Introduction
Le terme de "refacturation des frais" est employé lorsqu'une entreprise engage des frais à son nom puis les récupère en les refacturant aux clients concernés.
S'il y a refacturation, étant donné qu'elle accompagne une vente (prestations de services le plus souvent mais également certains autres types de ventes) : se pose la question de comment gérer cette refacturation lorsqu'on est le fournisseur :
techniquement sur la facture que l'on émet à son client et qui doit inclure ces frais
comptablement pour un enregistrement et une comptabilisation conformes !
Dans cet article, nous commencerons par quelques définitions puis nous poursuivrons sur comment gérer cette refacturation des frais dans Sinao.
⚠️ La refacturation de frais est différente et n'est pas ❌ équivalente à la comptabilisation des débours*.
*Les débours correspondent à des dépenses engagées par une entreprise pour le compte de ses clients : Comment gérer les débours dans Sinao ?
Définition : La refacturation des frais
La refacturation des frais est la possibilité qui est donnée à une entreprise qui a avancé des frais pour le compte de ses clients de les refacturer.
Remarques 💡
La refacturation des frais est toujours possible mais elle n'a pas lieu par nature : elle doit avoir été établie/entendue en amont entre le fournisseur et le client.
Par exemple : si vous comptez faire prendre en charge vos frais : ajoutez une ligne sur vos devis dans Sinao en mentionnant bien si
au réelouau forfait(additionné du montant s'il s'agit d'un forfait)Avant d'être refacturés, les frais sont d'abord des charges pour l'entreprise (vous), le fournisseur.
Dans Sinao : vos frais seront d'abord enregistrés sous Achats (donc catégorisés/comptabilisés en compte de charges) avant d'être refacturés sur la page Factures (donc saisis/catégorisés sur la facture en compte de produits).
La refacturation des frais est toujours identique que l'entreprise refacture avec ou sans bénéfice.
La refacturation des frais répond aux mêmes règles de facturation (Factures : les mentions obligatoires).
La refacturation des frais est une notion large qui concerne le plus souvent les frais de type : frais transport et de déplacement, frais de mission, ...
La refacturation des frais est généralement comptabilisée pour son montant HT dans un compte de chiffre d'affaires (708 - Produits des activités annexes pouvant être affiné en fonction de la nature des charges) additionnée du montant de TVA.
La refacturation des frais peut-être faite sur une facture séparée ou sur la facture de la prestation. Il n'y a pas d'obligation :
NOTRE CONSEIL 📌
Ne multiplier pas les pièces comptables et le temps de travail !
Facturer vos frais sur la facture de ventes concernée par l'avance de frais.
Comment gérer en pratique la refacturation de frais dans Sinao ?
Exemple : prenons l'exemple d'une entreprise de prestation de services de consulting qui s'est entendue avec son client sur la prise en charge de frais suivante : à chaque déplacement sur site pour accompagner les équipes, les frais de déplacements des consultants de l'entreprise seront pris en charge au réel sur fourniture de preuve. Ce jour-là le consultant missionné se déplace en voiture pour un montant de 10,19€ HT, TVA 0€.
La gestion des frais
Ici : une indemnité kilométrique
Pour cela, saisir l'indemnité kilométrique dans Sinao :
Achats
+Ajouter des achats
Frais kilométriques
remplir le formulaire
Valider
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La refacturation des frais
Ici : une indemnité kilométrique
Pour cela :
a) Télécharger l'indemnité kilométrique saisie en 1. ci-dessus
Achats
cliquer sur la ligne de l'indemnité kilométrique
Télécharger
b) Ajouter cette ligne de frais kilométriques sur votre facture
Factures
+Écrire une facture
rédiger la partie liée à la prestation ou à la vente de votre facture
ajouter une ligne +Ligne (vous pourriez très bien aussi ajouter une section "Frais" avec Titre et mettre plusieurs lignes de frais avec +Ligne s'il y avait)
saisir le contenu de la ligne de frais
Dans notre exemple : IK de 10,19€
ventiler la ligne en 708 avec l'icône du ✏️
Enregistrer la facture
Confirmer et comptabiliser
c) Ajouter la PJ de frais kilométriques lors de l'envoi par email de votre facture
Envoyer par email
Ajouter une pièce jointe
DOCUMENT
+ajouter une pièce au documentmettre cette pièce préalablement téléchargée en a) et attester qu'elle est bien en PJ comme ci-dessous
Envoyer
Bravo ! Vos frais sont refacturés.
A SAVOIR 📌 Comme chaque ligne est bien comptabilisée dans sont bon compte de produit (ex : 708 pour les frais refacturés) 👉 alors l'écriture comptable peut être saisie automatiquement grâce au module Comptabilité > Export comptable FEC de Sinao et ensuite transférée en comptabilité à votre expert-comptable.
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.