L'article de référence des IK et des NDF est : Comment gérer les notes de frais et/ou les indemnités kilométriques ?
Dernière mise à jour : 18/07/2025.
Que signifie IK ?
IK = Indemnités kilométriques
Que signifie NDF ?
NDF = Note de frais
Où puis-je ajouter un salarié ?
Le salarié s'ajoute directement depuis la première IK ou Note de frais avec + Créer un nouveau salarié ou en Comptabilité avec l'onglet Salariés / Dirigeants.
Quelle est la différence entre une Note de frais et une Facture d'achat ?
La fonctionnalité
Note de fraisdoit être utilisée lorsque le salarié ou le dirigeant paient c'est à dire avancent les frais avec leur CB.Est-ce qu'il est possible de gérer les NDF ou les IK de type "Dirigeant" ?
Oui.
Est-ce qu'ajouter des salariés est payant ?
Pas nécessairement pour la gestion des notes de frais. Vous pouvez ajouter des salariés (+Nouveau salarié) qui ne sont pas "Utilisateur". Si c'est le cas, ils n'ont pas accès à Sinao et ne peuvent pas gérer eux-mêmes leurs notes de frais et IK.
Pour ce faire :
Puis-je déléguer l'ajout des NDF et des IK à mes collaborateurs ?
Oui, à partir du moment où un collaborateur est "Utilisateur" alors il peut accéder à la page et le faire lui-même.
Le plus petit droit est pour pouvoir gérer ses notes de frais (ou indemnités kilométriques) est :
Mais d'autres droits donnent aussi accès à la gestion de ses notes de frais : Dirigeant, Gestionnaire, Achats, Documents, ...
NB : si vous êtes sur un autre droit et avez besoin de l'ajout des notes de frais alors contactez-nous via le tchat pour évaluer la faisabilité.
Comment ajouter un accès à un collaborateur salarié pour qu'il gère lui-même ses notes de frais et qui n'a pas encore accès au logiciel ?
Pour cela, de votre côté :
votre profil > ⚙️ > Gérer les membres
Ajouter un nouveau membre
Remplir le formulaire (ex : Commercial individuel)
Du sien :
Achats
Note de frais ou Frais kilométriques
Propre à chaque entreprise utilisatrice 📌 : définir jusqu'où va le salarié dans la gestion (particulièrement sur la Note de frais) :
Ajoute-t-il juste ?
Ajoute-t-il et complète-t-il ?
A quoi sert le champ Notes sur une IK
A ce que vous voulez !
Notre conseil 💡I Utilisez-le pour détailler les trajets à étapes ainsi, vous ne créez qu'une IK globale de tout le trajet.
Exemple ✍️ : 200km sans Départ et Arrivée) et vous mettez le détail du trajet en Notes : Paris XVI > Melun > Versailles > Angers
Puis-je dupliquer une IK car c'est un trajet que je fais souvent ?
Oui, tout à fait !
L'IK est reprise mais la date est celle du jour et vous pourrez faire toutes les modifications désirées.
Comment puis-je mettre une note au comptable dans une indemnité kilométrique ?
Avec le champ
Motif de déplacement:
Exemple ✍️ : écrire le nom du projet ou le découpage / le besoin qu'il vous a précisé.
Est-ce que Sinao intègre les barèmes fiscaux ?
Oui. Voir le détail dans Comment gérer les notes de frais et/ou les indemnités kilométriques ?
Puis-je créer des déclinaisons de comptes 421 pour chaque salarié et les relier à leur fiche "Salarié" ?
Oui tout à fait.
Pour cela :Etape 1 - Créer le compte comptable souhaité
Prenons l'exemple du compte 421001 pour Gérard Durand
Comptabilité
Généraux
+Nouveau compte
Remplir le formulaire
Créer le compte
Etape 2 - Créer la fiches de "Salarié" pour Gérard Durand
Comptabilité
Salariés / Dirigeants
+Nouveau salarié / dirigeant
Remplir le formulaire en allant chercher le compte 421001 dans Compte comptable
Créer le compte
Suis-je obligé de mettre une information en Notes sur mon IK ?
Cela dépend :
Non si le trajet se suffit à lui-même (départ - arrivée clairement affichés) et que vous utilisez le calcul automatique dans Sinao.
Oui si vous utilisez la fonction manuelle : il est une obligation de détailler le trajet que vous avez fait (ex : les étapes) pour en arriver au km total parcourus or, avec la fonction manuelle vous n'avez pas les informations géographiques.
Est-ce possible d'avoir accès à mes Tags déjà saisis dans le logiciel ?
Oui. La liste des Tags existant est disponible au clic de la souris dans le champ Tags :
Ce qui vous permet de tracer vos notes de frais comme le reste pour affiner votre gestion / vos statistiques ou faire de la comptabilité analytique.
Pourquoi le Motif de déplacement est-il obligatoire ?
Parce que la loi l'impose !
L'indemnité kilométrique étant une allocation forfaitaire réglementée qui ne couvre que les frais engagés pour des trajets à titre professionnel, le bénéficiaire doit pouvoir justifier la raison de son déplacement par un motif professionnel.
A titre d'exemple : un motif de déplacement peut être le nom d'un projet, le nom d'un client ou le nom d'une mission.
A quoi correspond le total de kilomètres parcourus que je vois en haut du PDF de mes IK ?
Le total correspond à la somme des
Distances (en km)de toutes les IK enregistrées pour ce salarié / dirigeant sur l'année civile en cours.
▶️ On dit que le total est unique = il n'y aura toujours qu'un total même par salarié / dirigeant et par année même si le salarié / dirigeant change de seuil* en cours d'année.En revanche, le calcul du montant de l'indemnité kilométrique correspondant à chaque seuil change bien au passage du seuil. A titre d'exemple, à partir de :
Ce salarié ci-dessus sur le PDF de l'Indemnité kilométrique a parcouru, pour le moment, 5538km sur l'année 2025 en 3CV mais :
5000 km sont passés dans Sinao à 0,529 (= 5000 x 0,529),
538km sont passés dans Sinao à 0,316 + 1065 (=538 x 0,316 + 1065).
Puis-je modifier une IK ?
Oui mais seule la dernière IK peut-être modifiée.
Pourquoi ? En raison des sommes de kms parcourus, de la gestion des barèmes et des seuils intégrés qui fonctionnent de façon incrémentale pour des raisons comptables et techniques.Puis-je supprimer une IK ?
Comme le point ci-dessus. Oui mais seule la dernière IK peut-être supprimée.
Je me suis trompée de lieu, tout est faux. Comment supprimer plusieurs IK ?
Pour supprimer plusieurs fois, il faut toujours partir de la dernière donc la plus récente. Les IK les plus anciennes sont bloquées à la suppression.
Notre conseil I Vérifier chaque saisie et ne pas valider trop vite une indemnité de frais kilométriques ?
Que dois-je noter dans la case Distance (en km) d'une IK que je gère en manuel lorsque mon compteur (ou Google Maps) indique une distance précise ?
Dans la case de Distance (en km), seuls les nombres entiers sont acceptés. Exemple : pour 677,32 km, noter 677 !
J'ai l'impression que le calcul est faux dans Sinao car il n'est pas le même que le simulateur des impôts. Comment fonctionne exactement le calcul intégré à Sinao ?
Dans Sinao, le programme de calcul intégré est le calcul officiel en vigueur par palier :
issu des textes de loi suivants disponibles sur Legifrance
mis en oeuvre et documenté par par le Ministère de l'Économie et des Finances (sur cette page ICI)
Ce qu'il se passe dans Sinao est donc ce qui est décrit dans ce tableau :
lorsqu'un utilisateur dépasse le premier seuil de 5000km, le barème à partir de 5001 km s'applique et ce, jusqu'à 5000 et ainsi de suite. Ensuite, à partir de 20001, l'utilisateur passe au 3ème pallier.
dit autrement : on passe les paliers, on n'est pas directement dans le palier le plus avantageux parce que l'on parcourt + de 20000km
▶️ Le barème est dégressif au gré des kms parcourus et non pas dès le premier kilomètre parcouru.
... (à venir selon vos besoins)
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.