Introduction
Vous gérez vos achats dans Sinao et vous rencontrez un problème quelconque.
Cet article vient détailler les cas de figure les plus courants et comment les résoudre.
A retenir 📌 : il n'y a pas de problème réel lors de l'ajout de factures d'achats. Seulement des conditions donc des bonnes pratiques d'ajouts à connaître.
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CONSEIL 📌
Préférer l'ajout de factures d'achats via l'app mobile Sinao Scan
Le scanner intégré formate votre achat et l'image est toujours au bon format !
1- Mes factures envoyées via l'email collecteur n'arrivent pas dans Sinao
▶️ Information
L'email collecteur est proche à chaque espace, passez votre souris sur :
Pour voir apparaître votre adresse email collecteur de factures d'achats :
Ex : l'email collecteur de cet espace Sinao est [email protected]
▶️ Ce qu'il faut faire
Il faut vérifier les conditions de l'envoi effectué :
Vérifier l'adresse de l'email collecteur de pièces saisie
elle est bonne : continuer en 2.
elle est erronée : corriger l'adresse et renouveler l'envoi. C'est résolu 😇 !
Vérifier le format des pièces envoyées
le format de toutes les pièces est le PDF : continuer en 3.
le format des pièces n'est pas exclusivement du PDF : convertir vos pièces en PDF pour utiliser l'email collecteur (seul format compatible) ou utiliser une des 3 autres technologies (Drag & Drop, Ajouter des factures, Sinao Scan) pour ajouter les pièces qui ne sont pas des PDFs. C'est résolu 😇 !
Attendre 5 minutes et rafraîchir votre page Sinao
les pièces envoyées arrivent : stopper cet article. C'est résolu 😇 !
les pièces envoyées n'arrivent toujours pas : contacter le Service Client via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran en précisant les points 1. et 2. déjà vérifiés ci-dessous
2- Mes factures envoyées arrivent dans Sinao mais "moulinent", je ne vois pas l'aperçu
▶️ Information
Tout ou partie des factures envoyées sur Sinao apparaissent sur la page Achats de la façon suivante :
Exemple issu de Sinao : Version 1 (antérieur à 06/2024)
▶️ Ce qu'il faut faire
Il faut vérifier les conditions de l'envoi :
Vérifier la correspondance entre la technologie utilisée et le format utilisé
j'ai utilisé l'email collecteur : mes pièces doivent exclusivement être des PDFs
c'est mon cas : passer en 2.
ce n'est pas mon cas : convertir vos pièces en PDF pour utiliser l'email collecteur (seul format compatible) ou utiliser une des 3 autres technologies pour ajouter les pièces qui ne sont pas des PDFs.
C'est résolu 😇 !
j'ai utilisé les autres technologies : passer en 2.
Identifier la (les) technologie(s) utilisée(s)
Télécharger 2 pièces d'exemple
Faire une capture d'écran du problème
Contacter le Service Client
Utiliser la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran pour prévenir l'équipe de votre problème "J'ai un problème d'aperçu" en fournissant les éléments collectés en 2, 3 et 4
3- Mes factures envoyées arrivent dans Sinao mais la page est blanche
▶️ Information
Tout ou partie des factures envoyées sur Sinao apparaissent sur la page Achats de la façon suivante :
▶️ Ce qu'il faut faire
Il faut vérifier les conditions de l'envoi :
Vérifier la correspondance entre la technologie utilisée et le format utilisé
j'ai utilisé l'email collecteur : mes pièces doivent exclusivement être des PDFs
c'est mon cas : passer en 2.
ce n'est pas mon cas : convertir vos pièces en PDF pour utiliser l'email collecteur (seul format compatible) ou utiliser une des 3 autres technologies pour ajouter les pièces qui ne sont pas des PDFs.
C'est résolu 😇 !
j'ai utilisé les autres technologies et mes pièces sont des PDFs : passer en 2.
j'ai utilisé les autres technologies et mes pièces ne sont pas des PDFs : passer en 3.
Identifier le convertisseur de PDF utilisé
j'ai utilisé Adobe Scan, PDF Creator, iLovePDF, Canva : passer en 3.
j'ai utilisé CamConverter : les fichiers convertis par CamConverter ne sont pas entièrement converti, il reste un fichier blanc uni associé au PDF > utiliser une des autres technologies disponibles dans Sinao (App Sinao Scan dans tous les cas dont les factures "papier", Drag & Drop ou Ajout si les pièces sont sur votre poste). C'est résolu 😇 !
Télécharger 2 pièces d'exemple qui posent problème
Contacter le Service Client
Utiliser la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran pour prévenir l'équipe de votre problème "La page de mes factures d'achats ajoutées est blanche " en fournissant la technologie utilisée, les 2 pièces d'exemple et le nom du convertisseur de PDF si c'est votre cas
4- Mes factures envoyées ne sont pas lues par l'OCR
▶️ Information
L'OCR intervient au moment de l'ajout de la facture d'achats. Ce n'est pas l'ajout en tant que tel. L'OCR est le système de lecture des factures d'achats en vue de leur catégorisation.
▶️ Ce qu'il faut faire
Il faut affiner ce que vous entendez par "ne sont pas lues par l'OCR" pour trouver la bonne solution :
Vérifier si l'achat a été ou non pré-complété par l'OCR
L'achat a été pré-complété par l'OCR : passer en 2.
L'achat n'a été pré-complété par l'OCR : lire Que faire si un achat est non lu par OCR ?
Identifier ce que vous appelez "Mes factures ne sont pas lues par l'OCR"
J'ai plusieurs achats sur la même page de scan et l'OCR n'a pas tout classifié : c'est normal ! Un scan = un achat = une pièce = un seul frais et non plusieurs.
> corriger la saisie et c'est terminé 😇 !Exemple : j'ai pris la voiture pour un déplacement et j'ai 10 tickets de péages à la fin de ma journée : je ne dois pas faire une photo/scan avec les 10 tickets sur la même page ❌ > je dois isoler chaque ticket > utiliser l'app mobile Sinao Scan pour prendre chacune des photos à la chaîne et que ça les ajoute directement dans Sinao.
J'ai un seul achat sur ma page de scan et l'OCR n'a pas complété tous les champs
> voir le point 5-
5- Mes factures envoyées sont pas lues par l'OCR mais ils ne marchent pas (plusieurs champs sont vides ou faux)
▶️ Ce qu'il faut faire :
Vérifier la lisibilité de la facture
Tous les champs de ma facture sont lisibles (on voit clairement une ligne de date, de prix et le nom du fournisseur est bien lisible)
> passer en 2.
Tous les champs de ma facture ne sont pas lisibles (il y a plusieurs dates différentes ou la date est écrit dans un format peu conforme, il y a plusieurs lignes de HT sans de Total HT clairement identifié, etc...) : l'OCR ne peut pas décider quoi choisir, c'est normal qu'il décide de ne pas trancher
> compléter les champs à la main. C'est terminé 😇 !
Vérifier quels sont les champs non complétés automatiquement
Les champs 1 à 3 ne se sont pas complétés automatiquement
> contacter le Service Client via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran
Les autres champs ne se sont pas complétés automatiquement (compte comptable et type) : c'est normal si vous êtes dans vos premiers achats. L'OCR ne fait pas ce travail au démarrage mais la programmation va apprendre de vos saisies et les achats ultérieurs de ce même fournisseur se mettront dans le bon compte et dans le bon type.
> c'est terminé 😇 !
6- Mes factures envoyées dans Sinao sont à l'envers, pas dans le bon sens ou partielle
▶️ Information
Votre facture présente une présentation comme celle qui suit ou une qui ne vous convient pas :
▶️ Ce qu'il faut faire :
Il faut identifier votre cas de figure pour trouver la solution adaptée ensuite :
Ma facture est à l'envers ou n'est pas dans la bon sens : utiliser le système de rotation
Ma facture est partielle dans Sinao :
Mon scan (voir le document que vous avez scanné hors Sinao) est complet :
Les + ou - pour ajuster la taille résolvent la présentation : c'est terminé 😇 !
Les + ou - ne changent rien : contacter le Service Client via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran
Mon scan n'est pas complet (hors Sinao compris) : renouveler le scan ou utiliser l'application mobile Sinao Scan de Sinao. Beaucoup plus pratique : elle fait en même temps à la prise de vue et le recadrage !
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.