Introduction
Pour compléter une facture d'achat, il faut au préalable que :
la facture soit envoyée/ajoutée sur Sinao (cf. article "Comment intégrer une facture d'achats ?").
Comment procéder ?
En pratique, après l'ajout cité en Introduction : l'OCR (= système de reconnaissance de caractères) se charge de la pré-complétion pour vous 😇 !
Mais voici le détail du fonctionnement "manuel" afin de comprendre ce système automatique :
Vérifier que la facture ajoutée dans Sinao apparaisse bien en haut de page de l'onglet Achats :
Cliquer sur "COMPLÉTER" comme ci-dessus. Le formulaire ci-après (côté droit) s'ouvre :
Compléter ce formulaire
En détails
Fournisseur
Au fur et à mesure de la saisie de fournisseurs, ces derniers sont ajoutés dans Sinao.
Pendant cette complétion :
a) 2 situations fréquentes
le fournisseur existe déjà et l'OCR le reconnaît : il est sélectionné (ou vous le sélectionnez) dans le menu déroulant
il n'existe pas encore et l'OCR l'identifie dans la base INSEE connectée à Sinao (grâce à votre facture qui fait mention d'éléments pour l'identifier): il le créé
b) 1 possible (plus rare)
il n'existe pas encore et l'OCR ne l'identifie pas dans la base INSEE connectée à Sinao : il faut en ajouter un en cliquant sur la liste déroulante puis sur le bouton "+ fournisseur" :
Cela vous ouvrira le formulaire d'ajout d'organisation.
Rappel : disposer de l'adresse de votre fournisseur est une obligation légale.
Date de la facture
Vous pouvez saisir vos achats dans n'importe quel ordre et ajouter des achats pour les mois précédents sans vous soucier de l'exportation comptable. Cependant, vous ne pouvez pas saisir une facture dans le futur. Le système vous mettra un message rouge pour vous alerter et vous inviter à corriger :
Montant TTC
Attention à bien saisir le TTC et non le HT ! La TVA sera automatiquement suggérée dans le champs du dessous en fonction du taux par défaut associé au fournisseur.
Total TVA
Inscrivez ici le total de la TVA.
Vous avez plusieurs TVA sur la même facture ? Ce n'est pas un problème, saisissez le total. Sinao se souviendra des taux que vous saisissez et définira un taux par défaut pour le fournisseur.
Remarque 💡
Vous pouvez préciser les valeurs de TVA par taux dans la case "Note au comptable" sous la forme "10% 45,52€ - 20% 9,01€"
Compte comptable
Sélectionnez un compte comptable dans le menu déroulant ou via la recherche textuelle :
Vous pouvez aussi créer de nouveaux comptes directement depuis ce champ en cliquant sur "+ compte comptable" puis la fenêtre qui s'ouvrira :
Remarques 💡
Le compte sera associé à votre fournisseur par défaut.
Vous pouvez aussi créer des comptes sans numéro et saisir le numéro plus tard dans le compte comptable, ce n'est pas un souci
Produit ou service ?
Cocher "Produit" ou "Service" selon votre type d'achat :
Cela permet de calculer la déclaration de TVA en fonction de la date de paiement ou de la date facture.
Tag
Pour vous permettre de catégoriser cette facture au-delà des caractéristiques classiques (ex : 1 tag par projet).
Note au comptable
Toute note sera affectée au libellé de l'écriture comptable. Vous pouvez vous servir des notes tel que défini avec votre comptable pour scinder des valeurs de TVA, donner une information, ...
Quand paierez-vous cette facture ?
Sélectionnez la date à laquelle vous prévoyez de payer cette facture :
Cela vous permettra d'avoir un échéancier de décaissements en temps réel sur votre tableau de bord.
Ventilation des comptes de charges
Vous avez plusieurs types de produits sur une même facture ? Vous pouvez saisir le montant HT pour chaque type de produit (et donc comptes), cela vous permettra de tenir une comptabilité analytique.
Pour ajouter des lignes afin de ventiler, cliquer sur ventiler > puis "+ Nouvelle ligne"
Cliquer sur "VALIDER"
Remarque 💡
Vous aurez l'assurance que votre facture est bien intégrée lorsque vous n'aurez plus d'aperçu et que votre facture sera venue s'ajouter dans la liste des factures d'achats 👍
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.