Intro
L'Urssaf a ouvert son service d'Avance immédiate au 14/06/2022 pour les entreprises SAP. Les factures se doivent de respecter les règles :
de votre secteur d'activité
de l'Urssaf liées à l'Avance immédiate
👉 Voici une proposition d'astuces de gestion & de rédaction (non exhaustives) de vos factures/devis clients :
Obligatoires : 2, 3, 4, 5, 7, 8 et 9
Non obligatoires (selon contexte) : Préalable et 6
Information : 1 et 10 sont des étapes qui servent à enregistrer votre modèle.
Remarques 🖍
-Le modèle que Sinao vous propose de créer est une structure qui s'enregistre pour vos devis ET vos factures.
-Le n° SAP (délivré par NOVA) et le n° RCS (si votre activité est commerciale) et/ou n°RM (si votre activité est artisanale) se saisissent dans le Profil de l'entreprises depuis Paramètres comme vos autres informations légales obligatoires :
👉 pour que votre pied de page soit complet !
Préalable :
Retirer - SI SOUHAITÉ - les mentions légales de facturation entre professionnels liées aux pénalités de retard et au frais de recouvrement
Aller dans :
Factures
roue crantée
Paramètres généraux
Enlever les mentions, ici :
Enregistrer
Remarque : même supprimé, le pavé de texte des pénalités apparaîtra toujours sur l'éditeur mais dès que vous confirmerez (même en brouillon), ça ne s'éditera pas sur l'aperçu et le PDF👌
Ouvrir une facture pour en faire un modèle type de facture
Explication "modèle" :
Dans Sinao un modèle enregistre un titre (point 2.) et un tableau des prix (point 7.) d'une facture.Le reste de la facture peut s'enregistrer par défaut mais sans passer par un modèle. Tout les aspects seront traités ici.
Dans l'optique d'enregistrer vos éléments, il faut ouvrir une facture :
Cliquer sur la page Factures
Cliquer sur +Écrire une facture
Suivre les points 2 à 10 listés ci-dessous 👇
Lorsque tout sera terminé, vous pourrez enregistrer le modèle (point 9.)
Faire mention de l'éligibilité de vos prestations au service Avance immédiate
Dans le champ "Titre" de Sinao (comme ci-dessous) : rappeler l'éligibilité du service et potentiellement la période d'intervention pour plus de clarté :
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Texte pour le copier-coller :
Prestation éligible à l'Avance immédiate* de l'URSSAF = Déduction possible du crédit d'impôt autorisé. Ce montant correspond à 50% de la dépense engagée.
Insérer votre logo et celui du SAP (ou a minima celui de SAP)
Créer un logo unique hors Sinao avec votre logo et celui du SAP (si souhait d'avoir les 2) et intégrez-le à l'endroit dédié :
Rappeler les informations générales sur le service d'Avance immédiate
a) Si vous ne facturez qu'en proposant l'Avance immédiate
Dans le champ textuel libre en bas du tableau, écrire :
Remarque.
*Cochez-bien la case "Par défaut" pour ne l'écrire qu'une fois.
b) Si vous avez de l'Avance immédiate mais pas que
Mieux vaut l'écrire en Titre (pour l'intégrer à votre modèle SAP - Avance immédiate et non le retrouver sur toutes vos factures) :
---
Texte pour le copier/coller :
Informations générales sur l'Avance immédiate
-Service mis en place par l'Urssaf et la DGFP
-Service non obligatoire
-Accès et utilisation directs pour les bénéficiaires : vous avez un compte dédié (activation à faire, demandes de paiement émises par l'organisme de service à la personne sur son compte Urssaf à valider ou contester sous 48H)
-SAV assuré par l'organisme du service à la personne et non à l'Urssaf
-Crédit d'impôt plafonné : toute information disponible sur https://www.impot.gouv.fr/particulier/emploi-domicile
Intégrer automatiquement un élément du kit de communication à vos envois de factures
Lors du premier envoi (test ou réel) d'envoi de facture par mail depuis Sinao, intégrer un élément du kit de communication* en pièce jointe générale par défaut comme le dépliant personnalisable ou classique.
*Le kit de communication est téléchargeable en fichier zip sur cette page : Urssaf - outils de communication. Le dépliant peut y être extrait.
Organiser votre tableau avec les colonnes suivantes
Désignation : pour mettre le nom de la prestation (elle peut être enregistrée au catalogue sur la page Catalogue)
Qte : pour mettre le nombre total d'heures facturé
⚠️ 1h = 1 ; 30 minutes = 0,5 ; 15 minutes = 0,25
P.U HT : pour mettre le taux horaire
=> le reste se déduira automatiquement
Remarques :
*Utilisez les 3 points pour avoir ces colonnes (ou d'autres)
*Renommez le colonne Désignation et Qté si vous le souhaitez*En plus des colonnes type, si vous avez une organisation de ligne qui comporte une certaine récurrence, ajouter des lignes. Idem pour les services, si c'est toujours la même dénomination, ajoutez-les directement dans chaque ligne.
⚠️ Ce n'est pas vous qui attribuez le crédit d'impôts, c'est une facture TTC.
Prévoir un espace pour mentionner vos dates de prestations
Voici notre proposition. Vous pouvez tout à fait avoir une autre idée et faire un autre choix !
+Ligne : nom du service et détail des dates (et horaires réalisés sur chaque date)
Commentaire : tous vos détails sur les prestations
▶️ Le nombre de caractères n'est pas limité.
▶️ Il est conseillé cependant, si texte conséquent, de le saisir sur une ligne Commentaire.
Sélectionner "Prélèvement Urssaf (AICI)" et "2" jours
La méthode de paiement est imposée par l'Urssaf et le délai est fixé. Il s'agit du prélèvement automatique sous 48h.
Pour le mentionner sur votre facture :
Cliquer sur "Valeur en votre aimable..."
Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisir Prélèvement Urssaf et 2 jours puis Enregistrer
Mentionner vos références d'assurance professionnelle pour ceux l'ayant souscrite ou ceux ayant l'obligation d'y souscrire pour l'exercice de leur métier
Les mentions obligatoires sont :
le nom et le n° de l'assurance professionnelle à laquelle vous avez souscrit
les coordonnées de l'assureur et du garant
la couverture géographique de votre contrat ou de votre garantie
Dans Sinao, vous pouvez inscrire ces références dans le champ textuel libre de bas de page (comme au point 4.)
Enregistrer votre modèle comme vu au point 1.
Cliquer sur :
-Modèles
-Enregistrer comme modèle
-Donner un nom à votre modèle
Les astuces du quotidien
A. Compiler une seule facture / mois / client (si vous voulez limiter le nombre de document produit)
a) Ouvrir une facture/client/mois et laissez-la en "Brouillon" tout le mois jusqu'à indiquer la dernière heure à facturer du mois :
▶️ la facture est en cours, elle ne porte pas de n°
▶️ rien n'est envoyé à l'Urssaf
b) Confirmer la facture une fois que toutes les prestations sont bien listées et les heures notifiées. :
▶️ la facture est enregistrée et comptabilisée, elle porte un n°, elle n'est pas modifiable
▶️ les données de facturation sont envoyées à l'API Tiers de Prestation (si le client est intéressé)
⚠️ Ce n'est pas vous qui attribuez le crédit d'impôts, c'est une facture TTC.
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B. Consolider le nombre total d'heures / mois / client
Pour pouvoir exporter aisément (1 clic) le nombre d'heures réalisées dans le mois pour tel client, nous vous invitons à reporter le nombre total d'heures dans le champ dédié de la colonne Qte :
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.