Introduction
Vous pouvez créer des nouveaux contacts directement :
depuis l'éditeur de facture (onglet "Factures") s'il s'agit d'un client pour lequel vous êtes en train rédiger une facture,
depuis la complétion d'un achat (onglet "Achats") s'il s'agit d'un fournisseur pour lequel vous êtes en train de compléter une facture,
depuis l'onglet "Contacts" (client ou fournisseur) ; option qui fait l'objet de cet article.
Quelques définitions utiles pour utiliser le répertoire de contacts de Sinao
CONTACTS : un prospect, un client ou un fournisseur (qu'il soit Particulier ou Entreprise)
ÉTABLISSEMENT : un site, une adresse postale de facturation a minima
DESTINATAIRE : un référent, une adresse email de facturation a minima
▶️ Pour travailler efficacement côté Ventes (Devis & Factures) dans Sinao : un contact possède au moins un établissement dans lequel on trouve au moins un destinataire !
Ajouter un contact particulier
Il faudra au minimum renseigner le nom et l'adresse complète de la personne = informations minimales nécessaires pour établir un devis ou une facture.
Pour cela :
Cliquer sur "Contacts"
Cliquer sur "Nouveau particulier":
Un formulaire s'ouvre, le compléter puis cliquer sur "AJOUTER" :
Remarques :
*Le contact "particulier" est créé et se retrouve dans la liste de "Contacts".
S'il ne lui ait pas rattaché de documents (facture), il ne lui ait pas affecté de relation avec votre entreprise :
*A termes, il sera soit prospect, soit prospect / client, soit fournisseur.
Ajouter un contact entreprise (société ou association)
Information
Sinao est connecté à la base INSEE référençant toutes les entreprises françaises. Vous pouvez facilement rechercher une organisation dans celle-ci et importer directement sa fiche contact dans Sinao (Option 1). Cela importera ses données juridiques telles que ses coordonnées de facturation, son numéro de TVA, code NAF etc...
Astuce 🔈
Pour rechercher une entreprise : il est souvent plus rapide de saisir son numéro SIREN (il arrive souvent que plusieurs entreprises aient le même nom ou un nom commercial différent de leur nom juridique, ce qui rend compliquée la recherche)
Pour enregistrer une entreprise qui n'est pas immatriculée en France ou pour laquelle vous souhaitez enregistrer les informations sous un format précis : préférer "Créer une entreprise manuellement" (Option 2).
Comment faire ?
Option 1 : Par la base INSEE
Cliquer sur "Contacts"
Cliquer sur "Nouvelle entreprise" :
Un formulaire s'ouvre, le compléter :
Si l'entreprise a été trouvé, sa (ou ses) localisation(s) est proposée en dessous : cliquer dessus s'il s'agit bien de l'entreprise que vous voulez ajouter :
La nouvelle organisation est alors intégrée à la liste des entreprises de l'onglet "Contacts".
Option 2 : Par la création manuelle
Procédez comme l'Option 1 jusqu'à l'étape 2, puis :
Cliquer sur "Créer une entreprise manuellement" :
Un formulaire s'ouvre, le compléter en une ou plusieurs fois puis cliquer sur "AJOUTER"
(Pour enregistrer le contact dans la liste, la partie 1 est obligatoire. Vous pourrez ensuite ajouter/modifier des informations via la fiche de contact)
La nouvelle entreprise est ainsi créée et se retrouve dans la liste des "Contacts".
Important ✔️
Compléter a minima les mentions légales obligatoires de contact :
-nom
-adresse complète
-n° d'identification de la TVA (si redevable)
Nous vous conseillons cependant de compléter la fiche de contact au maximum de ses possibilités : SIREN, code NAF, forme juridique, nom de facturation.
Ensuite : vous pourrez ajouter un (ou des) destinataires au sein de chacun des établissements (=adresses de facturation) de votre contact !
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.