Définition
On entend par "règles de catégorisation automatique" la fonctionnalité qui permet de justifier les entrées bancaires synchronisées à Sinao correspondant à catégories régulières (frais bancaires, emprunt, salaires, contacts, ...) ** sans action de l'utilisateur 😇 ** !
Elle est complémentaire de la fonctionnalité de rapprochement automatique des factures de ventes et d'achats avec les transactions (+ ou -) correspondantes 👉Comment utiliser le rapprochement bancaire automatique ?
1. Dans quel(s) cas en utiliser ?
Les règles de catégorisation automatique sont particulièrement utiles pour affecter un mouvement du relevé bancaire à :
un compte comptable (frais, emprunt, ...) voire
un contact en particulier !
2. Comment ça marche ?
Une règle est une condition : si (...) 👉 qui occasionne une action alors (...).
La condition est basée sur le relevé bancaire :
L'action conséquente à ce qui doit se produire dans Sinao :
Une fois la règle créée, Sinao classe/affecte le mouvement dans le bon compte comptable ou au bon client Entreprise/Particulier !
3. Pour créer une règle
⚠️ Les règles ne se créent pas en amont, elles s'automatisent à partir de la première fois où le cas se présentent sur votre relevé bancaire !
Aller sur la page Banque
Cliquer sur la ligne du mouvement concerné
Cocher la case suggérant de créer une règle pendant votre rapprochement :
Ces règles s'affichent dans deux cas :
La transaction est rapprochée avec une unique catégorie : on peut créer une règle pour faire un rapprochement automatique avec cette catégorie.
La transaction est rapprochée avec des factures d'un seul client ou fournisseur : on peut créer une règle pour assigner automatiquement ce contact à ces transactions (cette règle ne va pas faire le rapprochement avec la facture mais avec le contact comme une indication complémentaire)
4. Comment ajuster une règle (général) ?
Pour modifier une règle, il faut d'abord qu'elle ait été créée comme au point 3.
Puis :
Cliquer sur la page Banque
Cliquer sur la roue crantée
Cliquer sur Gérer les règles
Éditer la règle à ajuster
Dans le champ qui s'ouvre plus bas, choisir le type de condition adaptée
Sélectionner la suggestion adaptée (Si :)
Sélectionner l'action conséquente souhaitée (Alors :)
Cliquer sur Ajouter
C'est terminé ! Vous pourrez en attester en visualisant une ligne avec cette règle et la date d'ajustement.
5. Comment ajuster une règle (spécifique : en la conditionnant sur une suggestion) ?
Pour débuter, faite comme ci-dessus de 1. à 4. puis :
1/ Choisir une condition "Si" de type "Suggestion"
Remarque : une suggestion correspond au mot que vous trouverez en gris italique sur votre compte en banque sur la page Banque. Ce mot / suggestion est issu de votre compte en banque et est transmis via notre partenaire Bridge par lequel vous pouvez avoir votre compte en banque dans Sinao.
2/ Choisir une suggestion souhaitée (ex : impôts)
Attention ⚠️ ! Il ne faut pas créer des règles pour des suggestions qui sont des achats et puisque la catégorisation se fait sur la facture d'achat et pas sur la transaction bancaire. ces suggestions sont à utiliser en comptabilité de trésorerie pour catégoriser le mouvements bancaire qui ne relèvent ni des ventes, ni des achats.
3/ Associer l'action conséquente dans "Alors" à droite
4/ Cliquer sur Ajouter quand vous avez bien une condition (Si) et une action conséquente (Alors) qui correspondent
C'est terminé ! Votre règle est ajustée quand vous disposez d'une ligne comme celle-ci :
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.