L'article de référence des IK et des NDF est : Comment gérer les notes de frais et/ou les indemnités kilométriques ?
Dernière mise à jour : 20/06/2025.
Que signifie IK ?
IK = Indemnités kilométriques
Que signifie NDF ?
NDF = Note de frais
Où puis-je ajouter un salarié ?
Le salarié s'ajoute directement depuis la première IK ou Note de frais avec + Créer un nouveau salarié ou en Comptabilité avec l'onglet Salariés / Dirigeants.
Quelle est la différence entre une Note de frais et une Facture d'achat ?
La fonctionnalité
Note de fraisdoit être utilisée lorsque le salarié ou le dirigeant paient c'est à dire avancent les frais avec leur CB.Est-ce qu'il est possible de gérer les NDF ou les IK de type "Dirigeant" ?
Oui.
Est-ce qu'ajouter des salariés est payant ?
Pas nécessairement pour la gestion des notes de frais. Vous pouvez ajouter des salariés (+Nouveau salarié) qui ne sont pas "Utilisateur". Si c'est le cas, ils n'ont pas accès à Sinao et ne peuvent pas gérer eux-mêmes leurs notes de frais et IK.
Pour ce faire :
Puis-je déléguer l'ajout des NDF et des IK à mes collaborateurs ?
Oui, à partir du moment où un collaborateur est "Utilisateur" alors il peut accéder à la page et le faire lui-même.
Le plus petit droit est pour pouvoir gérer ses notes de frais (ou indemnités kilométriques) est :
Mais d'autres droits donnent aussi accès à la gestion de ses notes de frais : Dirigeant, Gestionnaire, Achats, Documents, ...
NB : si vous êtes sur un autre droit et avez besoin de l'ajout des notes de frais alors contactez-nous via le tchat pour évaluer la faisabilité.
Comment ajouter un accès à un collaborateur salarié pour qu'il gère lui-même ses notes de frais et qui n'a pas encore accès au logiciel ?
Pour cela, de votre côté :
votre profil > ⚙️ > Gérer les membres
Ajouter un nouveau membre
Remplir le formulaire (ex : Commercial individuel)
Du sien :
Achats
Note de frais ou Frais kilométriques
Propre à chaque entreprise utilisatrice 📌 : définir jusqu'où va le salarié dans la gestion (particulièrement sur la Note de frais) :
Ajoute-t-il juste ?
Ajoute-t-il et complète-t-il ?
A quoi sert le champ Notes sur une IK
A ce que vous voulez !
Notre conseil 💡I Utilisez-le pour détailler les trajets à étapes ainsi, vous ne créez qu'une IK globale de tout le trajet.
Exemple ✍️ : 200km sans Départ et Arrivée) et vous mettez le détail du trajet en Notes : Paris XVI > Melun > Versailles > Angers
Puis-je dupliquer une IK car c'est un trajet que je fais souvent ?
Oui, tout à fait !
L'IK est reprise mais la date est celle du jour et vous pourrez faire toutes les modifications désirées.
Comment puis-je mettre une note au comptable dans une indemnité kilométrique ?
Avec le champ
Motif de déplacement:
Exemple ✍️ : écrire le nom du projet ou le découpage / le besoin qu'il vous a précisé.
Est-ce que Sinao intègre les barèmes fiscaux ?
Oui. Voir le détail dans Comment gérer les notes de frais et/ou les indemnités kilométriques ?
Puis-je créer des déclinaisons de comptes 421 pour chaque salarié et les relier à leur fiche "Salarié" ?
Oui tout à fait.
Pour cela :Etape 1 - Créer le compte comptable souhaité
Prenons l'exemple du compte 421001 pour Gérard Durand
Comptabilité
Généraux
+Nouveau compte
Remplir le formulaire
Créer le compte
Etape 2 - Créer la fiches de "Salarié" pour Gérard Durand
Comptabilité
Salariés / Dirigeants
+Nouveau salarié / dirigeant
Remplir le formulaire en allant chercher le compte 421001 dans Compte comptable
Créer le compte
Suis-je obligé de mettre une information en Notes sur mon IK ?
Cela dépend :
Non si le trajet se suffit à lui-même (départ - arrivée clairement affichés) et que vous utilisez le calcul automatique dans Sinao.
Oui si vous utilisez la fonction manuelle : il est une obligation de détailler le trajet que vous avez fait (ex : les étapes) pour en arriver au km total parcourus or, avec la fonction manuelle vous n'avez pas les informations géographiques.
Est-ce possible d'avoir accès à mes Tags déjà saisis dans le logiciel ?
Oui. La liste des Tags existant est disponible au clic de la souris dans le champ Tags :
Ce qui vous permet de tracer vos notes de frais comme le reste pour affiner votre gestion / vos statistiques ou faire de la comptabilité analytique.
Pourquoi le Motif de déplacement est-il obligatoire ?
Parce que la loi l'impose !
L'indemnité kilométrique étant une allocation forfaitaire réglementée qui ne couvre que les frais engagés pour des trajets à titre professionnel, le bénéficiaire doit pouvoir justifier la raison de son déplacement par un motif professionnel.
A titre d'exemple : un motif de déplacement peut être le nom d'un projet, le nom d'un client ou le nom d'une mission.
A quoi correspond le total de kilomètres parcourus que je vois en haut du PDF de mes IK ?
Le total correspond à la somme des
Distances (en km)de toutes les IK enregistrées pour ce salarié / dirigeant sur l'année civile en cours.
▶️ On dit que le total est unique = il n'y aura toujours qu'un total même par salarié / dirigeant et par année même si le salarié / dirigeant change de seuil* en cours d'année.En revanche, le calcul du montant de l'indemnité kilométrique correspondant à chaque seuil change bien au passage du seuil. A titre d'exemple, à partir de :
Ce salarié ci-dessus sur le PDF de l'Indemnité kilométrique a parcouru, pour le moment, 5538km sur l'année 2025 en 3CV mais :
5000 km sont passés dans Sinao à 0,529 (= 5000 x 0,529),
538km sont passés dans Sinao à 0,316 + 1065 (=538 x 0,316 + 1065).
Puis-je modifier une IK ?
Oui mais seule la dernière IK peut-être modifiée.
Pourquoi ? En raison des sommes de kms parcourus, de la gestion des barèmes et des seuils intégrés qui fonctionnent de façon incrémentale pour des raisons comptables et techniques.Puis-je supprimer une IK ?
Comme le point ci-dessus. Oui mais seule la dernière IK peut-être supprimée.
Je me suis trompée de lieu, tout est faux. Comment supprimer plusieurs IK ?
Pour supprimer plusieurs fois, il faut toujours partir de la dernière donc la plus récente. Les IK les plus anciennes sont bloquées à la suppression.
Notre conseil I Vérifier chaque saisie et ne pas valider trop vite une indemnité de frais kilométriques ?
Que dois-je noter dans la case Distance (en km) d'une IK que je gère en manuel lorsque mon compteur (ou Google Maps) indique une distance précise ?
Dans la case de Distance (en km), seuls les nombres entiers sont acceptés. Exemple : pour 677,32 km, noter 677 !
(à venir en fonction des nouvelles questions)
---
Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.