Introduction : la balance de Sinao
En comptabilité, on appelle "balance comptable" : un document qui regroupe un ensemble de comptes (bilan ou gestion) d’une entreprise pour une période donnée. Il en existe 3 :
la balance générale,
la balance auxiliaire,
et la balance âgée.
Dans Sinao :
la balance mise à disposition dans le Plan comptable du module Comptabilité n'est pas l'une des 3 balances citées ci-dessus puisqu'il n'est pas possible de filtrer par période ;
la balance est un "début" de balance pré-comptable dans laquelle chaque utilisateur retrouve bien l'ensemble des mouvements sur chaque compte de son plan comptable mais sans la possibilité de choisir une période donnée. La balance de Sinao est un cumul des crédits et des débits de ce compte depuis la date de début de comptabilité saisie par l'entreprise utilisatrice sur son compte Sinao ;
la balance comptable est accessible pour les comptes généraux (onglet Généraux) = fonctionnement avancé
la balance comptable est aussi accessible pour les comptes auxiliaires (onglets Clients et Fournisseurs) = fonctionnement simplifié ;
depuis le Plan comptable : la saisie d'une balance initiale est possible sur les comptes de l'onglet Généraux et n'est pas possible sur les comptes des onglets Clients et Fournisseurs :
la saisie de la balance initiale des comptes Clients et Fournisseurs se fait depuis la page Contacts (lire 👉 Comment saisir la balance initiale des comptes clients et des comptes fournisseurs ?)
Dans cet article, nous verrons comment s'articule chaque colonne du Plan comptable (1), comment lire l'affichage de la Balance (2), comment lire les colonnes Utilisation, Crédit et Débit (3) qui sont directement liées à la Balance, s'il existe une Balance initiale et comment l'utiliser(4).
Pour finir, nous regarderons un point spécifique de l'affichage de Balance des comptes de tiers (Clients et Fournisseurs) (5).
A SAVOIR 📌
-Cet article est dédié au fonctionnement de l'onglet Généraux du Plan comptable (1 à 4).
-Une spécificité liée à la balance des onglets Clients et Fournisseurs est intégrée à cet article (5).
Plan comptable de Sinao : la vue d'ensemble
Le page Plan comptable de Sinao est accessible de tous les utilisateurs disposant du module Comptabilité dans le menu vertical de gauche :
Le plan comptable de Sinao est un plan comptable par défaut issu du PCG mais entièrement modifiable pour correspondre à chaque société utilisatrice (import, suppression ou ajout de compte). Plusieurs articles font référence à son utilisation et ses différentes fonctionnalités.
Ce qui nous intéresse ici est le rapport entre la présentation du
Plan comptableet laBalancede Sinao : la lecture est horizontale / linéaire.🤔 Prenons l'exemple du compte 701 :
L'affichage de ce compte 701 sur cet espace Sinao nous dit que :
le Compte est un compte de type Généraux (et non Auxiliaires : il aurait sinon été dans l'onglet Clients ou Fournisseurs qui sont des comptes comptables auxiliaires)
le Compte porte le n° 701
le Compte s'intitule Ventes de produits finis
le Compte représente un compte de Chiffre d'affaire (Engagement)
le Compte a été utilisé à 103 reprises dans Sinao depuis la date de début de comptabilité de l'utilisateur = dans 103 documents différents
la Balance de ce Compte est positive (car verte et sans parenthèse) et s'élève à 58727,21€
il y a 64635,55€ au Crédit de ce Compte (la valeur est positive car elle est verte et sans parenthèse)
il y a -6908,34€ au Débit de ce Compte (la valeur est négative car elle est noire et entre parenthèse)
le Compte est un compte du journal des Ventes (VE est cochée)
Balance
La colonne Balance
👉 correspond à la balance (pré-comptable) de Sinao sans notion de période. C'est le résultat = l'état du compte pour voir s'il est créditeur ou débiteur. Le résultat est obtenu en faisant la différence entre les crédits et les débits de ce compte.
Remarques 💡
Lorsqu'il y a une valeur dans cette colonne, c'est que le compte a été utilisé. Elle est une colonne de consultation du résultat (crédit - débit du compte) expliqué ci-dessus :
Lorsque la colonne ne présente pas de valeur, il y a un "-". Cela signifie que le compte n'a jamais été utilisé dans Sinao. La colonne donne alors accès à la saisie d'une balance initiale de compte (ce point sera détaillé au point 4. de cet article) :
Utilisation, Crédit et Débit
▶️ Crédit et Débit
Lorsqu'il y a une valeur dans l'une ou l'autres des colonnes, cela signifie que les compte est crédité et/ou débité de ces montants :
soit du fait de la comptabilisation dans un / des document(s)
et/ou
soit du fait de la saisie d'une balance initiale débitrice ou créditrice
▶️ Utilisation
Lorsqu'il y a une valeur dans cette colonne, c'est que le compte a été utilisé.
- La valeur correspond au nombre de fois où le compte a été utilisé dans Sinao depuis la date de début de comptabilité.
- La valeur est cliquable et permet d'obtenir le détail de la composition de la Balance.🤔 Prenons l'exemple du compte 707 :
L'écran principal donne à voir
Le clic sur le chiffre "7" de l'utilisation donne à voir
Ce détail signifie que :
l'utilisateur a saisi une Balance initiale de -1000€ (car la valeur est dans la colonne Débit et est entre parenthèse)
la Balance du compte dans Sinao est de 1130€
il y a 7 factures qui viennent crédités de compte à hauteur de 2130€ entre le 25/12/2022 et le 19/11/2024 (2130€ car -1000€ + X€ = 1130€ alors X = 2130€)
Balance initiale
▶️ Où et comment la saisir ?
La balance initiale d'un compte peut être saisie pour les comptes de l'onglet Généraux du le Plan comptable accessible depuis la page Comptabilité.
Pour saisir une balance initiale, aller dans :
Comptabilité
Généraux
Aller sur la ligne du compte souhaité
S'il n'y a pas encore eu d'utilisation du compte : cliquer sur "-" de la colonne Balance
S'il y a déjà eu utilisation du compte : cliquer sur le chiffre de la colonne Utilisation
Saisir la balance dans la fenêtre qui s'ouvre
Exemple 1 ✍️ - Je souhaite saisir une balance créditrice de 1000€ : je coche et j'écris :
Exemple 2 ✍️ - Je souhaite saisir une balance débitrice de 500€ : j'écris 500 (1) et je coche (2), Sinao me met automatiquement le signe "-" sur le montant :
Cliquer sur ✅ pour valider
▶️ Comment fonctionne-t-elle dans Sinao ?
Les éléments importants de fonctionnement à connaître sont :
la balance initiale peut être saisie à tout moment par l'utilisateur
la balance initiale peut être modifiée à tout moment par l'utilisateur
le stockage de l'information de balance initiale est immédiat mais l'affichage sur le plan comptable peut être différé de 24h en conséquences : vous saisissez mais vous ne voyez pas votre valeur : c'est normal 🎉 !
la fenêtre qui affiche la balance d'un compte comptable peut prendre plusieurs secondes à s'ouvrir lorsque les utilisations de ce compte sont importantes
la balance initiale s'affiche dans la colonne Crédit de la fenêtre du compte comptable quand elle est égale ou supérieure à 0
Balance des Clients et des Fournisseurs
Ce dernier point n'est pas dédié à l'onglet Généraux mais à :
Voici les spécificités des balances de Sinao pour les Clients et les Fournisseurs :
▶️ Accès à la balance
L'accès se fait par cette icône :
▶️ Les données accessibles - généralités
Une fois la balance ouverte (voir Accès à la balance) :
vous trouverez une liste de tous les documents concernés par le client (onglet Clients) ou le fournisseur (onglet Fournisseurs) et qui viennent impactés sont compte en comptabilité
la liste est organisée comme suit :
Exemple avec le compte client AMAZON
même si vous n'êtes que sur l'onglet Clients ou sur l'onglet Fournisseurs, la liste peut inclure des ventes comme des achats à partir du moment où votre contact est Client + Fournisseur dans Sinao
▶️ Les données accessibles - spécificités
AMAZON FRANCE LOGISTIQUE SAS: est le Libellé (=Nom = Raison sociale) de votre contact en gestion et en comptabilitéRemarque 💡 : Pour assurer la conformité, pour vos contacts de type Professionnels* (*Entreprises dans Sinao) le libellé doit être celui de la raison sociale de vos contacts privés sur l'INSEE ou de vos contacts publics sur l'annuaire CHORUS PRO.
CAMAZONF: est le compte comptable de votre contact en comptabilitéRemarque 💡 : Pour assurer la correspondance complète entre vous (Sinao) et votre comptable (son logiciel) lors de la transmission du FEC, ce numéro doit être strictement le même que le numéro de compte disponible dans le logiciel de votre comptable.
Vos factures(+Total) : est la partie qui liste toutes les factures de ventes qui impactent le contact pour lequel vous avez ouvert la balanceVos achats(+Total) : est la partie qui liste toutes les factures d'achats qui impactent le compte du contact pour lequel vous avez ouvert la balanceCréditetDébit: sont les colonnes qui listent les montants qui créditent (Crédit) ou qui débitent (Débit) le compte du contact pour lequel vous avez ouvert la balanceFacture 2023-08-002(---) : nom du document qui entre dans la balance du compte u contact pour lequel vous avez ouvert la balance-110,00€(---) : montant qui impacte le compte▶️ La signification de "Paiement #xx sans transaction, vérifiez la date de début de comptabilité"
A l'ouverture de la balance d'une des lignes dans Clients ou Fournisseurs, vous pouvez trouver cette information comme ci-dessous encadrée de rouge :
👉 Il s'agit d'une alerte pour vous dire que, pour la facture du dessus (voir la flèche en pointillés), le paiement (encaissement ou décaissement) n'est pas lié à la facture = votre facture porte la mention Réglée mais il n'y a pas de paiement relié :
Cela ne devrait pas arriver mais si c'est le cas alors :
Cas #1 - Vérifier si vous n'avez pas supprimé des lignes importées de banque qui auraient pu occasionner cela (seule des lignes importées peuvent être supprimées) ou un problème majeur de synchronisation bancaire (lignes supprimées de nouveau même si cela n'est jamais arrivé)
Ce qu'il faut faire 👉 corriger en conséquences (soit 'Supprimer' la facture si elle ne devrait pas être là ou plus probablement importer la ligne de banque manquante)Cas #2 - Vérifier la date de début de comptabilité en bas de page dans Comptabilité > Export comptable
-si la transaction est antérieure à la date de début de comptabilité alors la transaction est manquante car hors de la comptabilité : cette facture ne doit pas intégrée votre comptabilité qui ne débute qu'à la date de début de comptabilité.
Ce qu'il faut faire 👉 vous pouvez retirer 'Supprimer' cette facture de Sinao
- si la transaction est postérieure à la date de début de comptabilité alors ce n'est pas normal.
Ce qu'il faut faire 👉 se référer au #1
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.