Introduction
Avec la sortie de la nouvelle interface de Sinao en juin 2024, la gestion des notes de frais et des frais kilométriques fait peau neuve pour une gestion comptable améliorée, performante et via une entrée séparée depuis + Ajouter des achats :
Les factures fournisseurs, les notes de frais (tout type et kilométriques) des salariés et des dirigeants sont gérées sur l'onglet Achats avec des modules dédiés :
Facture d'achat
toutes les factures fournisseurs
tous les achats et les NDF et les KM du dirigeant
👉 avec justificatif fourni par l'utilisateur
Frais salarié
les NDF de(s) salarié(s)
👉 avec justificatif fourni par l'utilisateur
Frais kilométriques
les indemnités kilométriques de(s) salarié(s)
👉 avec justificatif fourni par l'utilisateur, Sinao produit la preuve (MAPS) et assure le calcul en conformité avec les barèmes en vigueur
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Dans l'article ci-dessous, nous utiliserons :
l'acronyme NDF pour Notes De Frais et,
les lettres IK pour les Indemnités Kilométriques
NDF - Information de gestion pour un dirigeant vs pour un salarié
Dirigeant
Il n'y a pas de gestion spécifique :
Ajouter le(s) justificatif(s) sur l'onglet Achats
Choisir le fournisseur concernés lorsqu'il s'agit d'une note de frais pour le gérant réalisé avec son compte bancaire professionnel
Choisir le compte comptable correspondant au type de dépenses.
Salarié
L'article ci-dessous explique le procédé spécifique et l'automatisation qui s'opère en comptabilité pour les frais des salariés. Pour le salarié lui-même, il n'y a rien de spécial à faire hormis ajouter sa (ses) pièce(s) dans Sinao sur la page Achats s'il dispose des droits.
Remarques 💡
#1-S'il ne dispose pas de droits pour voir les documents de tout le monde alors il ne verra (bien sûr) que les siens.
#2-⚠️ Il n'y a pas de système de note de frais globale, chaque pièce doit être ajoutée individuellement. Le remboursement (somme totale des pièces justificatives de frais) pourra bien se faire en 1 fois.
Pourquoi ? Pour que l'entreprise prenne zéro risque 😃 !
Comme les justificatifs sont aussi impératifs concernant les NDF des collaborateurs (en cas de manquement : redressement fiscal possible par l'URSSAF), l'entreprise ne prend pas le risque de se rendre compte trop tard, après traitement, que la note de frais (globale) et les justificatifs (unitaires) ne correspondait pas !
IK - Comment faire en pratique ?
Soit le collaborateur lui-même soit une personne gérant au niveau administratif l'entreprise :
En amont
Connaître la puissance fiscale du véhicule concerné. La puissance fiscale du véhicule se trouve sur la carte grise de ce dernier, à la case P6.
Dans Sinao
Aller dans Achats
Cliquer sur Ajouter des achats
Cliquer sur Frais kilométriques
Remplir les cases suivantes
Cliquer sur Valider
C'est tout ! Sinao se charge de calculer la distance et le montant d'indemnité.
Remarques 💡
-Il n'est pas possible de taper son propre montant d'indemnité kilométrique dans Sinao et c'est normal ! Le calcul du montant est automatisé et se conforme aux barèmes fiscaux des frais kilométriques que le ministère de l'économie et des finances publie
-Vous avez fait le trajet AR ? Très simple : cocher la case Aller-retour. La gestion du calcul automatique du déplacement en AR s'établit 🚗
NDF - Comment faire en pratique ?
A. Pour les ajouter
Soit le collaborateur lui-même soit une personne gérant au niveau administratif l'entreprise :
Aller dans Achats
Cliquer sur Ajouter des achats
Cliquer sur Note de frais
Compléter/Vérifier la reconnaissance de la pièce faire par l'OCR
Collaborateur : sélectionner le collaborateur concerné
Fournisseur : mettre le fournisseur concerné
Date / Montant / TVA / Type : mettre ce qui correspond au frais
Compte comptable : choisir le compte 625x spécifique adapté
Cocher/Vérifier que la case Réglé par le collaborateur soit cochée !
⚠ Les notes de frais en compte-courant ne sont pas encore gérées par Sinao.
B. Pour rembourser les frais engagés
Hors Sinao, réaliser les remboursements via votre banque sur le compte bancaire :
du salarié si note de frais salarié (il est possible de faire un seul remboursement total même si plusieurs notes de frais ont été ajoutées)
sur le compte personnel du dirigeant pour une note de frais gérant en CB personnelle
C. Pour indiquer leur règlement (après A et B)
Cliquer sur la ligne correspondante aux frais dans Achats (ou via la Banque pour procéder à l'inverse via le remboursement)
Cliquer sur Indiquer comme payée
Choisir la transaction correspondante au remboursement
Cliquer sur VALIDER
Vérifier que votre achat est bien considéré comme réglé.
Pour cela, vérifier que l'état "Réglé" soit présent sur sa ligne dans la liste des dépenses.
Remarque 💡 : si le remboursement est unique pour plusieurs factures/justificatifs de frais, alors faire le rapprochement depuis la page Banque de façon à pouvoir sélectionner tous les justificatifs !
NDF & IK - Que se passe-t-il comptablement dans Sinao ?
Lorsqu'un collaborateur ajoute une note de frais alors Sinao catégorise et fait la saisie comptable comme suit :
Le montant total TTC en compte 421 "Personnel - Rémunérations dues" selon le collaborateur sélectionné. Cela correspond à l’équivalent de l’écriture en compte de tiers pour les fournisseurs.
Le montant HT dans un compte 625x spécifique pour les notes de frais des salariés. Le PCG de Sinao en comprend, vous pouvez en ajouter d'autres dans Comptabilité > Plan Comptable > Généraux.
Le montant de TVA dans le compte de TVA déductible
Ensuite, lorsqu'on rapproche les factures saisies avec la transaction de remboursement du salarié, Sinao passe les écritures comme suit :
Le montant total TTC en compte 512 comme pour toute entrée bancaire.
Le montant total TTC en compte 421 "Personnel - Rémunérations dues" selon le collaborateur sélectionné sur la note de frais à rembourser.
NDF & IK - Comment faire si le salarié n'apparaît pas ?
Un salarié (collaborateur) (vous vous pour lui) veut ajouter une note de frais ou une indemnité kilométrique dans Sinao et ne se trouve pas, ici :
Aucun problème, cela peut arriver si ce collaborateur (ici, Sonia) ne dispose pas d'un accès à Sinao et donc d'un compte "Collaborateur" automatiquement créé.
Pour que ce salarié (Collaborateur) soit paramétré dans Sinao, il faut :
Aller dans Comptabilité
Cliquer sur l'onglet Salariés
+Nouveau compte
(dans le cadre d'une mise à jour au mois de novembre 2024, la suite du mode opératoire arrivera prochainement)
Vous avez d'autres questions en Comptabilité ?
Nous, Sinao, sommes votre relais. Cependant, pour bien des cas, compte tenu des spécificités de chaque dossier / chaque activité : votre cabinet comptable est votre premier et meilleur référent.
N'hésitez pas à leur faire valider certains aspects !
🙋🏽 Si vous n'avez pas de cabinet comptable et que vous en ressentez le besoin pour vous accompagner dans la gestion de la comptabilité (conseil, déclaration et production des documents comptables obligatoires) : vous pouvez trouver un expert-comptable partenaire de Sinao en cliquant ci-dessous :
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.