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Comment ajouter une facture d’achat ? - PDF ou image
Comment ajouter une facture d’achat ? - PDF ou image

Ajouter/intégrer I Facture fournisseur I Ticket I Note de frais. MÀJ 15/05/2024.

Quentin Rozados avatar
Écrit par Quentin Rozados
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Introduction

  • La comptabilisation des achats dans Sinao fonctionne avec les documents justificatifs pour la TVA.

  • Il est aussi possible d'intégrer des achats sans le justificatif via la banque.

  • Vous devez conserver vos documents papiers (si reçus en papier) dans un classeur, ils peuvent toujours vous être réclamés.

  • Vous pouvez envoyer dans Sinao des fichiers PDF, JPG, JPEG ou PNG.

  • Quelques détails à savoir sur ces fichiers : 

-Une facture doit être en un seul fichier

-Un fichier ne peut correspondre qu'à une seule facture

-Une facture multi-pages doit également être dans un seul fichier


Comment traiter vos achats / dépenses / notes / tickets ?


A. Par téléchargement

1) Au préalable :

▶️ Scannez vos factures papiers et vos tickets de caisse 😀

-Si vous êtes sur Sinao sur mobile : sous la page Achats, vous aurez directement l'icône de la photo pour scanner votre pièce et l'intégrer à Sinao (point 2) automatisé).

-Si vous ne voulez pas passer sur Sinao et que vous êtes sur mobile : vous pouvez très bien utiliser l'application mobile Adobe Scan, disponible sur iOS et Android.

-Si vous préférez prendre des photos classiques sur mobile : c'est possible aussi.

-Si vous êtes au bureau ou proche d'un scanner classique : scanner vos pièces.


2) Pour les intégrer dans Sinao :

  1. Cliquer sur l'onglet "Achats"

  2. Cliquer sur "Ajouter des factures"

  3. Choisir le document que vous avez au préalable stocké sur votre ordinateur (ou mobile)
    Le document est alors intégré à Sinao, visible en "aperçu" en haut de page.

  4. Cliquer sur "COMPLETER" pour compléter l'achat (article dédié)

B. Par transfert de mail

  1. Transférer les factures reçues par email (ou celles scannées par Adobe Scan) directement dans Sinao à l'adresse qui vous a été attribuée :

    Le document est alors intégré à Sinao, visible en "aperçu" en haut de page.

  2. Cliquer sur "COMPLETER" pour compléter l'achat (article dédié)

Remarque :

*Pensez à récupérer les factures numériques qui ne vous sont pas envoyées par email : Google, Facebook ads, Amazon, etc...

C. Par Drag&Drop

  1. Aller sur la page Achats

  2. Glisser/déposer vos documents de votre ordinateur sur la page > le document arrive directement en Aperçu

  3. Cliquer sur "COMPLETER" pour compléter l'achat (article dédié)

D. Par scan rapide depuis votre mobile

  1. Accéder à l'application Sinao Scan sur votre mobile

  2. Scanner en 1 clic votre facture

En savoir + sur les achats via l'application mobile 👉 Comment fonctionne l'application mobile ?

E. Par saisie rapide !

La saisie rapide se fait sur la page Banque avec l'icône ci-dessous (ou en Drag and Drop) :

Pour en savoir + sur le fonctionnement, consulter l'article 👉 Comment ajouter rapidement une facture d'achat depuis la Banque ?


Comment être sûr de ne pas ajouter deux fois le même achat ?

Ce n'est pas possible ❌ d'ajouter la même pièce dans Sinao car Sinao compare le md5 du document. Le md5 est la signature unique d'un document.

Cependant : attention !

Si vous faites un scan puis une photo d'un même document alors ils auront chacun une signature unique. Les 2 signatures seront alors différentes, Sinao identifie cela comme 2 pièces et vous aurez alors intégrer 2 fois le même document. Lorsque vous vous en rendez compte : Supprimer une des pièces ajoutées en trop.


Et comment se fera l'intégration quand il y a la facturation électronique obligatoire ?

Ce sera encore plus simple grâce au schéma* choisi par Sinao 📌
(*Sinao <> PPF en direct par API)

Pourquoi ?

Parce que Sinao ira récupérer directement les factures de vos fournisseurs sur le PPF et les importera dans votre compte Sinao sans configuration et sans action et sans frais de votre part !

Pour visualiser le fonctionnement en détail : consulter 👉 le paragraphe 3) de Comment fonctionne la facturation électronique chez Sinao ?

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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.

Avez-vous trouvé la réponse à votre question ?