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Comment faire si des écritures ou des pièces ne sont pas exportées ?

Écritures manquantes I Export comptable I MÀJ 13/05/2025

Sophie avatar
Écrit par Sophie
Mis à jour cette semaine

Introduction : l'export comptable

Pour nos utilisateurs du module Comptabilité :

👉 l'Export comptable est la fonctionnalité qui permet de faire le transfert du fichier avec toutes données des écritures produites par Sinao à la comptabilité de son cabinet d'expert-comptable.

A RETENIR 📌 EXPORT COMPTABLE (FEC) DE SINAO
Ce que c'est ✅ : un fichier d'export de données pour gagner du temps.
Ce que ce n'est pas : un fichier d'export fiscal.

Nous allons voir d'abord dans cet article, d'où viennent les données présentes dans l'export comptable. Puis, comment comprendre voire résoudre un problème d'écriture (ou de pièce) manquante.

Lectures 📚

Pour se rappeler en détail comment faire : lire 👉 Comment générer et exporter les écritures comptables de Sinao ?

Pour se rappeler comment ça fonctionne : lire 👉 Comment fonctionne l'export comptable ?

D'où viennent les données présentes dans l'Export comptable ?

1️⃣ Information sur l'Export comptable de Sinao

L'Export comptable est un programme informatique de production des enregistrements et des écritures comptables. Il est entièrement configuré pour créditer ou débiter les comptes que vous, utilisateur, avait utilisé en catégorisation sans toujours vous en rendre compte ;) selon les règles de la comptabilité française.

2️⃣ Les comptes comptables

Les comptes visibles dans l'export sont ceux utilisés partout dans Sinao pour mettre une référence sur vos saisies. Lorsqu'un compte apparaît dans l'export comptable, quel qu'il soit : c'est qu'il a été utilisé dans une saisie par l'utilisateur.

💡 Ces comptes sont partout dans Sinao dans chaque saisie que vous faites : page Factures, page Banque, page Achats, page Contacts voire la page Catalogue.

💡 Tous les comptes que vous utilisez et qui apparaissent ensuite dans l'export comptable sont tous listés (par défaut puis sur la base de vos ajouts) dans :

  • le Plan comptable accessible depuis Comptabilité,

  • Paramètres de la page Comptabilité.

⚠️ Un problème de n° de comptes vient toujours d'une saisie erronée dans votre gestion ou votre comptabilité Sinao et pas de la fonctionnalité Export comptable.

3️⃣ Les dates

Les dates visibles dans l'export sont celles utilisées partout dans Sinao dès lorsque vous faites une action. Lorsqu'une date apparaît dans l'export comptable, quelqu'elle soit : c'est qu'elle a été utilisé dans une saisie par l'utilisateur.

⚠️ Un problème de dates de comptes vient toujours d'une saisie dans votre gestion sur Sinao et pas de la fonctionnalité Export comptable.

4️⃣ Les autres champs de l'export

Tous les autres champs proviennent aussi de votre gestion et de votre comptabilité Sinao !

5️⃣ Les pièces justificatives

Les pièces justificatives transmises au moment de l'export comptable sont issus de la page Factures (pour les ventes) et de la page Achats (pour les achats). Sinao ne permet pas le transfert dans l'export comptable de justificatifs autres que ceux des ventes et des achats.

Comment faire si une écriture est manquante ?

Voici un tutoriel (ou arbre décisionnel) pour analyser la situation pour l'écriture que je cherche :

Si VENTES ou ACHATS :

  1. A-t-elle bien une pièce dans Sinao ?

    1. oui, passer en 2

    2. non, l'ajouter (cela peut arriver pour des achats)

  2. Est-ce que vous recherchez dans le mois de la date de la facture ?

    1. oui, passer en 3

    2. non, chercher dans le mois de la date d'écriture (et pas la date de paiement), une écriture de ventes ou d'achats est dans l'export de la date de facture

      Exemple : cette sera dans l'export de janvier 2025 même si elle a été réglée en février :

  3. (Achats) Est-ce la date a bien été reportée dans Sinao (OCR ou manuel) ?

    1. oui, passer en 4

    2. non, la corriger sur la page Achats > ligne de la facture > Modifier > Date de la facture

  4. (Achats) Est-ce cela ne correspond pas à une facture pour laquelle vous aviez du retard de stockage dans Sinao ?

    1. oui, alors elle est dans un des mois suivants car l'export est incrémental

    2. non, passer en 5

  5. Est-ce que la génération des écritures est postérieure à la date d'écriture ?

    1. oui, passer 6

    1. non, si votre comptable n'a pas encore traité, faire Annuler les écritures puis Générer de nouveau ce mois de juillet (conseil : le 1/08/2024 et non avant pour ne pas risquer d'avoir un manque)

      Remarque 💡 : une facture du 10/07/2024 ne pourra pas être visible sur une génération du mois de juillet datant 30/06/2025. La génération a été faite trop tôt.

  6. Est-ce que la facture est antérieure à la date de paiement ?

    1. oui, passer en 7

    2. non, une entreprise française n'est pas censée percevoir un encaissement AVANT l'édition de la facture (⚠️). Aussi, ce cas n'est pas pris pas en compte chez Sinao car contraire règles de facturation imposées en France. Il faut 👉 faire réaliser manuellement hors Sinao et la pièce devra être transmise à votre comptable.

  7. Merci pour l'analyse. Contacter le Service Client de Sinao via la bulle de tchat pour aller plus loin dans l'analyse

Si BANQUE

  1. (Banque) La ligne est-elle existante et la justification a-t-elle été faite dans Sinao ?

    1. oui, passer en 2

    2. non, voir si le compte est bien connecté (seul solution pour que la ligne apparaisse) et si la justification a bien été faite (case Transactions à justifier ne doit pas la montrer)

      Remarque 💡: si votre compte n'est pas connecté via la synchronisation bancaire et si la transaction manque, c'est qu'elle n'a pas été importée (Import CSV) lors d'un de vos anciens imports.

  2. (Banque) Est-ce que vous recherchez dans le mois de la date de paiement ?

    Exemple : un encaissement / décaissement de février 2025 sera dans l'export de février 2025 (quelque soit la date de la facture).

    1. oui, passer en 3

    2. non, chercher dans le bon mois !

  3. (Caisse) Est-ce que le paiement (Ventes ou Achats) en Espèces a bien été réalisé dans Sinao ?

    Information : un encaissement/décaissement en Espèces se voit depuis la pièce qui porte la mention Réglée et dans Détails des règlements.

    1. oui, passer en 4.

    2. non, faire l'encaissement en Espèces (Indiquer comme payée > Caisse > Saisir le montant > Valider)

  4. (Caisse et/ou Banque) Est-ce que la génération des écritures est postérieure ?

    Remarque : une écriture du 30/07/2024 (12h) ne pourra être visible que sur une génération du 30/07/2025 après-midi et toutes dates postérieures. Privilégiez TOUJOURS les générations en début de mois suivant après avoir réalisé l'ensemble de votre gestion.

    1. oui, passer en 5

    2. non, si votre comptable n'a pas encore traité, faire Annuler les écritures puis Générer de nouveau.

  5. Merci pour l'analyse. Contacter le Service Client de Sinao via la bulle de tchat pour aller plus loin dans l'analyse

Comment faire si une pièce justificative est manquante ?

A SAVOIR I La pièce justificative est liée à l'écriture de ventes ou à l'écriture d'achats (ou ajoutée aux dossiers Ventes ou Achats). Elle est disponible dans l'export du mois de la date d'écriture seulement.

Exemple ✍️ : le PDF d'une facture de ventes du 31/01/2025 payée le 31/03/2025 est exportée sur le mois de janvier 2025 (01/2025).

Voici un tutoriel (ou arbre décisionnel) pour analyser la situation pour la pièce justificative que je recherche :

  1. Est-ce que la pièce est existante dans Sinao ?

    1. oui, passer en 2

    2. non, l'ajouter (ne devrait être possible que pour un achat)

  2. Est-ce que la date d'écriture réelle dans Sinao est bien celle que j'ai en tête ?

    1. oui, passer en 3 (je vérifie sur ma page Achats et/ou Ventes dans la colonne Date

    2. non, selon le cas : la corriger ou chercher dans le bon mois

  3. Est-ce que l'écriture de ventes est présente dans l'export correspondant ?

    1. oui, passer en 4

    2. non, regarder si la date d'écriture est antérieure à la date de paiement.
      -Si elle l'est : passe en 4.
      -Si elle ne l'est pas : une entreprise française n'est pas censée percevoir un encaissement AVANT l'édition de la facture (⚠️). Ce cas n'est pas pris pas en compte dans l'export de Sinao car contraire règles de facturation imposées en France. Il faut 👉 faire réaliser cette écriture manuellement hors Sinao et transmettre la pièce à votre comptable.

  4. Merci pour l'analyse. Contacter le Service Client de Sinao via la bulle de tchat pour aller plus loin dans l'analyse

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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.

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