Introduction
Vous avez facturé et vous vous rendez compte que certaines catégorisations comptables d'une ou de plusieurs de vos ventes sur toute une facture ou certaines lignes de factures sont erronées ? N'ayez crainte.
Sinao offre la possibilité de modifier 100% des catégorisations comptables ❗️
C'est à dire ? Par exemple, si une ligne de frais de port se retrouve catégorisée en Prestations de services alors comptablement, c'est erroné. L'entreprise (ou le cabinet comptable) doit modifier la catégorisation de cette ligne et mettre Frais de port (=ce sont bien sûr des comptes comptables et non des mots dans la Comptabilité. Ici, on vulgarise les notions comptables pour la compréhension de toutes et tous.
A quoi ça sert ?
Cela sert à ce que chaque entreprise dispose d'enregistrements comptables justes à la source dans Sinao (en gestion et en pré-comptabilité) pour assurer une automatisation complète de la comptabilité. Et oui ! L'erreur de saisie est humaine.
Est-ce que c'est légal ?
Tout à fait ! Un enregistrement, avant qu'il doit figé en Comptabilité sous forme d'écritures comptables, peut être corrigé.
Est-ce qu'il y a des restrictions ?
Non pour les types de lignes que vous pouvez modifier : Sinao propose la modification de 100% des cas existants.
❌ En revanche, pour des raisons de conformité comptable, les modifications de lignes ne sont possibles que pour des enregistrements qui n'intègrent pas des écritures comptables déjà exportées en Comptabilité.
Comment faire la prochaine fois pour gagner du temps et ne pas avoir à les modifier ?
📌 Le conseil ci-dessous n'est valable que pour les entreprises réalisant des types de ventes multiples (marchandises, produits, services).
Si vous ne faites qu'un type de ventes 😇, vous n'avez rien à faire de spécial : Sinao catégorise tout pour vous avec votre compte comptable par défaut*
*sans changement par l'utilisateur au démarrage, le compte comptable par défaut est 706.
Voici quelques conseils de paramétrages pour que ce soit justement catégorisé dès le départ :
Obligatoire
Avoir un
Compte comptable par défautdans Sinao (Factures > Plus > Compte comptable par défaut) correspondant à votre plus gros volume de factures de ventes
Idéal
Travailler majoritairement avec des fiches produits/services sur la page Catalogue entièrement configurée dont le champ
Compte comptableêtre attentif à la catégorisation comptable dès l'écriture du devis (page Devis) avant même la facture (tout ce qui est une fois fait correctement dans le devis et automatiquement repris sur la facture).
Possible mais manuel
Passer votre souris à gauche de chaque ligne de devis (ou de facture s'il n'y a pas de devis) pour s'assurer de la bonne catégorisation.
Comment faire en pratique ?
Cas n°1. Modification en masse du compte à affecter à une facture ou plusieurs factures
Contexte : un seul compte comptable / facture
Aller sur la page Factures
Cocher la (ou les) facture(s) concernée(s)
Cliquer sur Modifier
Sélectionner le compte comptable à affecter dans la case du haut Compte comptable
Cliquer sur Modifier
Remarque 💡: Cette action est possible y compris si la facture est confirmée/à régler ou confirmée/réglée mais elle ne doit pas avoir été exportée en comptabilité. Si elle a été exportée en Comptabilité, votre comptable pourra :
soit corriger la ventilation de son côté en Comptabilité seulement
soit (⚠️ après s'être concerté vous/lui) vous demander de corriger la ventilation à la source en pré-comptabilité dans Sinao et de ré-exporter les écritures
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Cas n° 2. Modification du compte à affecter à certaines lignes de certaines factures
Contexte : plusieurs comptes comptables / facture
De façon unitaire
-Option 1-
Factures
Cliquer sur votre facture
Modifier
Cliquer sur le crayon à gauche de la ligne concernée
Sélectionner le bon compte comptable
Enregistrer la facture
-Option 2-
Factures
Cliquer sur votre facture
Ouvrir Informations
Cliquer sur le crayon
Changer le compte comptable de la ligne souhaitée
Enregistrer
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En masse
Factures
Cocher les factures concernées
Modifier
Changer le compte comptable des lignes souhaitées comme sur cette vidéo
Enregistrer
Remarques 💡
-Un compte est disponible dans le menu déroulant des comptes comptables parce qu'il est dans le plan comptable intégré à Sinao dans Comptabilité > onglet Généraux-Vous souhaiteriez faire une ventilation comptable spécifique et le compte n'apparaît pas, créé-le dans Comptabilité > +Nouveau compte en cochant la case Ventes lors de la création de compte pour qu'il apparaisse côté Ventes
-Cette action est possible y compris si la facture est confirmée/à régler ou confirmée/réglée mais elle ne doit pas avoir été exportée en comptabilité. Si elle a déjà été exportée en Comptabilité, votre comptable pourra :
soit corriger la ventilation de son côté en Comptabilité seulement
soit (⚠️ après s'être concerté vous/lui) vous demander de corriger la ventilation à la source en pré-comptabilité dans Sinao et de ré-exporter les écritures
-Les utilisateurs en Standard, Pro et Basic accèdent à cette fonctionnalité de correction comptable. Les utilisateurs en Free et Start, offres dédiées à la facturation n'ont pas accès à cette fonctionnalité de pré-comptabilité, par définition. La fonctionnalité s'ouvre automatiquement au passage en formule
Standard, la première formule de Comptabilité intégrée (voir)
Que signifie un compte comptable inconnu ?
Information I Cela devrait pas à peut arriver avec les programmations intégrées à Sinao.
Exemple I Vous êtes sur une de vos factures de ventes, dans Informations et vous trouvez la mention Compte comptable inconnu : ___
Signification I Votre ligne correspondant à ___€ HT sur votre facture (ici, la ligne à 108€ HT) n'est pas catégorisée comptablement.
Ce qu'il faut faire I Mettre la bonne catégorisation (voir le Comment faire en pratique ci-dessus).
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.