Introduction
Sinao, logiciel de gestion comptable et financière (facturation - pré-comptabilité) pour TPE/PME dispose d'un certain nombre de fonctionnalités visant à automatiser la facturation des ventes :
la génération de factures par API
la programmation de factures récurrentes
la programmation de plan de factures récurrentes
la génération de facture depuis Stripe ou d'autres solutions
Elles sont toutes détaillées dans notre centre de documentation.
Dans cet article, nous verrons l'une de ces automatisations 👉 celle qui consiste à programmer la confirmation d'une facture à une date future.
Au cours de cet article, nous reviendrons sur des définitions (1), puis nous aborderons les situations dans lesquelles utiliser cette fonctionnalité (2), ses avantages (3), comment l'utiliser en pratique dans Sinao (4) pour finir sur des bonnes pratiques (5).
Définitions
Ce que c'est ✅
La confirmation d'une facture à une date future dans Sinao est la possibilité de :
saisir une date d'écriture de facture postérieure à la date du jour,
confirmer cette facture en brouillon à cette date postérieure
programmer sa confirmation et sa comptabilisation automatique à cette date postérieure !
Ce que ce n'est pas ❌
La confirmation d'une facture à une date future dans Sinao n'est pas la confirmation définitive d'une facture à une date postérieure à la date du jour encore appelée facture post-datée. C'est la raison pour laquelle le message gris ci-dessous s'affiche sur votre espace.
C'est interdit par la loi et les règles qui régissent le système de facturation en France 🇫🇷).
La confirmation d'une facture à une date future dans Sinao n'est pas la création de factures récurrentes pour leur génération automatique et leur envoi par email à une fréquence définie.
Factures récurrentes vs factures confirmées automatiquement
Les factures récurrentes sont à utiliser lorsque :
vos ventes se répètent (abonnement, maintenance, entretien récurrent, SAP à fréquence régulière, programme de coaching)
ET
que les montants à facturer sont identiques et/ou connus d'avance.
Les factures confirmées automatiquement dans le futur sont à utiliser lorsque elles sont isolées (contrairement aux factures récurrentes) mais finalisées en écriture avant la date de facturation possible (=fin de la prestation).
Factures brouillon vs factures confirmées
Facture brouillon = proforma, n'a pas de n°, n'est pas rentrée dans la comptabilité. Peut être supprimée.
Facture confirmée = facture définitive, a un n°, est entrée dans la comptabilité. Ne peut pas être supprimée.
Peut être annulée par un avoir.
Quand l'utiliser ?
Il est intéressant de programmer une confirmation automatique de factures dans le futur quand :
La vente, sa description, les montants n'ont pas vocation à bouger d'ici à la facturation définitive
L'échéance de la vente est fixée
Remarque 💡 Avant même la programmation de la confirmation définitive de cette facture brouillon à une date postérieure, il est intéressant de saisir ses factures brouillon à la future date réelle de facturation afin d'augmenter la visibilité de son CA fin de mois et donc de sa trésorerie prévisionnelle :
Sinao intègre, dans l'indicateur
CA fin de moisdu Suivi financier, les factures brouillon dont la date d'écriture est postérieure à la date du jour
Avantages
Temps gagné
Productivité accrue
Gestion financière prévisionnelle(pour en savoir + sur la gestion financière prévisionnelle 👉 Comment fonctionne l'outil de Suivi financier de Sinao ?)
C'est à dire ?
Temps gagné parce que la facturation (préparation + vérification + confirmation) ne se passe plus en 3 mais en 1 action.
Productivité accrue parce que l'on peut intégrer une plage de facturation dissociée de la date réelle.
Par exemple, grâce à cette fonctionnalité, une entreprise pourrait évaluer à 1/2j par mois le temps de travail nécessaire pour réaliser sa facturation des ventes et recruter un.e assistant.e externalisé.e sur une date fixe alors même que les dates de facturation définitives seront à une autre date et une date future !Gestion financière prévisionnelle parce que l'on intègre des données futures dans les calculs ce qui donne la capacité d'anticiper et de gérer sa trésorerie fin de mois.
Comment l'utiliser en pratique ?
C'est très simple !
Avoir écrit un devis et le transformer en facture via Facturer ou écrire une facture :
Factures
+Écrire une facture
Rédiger tout le contenu de sa facture
Passer sa souris sur la date du jour qui s'affiche et choisir la date de facturation par anticipation
Exemple : nous sommes le 18 mais je saisis le 21/01/2025.
Enregistrer la facture
Enregistrer en brouillon
Retourner à la liste des factures
Cliquer sur la ligne de cette facture
Informations
Activer le curseur Confirmer automatiquement la facture le XX/XX/XXXX
La date qui s'affiche est la date d'écriture postérieure à la date du jour que vous avez saisi préalablement et qui se voit sur l'aperçu de la facture à gauche de votre écran.
Remarque 💡
Vous pouvez toujours modifier la date d'écriture future tant que la date en question n'est pas arrivée.
Pour cela :
il suffit d'aller sur la facture > Modifier > Changer la date d'écriture > Enregistrer la facture > Enregistrer en brouillon.
il n'est pas nécessaire d'aller ré-activer le curseur, la date s'est automatiquement mise à jour de cette nouvelle information.
Quelles sont les bonnes pratiques d'utilisation ?
👉 Écrire vos factures brouillon par anticipation (voir cet article) avec Enregistrer en brouillon
👉 Activer le curseur depuis la facture brouillon
👉 Planifier une plage de vérification des programmations de confirmation automatique (fonction de vos planifications)
Modifier les dates lorsque les projets prennent du retard
Laisser les dates déjà saisies quand tout suit son cours + Mettre un Tag ou une Note pour mémoriser que cela a été vérifié
Comment suivre mes factures à confirmation automatique dans le futur ?
Pour les suivre et faire les vérifications citées ci-dessus des factures à confirmation non encore émises, il faut :
Factures
Activer les filtres utiles
date si vous recherchez une période en particulier
État = sélectionner Brouillon
Confirmation = sélectionner Facture avec confirmation automatique
Remarque 💡 Il est tout à fait possible d'activer d'autres filtres pour obtenir une sélection encore plus précise.
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.