Introduction
Comme expliqué dans l'article général d'ajout et de gestion des dépenses dans Sinao Comment ajouter une facture d'achats ? - PDF ou image ; un système de reconnaissance a été intégré à Sinao pour que ce ne soit pas l'utilisateur qui ait à se souvenir de quel achat il a ajouté ou non !
Le système marche quelque soit l'endroit et la technologie que l'on utilise pour ajouter son achat dans sa compta sur Sinao :
onglet Achats
onglet Banque
app mobile Sinao Scan
L'ajout en double de la même pièce n'est pas possible (même si elle a été renommée) 📌
La reconnaissance automatique des doublons par Sinao
L'acceptation ou le refus de l'ajout d'une facture d'achats dans Sinao passe par la lecture de la signature unique du document en cours d'ajout. Cette signature est appelée md5.
Autrement dit :
si ce md5 est déjà dans Sinao :
❌ Sinao bloquera l'ajout de cette pièce
si ce md5 n'est pas déjà dans Sinao :
✅ Sinao ajoutera automatiquement cette pièce
Cependant : ⚠️ Attention !
Si vous faites un scan puis une photo d'un même document alors ils auront chacun une signature unique = un md5 différents. Les 2 signatures seront alors différentes, Sinao identifiera cela comme 2 pièces et vous aurez alors intégrés 2 fois le même document.
Comment procéder si j'ai, malgré tout, des doublons de factures d'achats dans ma compta ?
Vérification
Achats
Cliquer sur chaque ligne d'achats qui semble se ressembler (attention des pièces peuvent être similaires mais correspondre en fait à des mois différents ou des achats différents. Bien regarder les dates et/ou les prix et/ou les n° de factures.
Correction
Si l'étape de vérification révèle bien un ou plusieurs doublons alors :
Achats
Identifier les achats en doublon
Cocher les lignes concernées > Supprimer > Oui
Bonnes pratiques futures
Envoyer directement sur l'email collecteur vos factures reçues de façon dématérialisée par email
Privilégier une seule façon d'ajouter dans Sinao vos factures "papier" (l'application mobile étant le plus pratique)
Pratiquez toujours le même process par type de facture
reçue par email : solution X
reçue sur un espace client : solution Y
reçue en papier à l'extérieure : solution z
Ne re-scanner pas une facture déjà traitée ou dont vous ne souvenez plus bien si elle a été traitée ou non : autant regarder sur votre espace Sinao
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.