Introduction
Dans Sinao, vous disposez d'un éditeur de devis/factures entièrement personnalisable et ajustable. Vous avez toute latitude pour écrire ce que bon pour semble afin d'adapter votre document à votre contexte.
Cependant, des saisies peuvent :
ne pas être conformes à la réglementation
ne pas être adaptées à la configuration de Sinao
Dans ce cas, un message d'erreur Erreur d'enregistrement apparaît (le contenu du texte peut différer de la capture ci-dessous) :
Ou vous vous retrouverez avec une fenêtre d'enregistrement qui mouline sans fin :
Vous trouverez dans cet article la signification des messages et de la fenêtre qui reste bloquée et quoi faire !
⚠️ IMPORTANT ⚠️
Par précaution #1 : N'OUVREZ PAS PLUSIEURS ONGLETS POUR FAIRE PLUSIEURS FACTURES. Avec le système incrémental de n°, Sinao ne peut pas synchroniser chaque page.
Si vous avez plusieurs factures similaires à faire, utilisez notre système de Modèles ou Dupliquer votre facture type !
Par précaution #2 : n'allez pas trop vite, ne quittez pas la page, ne faites pas "Retour" sans avoir préalablement résolu le problème !
👉 Idéalement Enregistrer en Brouillon
👉 Si c'est possible : Enregistrer comme modèle votre document
1- "Erreur 422 lors de l'enregistrement de votre document" ou "Erreur d'enregistrement"
Cela signifie que :
👉 une donnée saisie dans votre document n'est pas conforme.
Une donnée non conforme peut être :
un taux de TVA erroné
un nombre de décimales trop important
une facture négative (ex : une facture d'acompte en déduction dépasse le montant de la facture de solde : impossible)
(...)
Ce qu'il faut faire :
👉 ajuster la donnée qui pose problème (le Service Client via la bulle de tchat est là, en relais, si vous ne trouve pas)
2- "Le produit de la rubrique (...) n'existe pas. Veuillez supprimer la ligne et la réécrire"
Cela signifie que :
👉 vous avez saisi un produit qui pose problème (ex : il a été supprimé du catalogue entre temps)
Ce qu'il faut fait :
👉 supprimer la ligne et la réécrire
3- "Nous avons rencontré une erreur #401, réessayez dans quelques minutes ou contactez-nous via la bulle de tchat en bas à droite"
Cela signifie que :
👉 votre navigateur n'arrive pas à accéder à cette page Web du logiciel Sinao autrement dit l'accès est interdit
Cela arrive souvent quand : vous êtes resté plusieurs jours sur l'éditeur de document sans enregistrer régulièrement, vous avez un problème de connexion, vous manquez de batterie.
Ce qu'il faut faire :
Tout de suite
👉 enregistrer votre document comme modèle dans Sinao en faisant
Modèles
Enregistrer comme modèle
Donner un titre à votre modèle dans la fenêtre qui s'ouvre comme ci-dessous puis cliquer sur OK
Vous déconnecter/reconnecter (ou recharger votre ordinateur) puis 👉 renouveler l'enregistrement de votre document en faisant :
Factures
+Écrire une facture
Modèles
Sélectionner un modèle
Sélectionner le modèle que vous avez créé
Enregistrer la facture
Plus globalement
👉 enregistrer régulièrement votre travail y compris d'un jour sur l'autre avec Enregistrer le devis ou Enregistrer la facture (avec le système d'enregistrement en Brouillon, vous pourrez revenir dessus sans souci)
4- La fenêtre de confirmation / enregistrement de devis ou de factures mouline
Cela signifie que :
👉 Sinao ne dispose pas de toutes les conditions requises règlementaires pour confirmer votre document.
Cela arrive extrêmement rarement mais quand : il y a un problème de numérotation ! Un numéro qui a disparu ? Une facture qui a été supprimée par mégarde ? Un futur n° qui ne correspond pas à la chaîne de numéros ?
Ce qu'il faut faire :
👉 enregistrer votre document comme Brouillon dans Sinao en faisant
Enregistrer la facture
Enregistrer comme Brouillon
👉 faire une première analyse de la situation
Cette analyse consiste à regarder : si la série de n° est bien ininterrompue (#1), quel est le prochain numéro au compteur (#2) et si une facture/numéro a disparu (#3).
Exemple #1
Une série est ininterrompue quand tous mes numéros sans exception se suivent (je clique sur la page Factures ou la page Devis selon le cas pour voir cette série) :
Exemple #2
Un compteur conforme est un compteur qui me propose le bon prochain numéro dans la série, soit 317 si on reprend l'exemple #1 ci-dessus (je clique sur +Écrire une facture pour voir ce prochain numéro) :
Exemple #3
Une facture a disparu lorsque vous ne retrouvez pas un numéro dans la liste de vos facture (ou un devis du côté de vos devis) :
👉 identifier votre situation
1️⃣ Une facture a disparu et une autre porte son numéro, je n'ai pas de trou dans la numérotation
2️⃣ Une facture a disparu, aucune porte son numéro, j'ai un trou dans la numérotation
3️⃣ Aucune facture n'a disparu et j'ai un trou dans la numérotation
4️⃣ Aucune facture n'a disparu, je n'ai pas de trou dans la numérotation mais ça ne me propose pas le bon prochain numéro de document
Remarque : il est intéressant aussi de noter si vous utilisez ou non un connecteur direct d'envoi des factures (Urssaf et/ou Chorus Pro)
👉 indiquer votre situation au Service Client sur le tchat
Si vous êtes en 3️⃣ ou 4️⃣ : seul Sinao agit.
Si vous êtes en 1️⃣ ou 2️⃣ : vous et Sinao agissez
Comment la situation se résolve
Si vous êtes dans le cas 1️⃣ ou 2️⃣ (même si cela est quasiment impossible) : VOUS
Votre facture a définitivement disparu. Il faut que :
vous tentiez de la récupérer (regarder vos mails, vous recevez une copie de toutes les factures envoyées par email depuis Sinao sauf si vous avez décoché la case)
vous l'importiez via Factures > Plus > Importer en PDF.
Éventuellement la recréer sous Word et l'importer pour avoir un document dans Sinao. Mettre une Note dans Sinao sur ce document pour se souvenir du problème
vous préveniez Sinao si cela mouline toujours (Sinao remettra le compteur en ordre pour que ce soit le bon prochain sans décaler les numéros)
Si vous êtes dans le cas 3️⃣ ou 4️⃣ : SINAO
Votre compteur n'est pas calé. Il faut que :
vous préveniez Sinao si cela mouline toujours (Sinao remettra le compteur en ordre pour que ce soit le bon prochain et décalera en plus les numéros pour le cas 3️⃣ sauf si vous utilisez l'Urssaf ou Chorus Pro)
5- "Confirmation impossible, il doit y avoir un trou dans la numérotation. Merci de contacter le support via la bulle de tchat en bas à droite de votre écran."
Cela s'affiche quand :
👉 vous souhaitez faire une confirmation groupée (cocher des devis/factures puis Confirmer)
Cela signifie que :
👉 Le n° prévu pour votre prochaine facture/devis ne respecte pas les règles de numérotation.
Ce qu'il faut faire :
👉 enregistrer déjà votre document en Brouillon si possible pour ne pas risquer de le perdre. Puis :
👉 identifier votre situation :
regarder le numéro qui s'affiche à l'édition de document dans N° Facture ou N° Devis
vérifier qu'il correspond bien au prochain n° disponible sur votre espace Sinao
si oui : rafraîchir votre page puis ré-enregistrer votre document. La situation devrait se résoudre d'elle-même, si non : contacter le support via le tchat
si non : contacter le support via le tchat
6- "Confirmation impossible, (...)."
Cela s'affiche quand :
👉 vous souhaitez faire une confirmation groupée (cocher des devis/factures puis Confirmer)
Cela signifie que :
👉 La confirmation de votre prochaine facture/devis n'est pas possible car elle ne respecte pas les règles en vigueur pour ce type de document.
La raison est communiquée en anglais 🇬🇧 🇺🇸 entre parenthèses (les messages renvoyés automatiquement sont en anglais).
Ce qu'il faut faire
👉 identifier votre situation :
prendre connaissance de l'explication fournie en anglais (par ex : "You cannot finalized an invoice without a customer") :
vous comprenez l'explication directement : réaliser l'action conséquence
vous ne comprenez pas tout à faire l'explication : faire une capture d'écran et l'envoyer sur au Service Client via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.