❌ Attention : justifier une opération sans preuve n'est pas la norme ❌
En effet, la réglementation qui régit la comptabilité d'entreprise est TRÈS STRICTE :
1 dépense = 1 justificatif (pour la preuve)
NB. En cas de contrôle par l'URSSAF, il sera demandé de fournir TOUS les justificatifs.
La gestion comptable d'une entreprise exige de justifier chaque dépense par un justificatif, qu’il s’agisse d’un ticket de caisse, d’une facture ou d’un relevé bancaire. Mais que faire lorsqu’un justificatif est perdu ou manquant ?
Dans cet article, nous vous expliquons comment justifier une dépense sans justificatif officiel, les solutions à envisager, et les bonnes pratiques pour éviter ce genre de situation à l’avenir.
Pour autant : cela peut arriver 😥
Pourquoi un justificatif est-il nécessaire ?
Un justificatif sert à :
Prouver la réalité d’une dépense auprès de l’administration fiscale.
Assurer la traçabilité des transactions dans la comptabilité.
Éviter les sanctions en cas de contrôle fiscal ou social.
💡 Rappel légal : Les entreprises sont tenues de conserver leurs justificatifs pendant 10 ans selon le Code de commerce.
Que faire en l'absence de justificatif ?
Rechercher des documents alternatifs
Si le justificatif d'origine est perdu, vous pouvez utiliser d’autres preuves pour justifier la dépense :Relevé bancaire : Montrez la transaction correspondante sur votre compte bancaire professionnel.
Email ou échange avec le fournisseur : Un accord ou une commande confirmée peut servir de preuve.
Bon de livraison ou tout autre document lié à l'achat.
Rédiger une attestation sur l'honneur
Une attestation sur l'honneur est une solution acceptée dans certains cas :Elle doit être datée, signée, et mentionner les détails de la dépense (date, montant, raison).
Expliquez les circonstances de l’absence du justificatif.
Exemple : « Je soussigné(e) [Nom], atteste sur l’honneur que la dépense de [montant] effectuée le [date] chez [fournisseur] correspond à [nature de l'achat]. ».
3. Demander un duplicata
Contactez directement le fournisseur ou le prestataire pour demander une copie du justificatif perdu. La plupart des entreprises peuvent fournir un duplicata de facture.
4. Utiliser des outils de gestion pour éviter les pertes
Les logiciels comme Sinao permettent de scanner, centraliser et conserver vos justificatifs en ligne. Cela réduit considérablement le risque de perte et facilite les démarches en cas de besoin.
En pratique Sur Sinao
Aller dans "Banque
Cliquer sur le mouvement concerné
Cliquer sur "+Ajouter un justificatif" puis "saisir sans document" comme suit
Compléter l'achat / la dépense selon le formulaire habituel
**Attention** Sans justificatif, pas de TVA récupérable : laissez la TVA à 0€.
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.