ci-dessous) ou de retirer certaines colonnes (tic ci-dessous) en fonction de vos besoins
😇 Focus État - A compléter
Quand et pour quoi l'utiliser ?
a) Dès que vous avez beaucoup d'achats : activer le filtre A compléter pour comptabiliser automatiquement le nombre d'achats que vous avez à valider (ou compléter selon que l'OCR ait lu ou non le document) + mieux visualiser le travail effectué + choisir de compléter un achat prioritaire par rapport à un autre plus facilement que via les aperçus !
b) Quand vous voulez vérifier qu'un achat a bien été déjà ajouté : activer le filtre A compléter et tous les autres filtres utiles à votre recherche
2. Focus - Tag
Lorsque vous ajoutez un achat, pensez à ajouter des tags pour découper encore plus finement votre activité (ex : par projet, par département, ...). Le tag peut s'ajouter :
au moment de la complétion de la facture
a posteriori de façon unitaire en cliquant sur la ligne de l'achat
a posteriori de façon groupée en :
cochant vos factures
cliquant sur Tags (en haut) comme ci-dessous :
3. Statistiques
Les résultats filtrés actualisent aussi les chiffres statistiques en haut du tableau dans le cadre bleu foncé
Exemple : je cherche toutes mes factures à régler d'ici au 30/04/2025 (depuis le 01/01/2025 parce que j'ai aussi du retard de paiement côté Fournisseur), alors j'active le filtre Date d'échéance (cadre rouge) et je vois le montant que ça représente (cadre pointillé) :
Les avantages ?
Vous disposez par ce biais d'un puissant outil analytique très rapide d'utilisation.
Par exemple, il vous suffit d'effectuer un filtrage par fournisseur pour obtenir l'état du compte fournisseur : le montant facturé, combien vous lui devez, combien vous lui avait déjà payé, quel montant est en retard, etc..
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.