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Comment gérer les notes de frais et/ou les indemnités kilométriques ?
Comment gérer les notes de frais et/ou les indemnités kilométriques ?

Notes de frais I Calcul Indemnité kilométrique I Salariés et dirigeants I MÀJ 21/06/2024

Quentin Rozados avatar
Écrit par Quentin Rozados
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Introduction

Avec la sortie de la nouvelle interface de Sinao en juin 2024, la gestion des notes de frais et des frais kilométriques fait peau neuve pour une gestion comptable améliorée, performante et via une entrée séparée :


Les notes de frais (tout type et kilométriques) des salariés et des dirigeants sont gérées sur la page Achats avec un module spécifique Note de frais 😄 !


NDF - Information de gestion pour un dirigeant vs pour un salarié

Dirigeant

Il n'y a pas de gestion spécifique :

  • Ajouter le(s) justificatif(s) sur la page Achats

  • Choisir le fournisseur concernés lorsqu'il s'agit d'une note de frais pour le gérant réalisé avec son compte bancaire professionnel

  • Choisir le compte comptable correspondant au type de dépenses.

Salarié

L'article ci-dessous explique le procédé spécifique et l'automatisation qui s'opère en comptabilité pour les frais des salariés. Pour le salarié lui-même, il n'y a rien de spécial à faire hormis ajouter sa (ses) pièce(s) dans Sinao sur la page Achats s'il dispose des droits.

Remarque 💡 S'il ne dispose pas de droits pour voir les documents de tout le monde alors il ne verra (bien sûr) que les siens.

⚠️ Il n'y a pas de système de note de frais globale, chaque pièce doit être ajoutée individuellement. Le remboursement (somme totale des pièces justificatives de frais) pourra bien se faire en 1 fois.


KM - Comment faire en pratique ?

Soit le collaborateur lui-même soit une personne gérant au niveau administratif l'entreprise :

  1. Aller dans Achats

  2. Cliquer sur Ajouter des achats

  3. Cliquer sur Frais kilométriques

  4. Remplir les cases suivantes

    C'est tout ! Sinao se charge de calculer la distance et le montant d'indemnité.

  5. Cliquer sur Valider


NDF - Comment faire en pratique ?

A. Pour les ajouter

Soit le collaborateur lui-même soit une personne gérant au niveau administratif l'entreprise :

  1. Aller dans Achats

  2. Cliquer sur Ajouter des achats

  3. Cliquer sur Note de frais

  4. Compléter/Vérifier la reconnaissance de la pièce faire par l'OCR

    1. Collaborateur : sélectionner le collaborateur concerné

    2. Fournisseur : mettre le fournisseur concerné

    3. Date / Montant / TVA / Type : mettre ce qui correspond au frais

    4. Compte comptable : choisir le compte 625x spécifique adapté

  5. Cocher/Vérifier que la case Réglé par le collaborateur soit cochée !

Les notes de frais en compte-courant ne sont pas encore gérées par Sinao.

B. Pour rembourser les frais engagés

Hors Sinao, réaliser les remboursements via votre banque sur le compte bancaire :

  • du salarié si note de frais salarié (il est possible de faire un seul remboursement total même si plusieurs notes de frais ont été ajoutées)

  • sur le compte personnel du dirigeant pour une note de frais gérant en CB personnelle

C. Pour indiquer leur règlement (après A et B)

  1. Cliquer sur la ligne correspondante aux frais dans Achats (ou via la Banque pour procéder à l'inverse via le remboursement)

  2. Cliquer sur Indiquer comme payée

  3. Choisir la transaction correspondante au remboursement

  4. Cliquer sur VALIDER

  5. Vérifier que votre achat est bien considéré comme réglé.
    Pour cela, vérifier que l'état "Réglé" soit présent sur sa ligne dans la liste des dépenses.

Remarque 💡 : si le remboursement est unique pour plusieurs factures/justificatifs de frais, alors faire le rapprochement depuis la page Banque de façon à pouvoir sélectionner tous les justificatifs !


NDF & KM - Que se passe-t-il comptablement dans Sinao ?

Lorsqu'un collaborateur ajoute une note de frais alors Sinao catégorise et fait la saisie comptable comme suit :

  • Le montant total TTC en compte 421 "Personnel - Rémunérations dues" selon le collaborateur sélectionné. Cela correspond à l’équivalent de l’écriture en compte de tiers pour les fournisseurs.

  • Le montant HT dans un compte 625x spécifique pour les notes de frais des salariés. Le PCG de Sinao en comprend, vous pouvez en ajouter d'autres dans Comptabilité > Plan Comptable > Généraux.

  • Le montant de TVA dans le compte de TVA déductible

Ensuite, lorsqu'on rapproche les factures saisies avec la transaction de remboursement du salarié, Sinao passe les écritures comme suit :

  • Le montant total TTC en compte 512 comme pour toute entrée bancaire.

  • Le montant total TTC en compte 421 "Personnel - Rémunérations dues" selon le collaborateur sélectionné sur la note de frais à rembourser.

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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.

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