Définition OCR
OCR signifie Optical Character Recognition autrement dit une reconnaissance optique de caractères. On l'appelle aussi océrisation.
Plus spécifiquement, l'OCR est un processus permettant la conversion d'une image de texte en format de texte lisible par une machine !
L'OCR de Sinao
Dans Sinao, l'OCR se déclenche au moment de l'ajout de la pièce d'achats (=factures fournisseurs, notes de frais ou dépenses) dans Sinao.
C'est à dire ?
Vous ajoutez la pièce selon une des techniques
L'OCR se déclenche (pas de notification)
La pièce se stocke dans Sinao (elle est en aperçu en haut de la page Achats)
Vous cliquez sur COMPLÉTER
Vous pouvez vérifier à droite que l'OCR s'est bien déclenché avec le tic vert et la mention Pré-complété par l'OCR
Cependant :
si l'ajout de ces pièces (1.) est illimité ∞
la lecture par OCR (2.) ne l'est pas, elle fonctionne sous forme de quotas* ✋
*Les quotas actuellement en vigueur dans Sinao sont
Essai : 10
Free / Start : 0
Standard : 30
Pro : 100
Les 5 cas de figure possibles pour lesquels un achat n’est pas lu par l’OCR ?
La fonctionnalité n'est pas supportée par l’offre (Free et Start)
Vous êtes en essai et le quota est atteint
Vous êtes en Standard ou Pro, vous n'avez pas activé la facturation sur mesure et votre quota est atteint
Vous avez changez d'offre pour accéder à des lectures par OCR et vous l'avez pas a posteriori de l'ajout des pièces
L'OCR a rempli la case du fournisseur avec
NDVous rencontrez a priori un dysfonctionnement (jamais arrivé)
Lorsque l'OCR ne s'est pas déclenché sur une pièce, alors même que vous pourriez activer une option de lecture additionnelle ou changer d'offre, celle-ci ne se déclenchera.
⚠️ Sinao ne peut pas activer le déclenchement a posteriori.
Comment faire dans chacun des 5 cas listés ci-dessus ?
La fonctionnalité n'est pas supportée par l’offre (Free et Start)
Compléter les achats manuellement ou
Passer sur une offre comportant des OCR (Standard ou Pro)
(pour que l'OCR se déclenche, il faudra bien que les pièces soient ajoutées après le changement de formule)
Vous êtes en essai et le quota est atteint
Compléter les achats manuellement ou
Passer sur une offre comportant des OCR (Standard ou Pro)
(pour que l'OCR se déclenche, il faudra bien que les pièces soient ajoutées après le changement de formule)
Vous êtes en Standard ou Pro, vous n'avez pas activé la facturation sur mesure et votre quota est atteint
Compléter les achats manuellement* ou
Activer la facturation sur mesure** pour que l'OCR se déclenche en plus du quota de 30 en Standard et 100 en Pro
(pour que l'OCR se déclenche, il faudra bien que les pièces soient ajoutées après le changement de formule)
Vous avez changez d'offre pour accéder à des lectures par OCR et vous l'avez pas a posteriori de l'ajout des pièces
Compléter les achats ajoutés pendant la transition manuellement
ou
Supprimer les achats ajoutés pendant la transition et les ajouter de nouveau
L'OCR a rempli la case du fournisseur avec
ND
ND = signifie Non Diffusible. Cette information nous est transmise de l'INSEE lorsque votre fournisseur a fait le choix de ne pas diffuser ses données sur les interfaces.
A savoir sur le ND 📌 I Sinao fait le choix de forcer cette non-diffusion et tentera d'afficher le nom du fournisseur lorsqu'il est lisible dans la facture. Forcer signifiant seulement reporter le nom car Sinao ne pourra jamais accéder à la fiche complète par définition.Ce qu'il faut faire :
si ND : créer votre fournisseur manuellement
si nom "forcé" : compléter la fiche de votre fournisseur sur la page Contacts car elle ne portera qu'un nom
Vous rencontrez a priori un dysfonctionnement (jamais arrivé)
Contacter le Service Client via la bulle de chat bleue en bas à droite de votre écran pour exposer, décrire et illustrer votre souci
Pour que l'OCR se déclenche, il faut que les pièces soient ajoutées après le changement de formule !
*Compléter à la main : qu'est-ce que ça veut dire et comment faire ?
Ça veut dire
Écrire soi-même ce que l'OCR ne pré-complète pas.
Comment faire
Après avoir cliqué sur Achats > Ajouter des factures > COMPLÉTER, cela signifie :
👉 Saisir les valeurs requises dans les champs de la partie droite de l'écran (Fournisseur, Date, TTC, TVA, Service/Produit, Compte comptable) soit 4 à 5 secondes :
**Activer la facturation sur mesure : qu'est-ce que ça veut dire et comment faire ?
Ça veut dire
Vouloir que l'OCR fasse les pré-complétion au-delà de son quota et être facturé de 0,12 centimes/factures pour cela.
Comment faire
Sur votre compte, cliquer sur ⚙️ en haut à gauche (1) > Abonnement (2) > Activer la facturation sur mesure sur la ligne de l'OCR :
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.