Introduction
L'utilisation du rapprochement bancaire automatique est un incontournable pour automatiser sa comptabilité. Pour en savoir plus sur l'utilisation (conseillé avant même de lire cet article avancé sur le fonctionnement) :
et/ou visionner la vidéo 📹 Rapprochement bancaire automatique
Rappel
Le rapprochement bancaire automatique est une fonctionnalité avancée conçue pour automatiser la correspondance entre les transactions de votre entreprise et vos enregistrements comptables. En d'autres termes, il identifie automatiquement quelles entrées de dépenses ou de revenus correspondent :
aux factures
ou aux catégories comptables telles que les salaires ou les emprunts
Avantage : réduire à annuler le besoin de saisie manuelle !
Dans Sinao, la correspondance pour les factures est gérée avec le rapprochement automatique quand la correspondance pour les catégories est gérée par le système de règles.
Dans cet article concerne le fonctionnement de rapprochement abordé est le fonctionnement du rapprochement automatique des ventes et des achats.
Comment fonctionne l'algorithme de Sinao ?
Général
L'algorithme de Sinao utilise plusieurs critères intelligents pour s'assurer que chaque transaction est correctement associée à son document correspondant.
Où le voir ?
Les résultats du fonctionnement de l'algorithme de Sinao sont visibles :
sur votre page Banque parce que les correspondances sont automatiquement faites et que vous n'avez plus le bouton
Justifierà l'extrémité droite de la lignesur le tableau lis à disposition dans Historique sur la page Rapprochement automatique depuis Plus comme ci-dessous dans lequel vous retrouvez toutes les transactions qui se sont automatiquement rapprochées de leurs pièces justificatives (ventes et achats)
Étapes
Voici les principales étapes du processus de rapprochement automatique :
Analyse des montants
L'algorithme compare les montants des transactions avec ceux des documents comptables (factures) pour trouver des correspondances exactes.
Remarque 💡
"Marge d'erreur tolérée" Dans certains cas, il accepte une légère variation (par exemple, ±1,5%) pour gérer les différences dues aux devises ou aux arrondis.
Vérification des dates
Il recherche des transactions datant du même jour ou d'une période proche (configurable, par exemple ±1 jour) pour s'assurer que les correspondances sont pertinentes temporellement.
Filtrage par contact
Si la transaction est liée à un contact spécifique (comme un client ou un fournisseur), l'algorithme privilégie les correspondances avec le même contact, améliorant ainsi la précision.
Remarque 💡
Un contact n'est pas automatiquement associé à une transaction par définition.
Pour que le filtrage par contact soit possible à cette étape 3. : il faut que vous ayez préalablement créé une règle avec ce contact dans Banque > Plus > Gérer les règles qui conduit la condition vers le type Entreprise ou Particulier pour ce contact.
Dans notre exemple : un libellé de transaction bancaire sera relié au contact de type Entreprise "Sinao" si je choisis ALORS = Entreprise = SINAO. Le SI va dépendre d'un mot récurrent ou d'un groupe de mot récurrent que vous repérez dans votre transaction et sur lequel la règle va se baser :
Analyse des Libellés
Il examine les libellés et les descriptions (Détails) comme les numéros de facture reçus directement depuis votre banque pour trouver des correspondances textuelles partielles ou complètes entre les transactions et les documents.
Gestion des Multiples Correspondances
Si plusieurs correspondances potentielles existent, l'algorithme évalue laquelle est la plus pertinente en se basant sur la proximité des dates et la similarité des descriptions, et sélectionne automatiquement la meilleure option.
Remarque 💡
Le système de multiples correspondances ne permet pas à l'algorithme, si aucune autres des 4 précédentes conditions ne l'a aidé à faire le tri, à retrouver la bonne correspondance lorsque vous avez un montant identique (ex : 250€) qui arrive le même jour (ex : puisque prélevé automatiquement par exemple). Il préfère ne pas faire une réconciliation erronée que d'en faire une fausse.
Comment optimiser le fonctionnement du rapprochement bancaire automatique ?
Pour améliorer la performance du rapprochement bancaire automatique, il est nécessaire de fournir à l'algorithme un maximum de données de qualité pour réaliser un maximum des 5 étapes ci-dessus avec succès.
Voici comment "nourrir" l'algorithme de données qui lui servent à performer sur :
Les montants
Vous pouvez agir : ❌
Ce qu'il faut faire : vous n'avez pas directement la main sur les montants puisqu'il s'agit des montants de ventes ou d'achats. Cette condition de montant peut difficilement être ajustée pour améliorer le rapprochement bancaire.
Côté Ventes, vous pourriez n'avoir aucun prix identique ce qui automatiserait à 100% le rapprochement bancaire automatique mais au détriment de la lisibilité de vos prix. Il n'y aurait plus de grilles de prix.Le conseil de Sinao : préférer la standardisation, garder votre grille de prix.
Les dates
Vous pouvez agir : ❌
Ce qu'il faut faire : vous avez la main sur les dates des factures (côté Ventes) mais cette condition de date peut difficilement être ajustée pour améliorer le rapprochement bancaire. En effet, côté Ventes, vous pourriez tout facturer sur des dates différentes ce qui automatiserait à 100% le rapprochement bancaire automatique mais impacterait négativement votre trésorerie (vous n'avez pas intérêt à facturer tardivement mais au juste moment).
Le conseil de Sinao : préférer la standardisation, garder votre facturation ajustée (ex : le 1er du mois sur vous pratiquez la facturation récurrente, le jour de fin de la prestation si vous êtes sur des prestations variables).
Les contacts
Vous pouvez agir : ✅
Ce qu'il faut faire : créer des règles de catégorisation automatique libellé > contact clients et libellé > contact fournisseurs.
Le conseil de Sinao : suggérer à vos clients de mettre leur nom dans leur paiement, mettre le nom de vos clients dans les prélèvements automatiques et mettre le nom de vos fournisseurs lors de vos paiements de type virement bancaire. Les règles liées aux contacts pourront ainsi être créées.
Les libellés
Vous pouvez agir : ✅
Ce qu'il faut faire : insérer les numéros de factures fournisseurs dans vos paiements fournisseurs (lorsque c'est possible comme lorsque vous faites un virement) et faire insérer les numéros de factures systématiquement aux paiements de vos clients qui réalisent des virements bancaires sur votre compte.
Le conseil de Sinao : ajouter une phrase sur votre factures de ventes ou dans votre mail d'accompagnement aux clients en leur demandant de respecter une nomenclature définie lorsqu'il réalise leur virement (ex : n° de facture + leur nom + nom prestation/projet).
Les multiples correspondances
Vous pouvez agir : ❌
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.