Introduction
Vous allez commencer par un devis et vous obtiendrez une facture 😎 !
Rappel :
Les factures émises au travers de Sinao sont conformes à la réglementation en vigueur (ex : Loi anti-fraude à la TVA) et disponibles au format Factur-X selon le profil de données le plus exigeant : le profil fx .n.
Ce format Factur-X est hybride car il y a :
une partie PDF (que vous voyez)
une partie .xml (que les logiciels traitent)
La Factur-X ne se voit donc pas vraiment de l’utilisateur et c’est normal !
A. Créer un devis dans Sinao
Cliquez sur l'onglet "Devis" à gauche de votre écran :
Cliquez sur le bouton "Écrire un devis" en haut à droite de l'écran :
Complétez le devis :
Remarque :
*Un maximum de champs est personnalisable comme les lignes, les titres, le client, les colonnes, les valeurs, vos précisions contractuelles, votre RIB, vos remises, le/les taux de TVA, les notes...
Complétez les mentions d'acomptes en bas du devis si vous souhaitez en demander un :
Ajoutez vos mentions spéciales (référence, certification, CGV ou toute autre mention de votre choix) dans le champ libre en bas de page que vous pouvez enregistrer par défaut :
Cliquez sur "Enregistrer le devis" :
Remarque :
*Il y a toujours 2 étapes d'enregistrement (brouillon puis confirmation).
Brouillon = pour modifier. Confirmation = pour comptabiliser.
Lorsque votre devis est relu et définitif, cliquez sur "Confirmer" :
Bravo ! Votre devis est finalisé (il apparaît automatiquement à l'état "En attente") et peut être envoyé à votre client (via Sinao 👍).
A savoir, sur la liste de vos devis : le plus récent apparaîtra tout en haut du tableau.
B. Valider un devis
Supposons que le devis ait été validé par le client,
Cliquez sur l'onglet "Devis"
Cliquez sur la ligne du devis concerné
Remarque : vous pouvez utiliser les filtres pour chercher plus rapidement un devis (par date, par statut, par numéro)
Cliquez alors sur le bouton vert "Bon pour accord"
Ou utilisez le menu déroulant sur fond bleu pour sélectionner "Bon pour accord" :
Le devis est ainsi identifié comme "Bon pour accord". Il est visible dans la liste des devis à l'état "A facturer" comme ci-dessous :
C. Créer une facture d'acompte dans Sinao
Le devis a été accepté. Si vous aviez mentionné un acompte, il peut maintenant être facturé.
Pour cela :
Cliquez sur l'onglet "Devis"
Cliquez sur la ligne du devis concerné
Cliquez sur "Fact. d'acompte" :
Une fenêtre s'ouvre pour intégrer le % de l'acompte.
L'éditeur de facture s'ouvre alors avec l'acompte pré-saisi, vérifiez que tout est correct
Cliquez sur "Enregistrer la facture"
Remarque :
*Au-dessus du tableau de la facture d'acompte vient automatiquement s'afficher l'objet "Acompte du devis XXXX" :
*Comme pour tous les enregistrements, vous aurez alors 2 options :
Brouillon = pour modifier.
Confirmer : pour comptabiliser.
Cliquez donc sur "Confirmer et comptabiliser" lorsque votre facture d'acompte est définitive :
Vous serez redirigé vers la liste des factures. Votre facture sera à l'état "En cours".
Lorsque vous voudrez l'envoyer, cliquez sur la facture en question puis cliquez sur "Envoyer par email" :
Vérifier/modifier le contenu (texte et PJ si existante) du mail qui accompagne la facture d'acompte puis cliquez sur "Envoyer" :
Remarques :
*Vous pouvez personnaliser le texte
*Vous pouvez ajouter des PJ
*Lorsque votre facture d'acompte sera envoyée par mail dans Sinao, vous retrouverez une enveloppe sur la ligne qui lui correspond sur la liste de facture :
D. Valider le règlement de la facture d'acompte
Une fois la facture d'acompte réglée, vous allez pouvoir le mentionner dans Sinao.
Cliquez sur l'onglet "Factures"
Cliquez sur la facture concernée
Cliquez sur "Indiquer comme payée" :
Une page "Règlement" et un aperçu de la facture s'ouvrent.
Sélectionnez la modalité de règlement dans "Facture réglée par" parmi :
Remarques :
*Transaction bancaire = tout paiement qui fait l'objet d'un mouvement bancaire (SEPA, CB, virement, chèque)
*Espèces = en espèces
Sélectionnez ensuite la (ou les) transaction(s) correspondante(s) dans "Transaction correspondante" parmi celles proposées :
Cliquez sur "VALIDER" en bas à droite :
E. Créer la facture finale
Une fois la prestation finale effectuée, vous pouvez transformer votre devis initial en facture.
Cliquez sur l'onglet "Devis"
Cliquez le devis correspondant
Cliquez sur "Facturer" :
Vous serez redirigé vers l'éditeur de facture avec une copie du devis.
Vérifiez que tout est correct
Cliquez sur "+ Factures d'acomptes" pour ajouter la facture d'acompte précédemment écrite pour la déduire du montant (ou plusieurs s'il y en avait plusieurs) :
Un champ s'ouvre :
Tapez le début du numéro de la facture d'acompte dans celui-ci comme ci-dessous (ou recherchez la facture d'acompte parmi celle proposée) :
Cliquez sur "Enregistrer la facture" !
Encore bravo. Votre facture finale est prête ! 😁
De la même façon que précédemment, elle peut être envoyée puis suivie. Elle apparaître comme "En cours". Lorsque payée, vous n'aurez plus qu'à l'indiquer comme payée de la même façon que la facture d'acompte (voir plus haut). Elle sera alors au statut "Réglée" et apparaîtra dans les encaissements du mois concerné.
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.