Introduction
Avec la sortie de la nouvelle interface de Sinao en juin 2024, la gestion des notes de frais et des indemnités kilométriques est simplifiée et optimisée. La gestion comptable est améliorée grâce à une entrée séparée depuis l'option "+ Ajouter des achats".
Gestion des notes de frais et des indemnités kilométriques
Les factures fournisseurs, les notes de frais (tout type et kilométriques) des salariés et des dirigeants sont gérées sur l'onglet "Achats" avec des modules dédiés :
Facture d'achat
Toutes les factures fournisseurs
Tous les achats et les notes de frais (NDF) et les indemnités kilométriques (IK) du dirigeant
Justificatif fourni par l'utilisateur
Frais salarié
Les NDF des salariés
Justificatif fourni par l'utilisateur
Frais kilométriques
Les IK des salariés
Justificatif fourni par l'utilisateur, avec preuve générée par Sinao (via Maps) et calcul conforme aux barèmes en vigueur
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Dans l'article ci-dessous, nous utiliserons
l'acronyme NDF pour Notes De Frais et,
les lettres IK pour les Indemnités Kilométriques
NDF - Information de gestion pour un dirigeant vs pour un salarié
Dirigeant
Ajouter les justificatifs sur l'onglet "Achats"
Choisir le fournisseur concerné pour une note de frais réalisée avec le compte bancaire professionnel du gérant
Choisir le compte comptable correspondant au type de dépenses
Salarié
Ajouter les justificatifs sur la page "Achats" si les droits sont attribués
Pas de gestion spécifique pour le salarié en dehors de cette action
Remarques Importantes 💡
Un salarié ne voit que ses propres documents si les droits ne permettent pas l'accès aux documents de tout le monde.
Chaque pièce doit être ajoutée individuellement pour éviter les risques de non-conformité avec les obligations fiscales, minimisant ainsi les risques de redressement par l'URSSAF.
IK - Comment faire en pratique ?
Étapes pour le collaborateur ou la personne en charge :
Préparation
Connaître la puissance fiscale du véhicule (indiquée sur la carte grise, case P6).
Dans Sinao
Aller dans "Achats"
Cliquer sur "Ajouter des achats"
Cliquer sur "Frais kilométriques"
Remplir les informations nécessaires
Cliquer sur "Valider"
Sinao se charge de calculer la distance et le montant d'indemnité automatiquement.
Remarques 💡
Le montant d'indemnité kilométrique est automatisé dans Sinao et conforme à l'article de impots.gouv Tout savoir sur le barème des frais kilométriques. Nous vous invitons à aller sur le lien régulièrement mis à jour ci-dessous :
Les barèmes intégrés à Sinao et révisés lors de la re-parution de cet article le 16/01/2025 sont ceux accessibles ci-dessous dans le tableau :
⚠️ Seules les valeurs sous 3000km pour les deux-roues et sous 5000km pour les voitures ont été intégrées à Sinao puisque correspondant à la majeure partie des besoins des TPE utilisatrices de Sinao. Pour le cas où vous dépasseriez les 3000km ou les 5000km : contacter le Service Client pour une évolution de l'interface de gestion des indemnités kilométriques.
Pour que le barème qui vous correspond soit appliqué, il est nécessaire de choisir :
le bon type de véhicule puis,
la bonne puissance fiscale :
Pour les trajets aller-retour, cocher la case "Aller-retour" pour le calcul automatique 🚗
Sinao génère automatiquement un PDF récapitulatif de l'indemnité kilométrique
Le PDF de l'IK peut être téléchargé avec Télécharger ainsi, lorsque vous re-facturez vos frais aux clients ou lorsqu'il est nécessaire de fournir une preuve à votre client pour une prise en charge, vous disposez du document que vous pouvez ensuite ajouter en PJ lors de l'envoi de votre facture de ventes !
Pour savoir comment se servir du PDF et refacturer vos frais aux clients 👉 Comment refacturer des frais aux clients ?
NDF - Comment faire en pratique ?
Pour ajouter une note de frais :
Aller dans "Achats"
Cliquer sur "Ajouter des achats"
Cliquer sur "Note de frais"
Compléter et vérifier la reconnaissance de la pièce par l'OCR
Sélectionner le collaborateur concerné
Choisir le fournisseur, la date, le montant, la TVA, et le type de frais
Choisir le compte comptable adapté (compte 625x)
Cocher la case "Réglé par le collaborateur"
⚠ Les notes de frais en compte-courant ne sont pas encore gérées par Sinao.
Pour rembourser les frais engagés :
Réaliser les remboursements via la banque sur le compte bancaire du salarié ou du dirigeant.
Pour indiquer le règlement :
Cliquer sur la ligne correspondante aux frais dans "Achats" ou via "Banque"
Cliquer sur "Indiquer comme payée"
Choisir la transaction correspondante au remboursement
Cliquer sur "Valider"
Vérifier que l'état "Réglé" soit présent dans la liste des dépenses
Remarque 💡 : Si le remboursement est unique pour plusieurs factures/justificatifs de frais, alors faire le rapprochement depuis la page Banque de façon à pouvoir sélectionner tous les justificatifs !
IK - Suivi de la gestion dans Sinao
Lorsqu'une indemnité est rentrée dans Sinao, tout comme un achat ou une NDF, il n'est pas nécessaire de télécharger et encore moins de se remémorer ce que l'on a saisi.
L'ensemble des données est accessible dans le bandeau vertical après avoir cliqué sur l'IK (ou la NDF ou l'achat) au niveau de Informations :
Puis vous trouverez :
S'il y a eu une erreur de saisie (ex : vous étiez en deux-roues et non en voiture alors cliquer sur Modifier si l'IK n'a pas encore été exportée en Comptabilité.
NDF & IK - Traitement comptable dans Sinao
Lorsque qu’une note de frais est ajoutée :
Montant total TTC en compte 421 "Personnel - Rémunérations dues"
Montant HT dans un compte 625x spécifique
Montant de TVA dans le compte de TVA déductible
Lors du rapprochement des factures avec la transaction de remboursement :
Montant total TTC en compte 512
Montant total TTC en compte 421
Ajouter un salarié dans Sinao
Si un salarié ne se trouve pas dans Sinao :
Aller dans "Comptabilité"
Cliquer sur l'onglet "Salariés"
Nouveau compte
Vous avez d'autres questions en Comptabilité ?
Nous, Sinao, sommes votre relais. Cependant, pour bien des cas, compte tenu des spécificités de chaque dossier / chaque activité : votre cabinet comptable est votre premier et meilleur référent.
N'hésitez pas à leur faire valider certains aspects !
🙋🏽 Si vous n'avez pas de cabinet comptable et que vous en ressentez le besoin pour vous accompagner dans la gestion de la comptabilité (conseil, déclaration et production des documents comptables obligatoires) : vous pouvez trouver un expert-comptable partenaire de Sinao en cliquant ci-dessous :
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.