Les erreurs d'encaissements, qu'il s'agisse de trop-perçus ou de moins-perçus, sont fréquentes en gestion comptable. Bien les traiter est essentiel pour maintenir des comptes justes et éviter des complications lors des audits. Découvrez comment gérer efficacement ces situations grâce à Sinao, votre logiciel de gestion tout-en-un.
1. Gestion des Trop-perçus Remboursés
Lorsque vous identifiez un trop-perçu qui doit être remboursé, voici les étapes à suivre :
Créer un compte dédié pour les erreurs d'encaissements
Accéder à la page Comptabilité : Connectez-vous à Sinao et rendez-vous sur la page Comptabilité.
Ajouter un nouveau compte : Cliquez sur +Nouveau compte et nommez-le "Erreurs d'encaissement".
Justifier le trop-perçu et son remboursement
Accéder à l'onglet Banque : Allez dans l'onglet Banque.
Utiliser la catégorie correspondante : Sélectionnez le compte "Erreurs d'encaissement" pour enregistrer et justifier le trop-perçu ainsi que son remboursement.
💡 Astuce : Ajoutez une note explicative au mouvement bancaire pour garder une trace claire de cette opération.
2. Gestion des Petits Trop-perçus
Pour des écarts mineurs (quelques centimes de plus), un remboursement n’est généralement pas nécessaire. Voici la démarche :
Rapprocher le mouvement bancaire avec la facture
Depuis l'onglet Banque : Trouvez le mouvement bancaire correspondant et rapprochez-le avec la facture concernée.
Depuis la page Factures : Vous pouvez également effectuer cette action depuis l’onglet Factures.
Traiter le trop-perçu
Accéder à la facture : Sélectionnez la facture en question.
Cocher le règlement : Indiquez que le paiement a été reçu.
Ajouter une catégorie : Attribuez une catégorie spécifique pour enregistrer le trop-perçu.
💡 Bonus : Utilisez les tags ou notes pour documenter la raison de l'écart et simplifier le suivi ultérieur.
3. Gestion des Petits Moins-perçus
Les moins-perçus (quelques centimes en moins) doivent être comptabilisés correctement pour refléter la réalité de votre trésorerie.
Créer un compte pour les moins-perçus
Accéder à la page Comptabilité : Depuis Sinao, rendez-vous sur Comptabilité.
Ajouter un nouveau compte : Créez un compte nommé "Moins-perçus".
Traiter le moins-perçu
Accéder à la facture : Ouvrez la facture concernée.
Cocher le règlement : Enregistrez le paiement reçu malgré l'écart.
Ajouter une catégorie : Affectez une catégorie spécifique pour documenter ce moins-perçu.
💡 Conseil : Ces petits écarts sont courants et peuvent être assumés par l’entreprise sans besoin de demander un complément au client.
➡️ Pour en savoir plus, explorez notre centre de documentation ou contactez notre équipe pour une démonstration personnalisée.
4. Gestion des erreurs totales côté Banque (prélèvement, etc...)
Si votre banque commet une erreur qui voit un débit entièrement compensé par un crédit ou inversement, le procédé est toujours le même.
Il s'agit d'un mouvement de trésorerie qui s'annule, dans Sinao, en gestion comptable, vous allez catégoriser ces 2 mouvements dans un compte d'erreur.
Créer (ou vérifier l'existence) d'un compte dédié pour les erreurs d'encaissements
Comptabilité
Généraux
Chercher le compte, si non existant :
+Nouveau compte (658 et nommez-le "Erreurs d'encaissement")
Catégoriser chaque ligne dans ce compte d'erreur
Banque
Justifier
Catégorie
Choisir le compte d'erreur
Valider
---
Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.