Introduction : comprendre l'export comptable

▶️ Général

Le FEC (Fichier des Écritures Comptables) est une obligation légale en France : il permet à l’administration fiscale de vérifier les comptes d’une entreprise. Ce fichier regroupe toutes les écritures comptables enregistrées dans un exercice donné.

▶️ Sinao

Dans Sinao, l’export comptable (par extrapolation FEC) est un fichier d'export des écritures pour faciliter le transfert de la pré-comptabilité de Sinao en comptabilité chez l'expert-comptable. L’export n’est pas un grand livre comptable, c’est un export incrémentiel de l’activité dans Sinao. Il repose sur la récupération de plusieurs types de documents* et d'enregistrements comptables* faits dans Sinao, qui sont ensuite transformés (=générés) en écritures comptables (non encore exportées) en respectant le principe incrémentiel.

L'export comporte donc toujours 2 étapes :

Génération
Export comptable

Pour en savoir plus sur le FEC : lire 👉 Qu'est-ce qu'un export comptable FEC et comment ça marche globalement dans Sinao ?

Pour savoir comment faire cet export : lire 👉 Comment générer et exporter les écritures comptables ?

Pour connaître les pièces incluses et le formats disponibles : lire 👉 Quels sont les différents documents (et leurs formats) disponibles dans l'export comptable ?

*Les documents et les saisies sont tous ceux de ces pages encadrées ci-dessous additionnées :

du plan de comptes (Plan comptable) en Comptabilité
de "Paramètres" en Comptabilité

Dans cet article, en complément de ceux cités précédemment, nous allons voir en détail comment l'export fonctionne c'est à dire quelles factures ou quelles transactions il récupère et quand !

Comment fonctionne l'export comptable FEC ?

Dans cette partie, il n'y a plus de distinction faite entre les 2 étapes : Génération et Export comptable, elles sont regroupées en une seule.

▶️ Chronologie

L'export comptable FEC programmé suit l'ordre suivant :
- Sinao commence par extraire les factures de vente validées à inclure dans l’export (1.).
- Ensuite, Sinao sélectionne les achats à exporter (2.).
- Enfin, Sinao récupère les mouvements de trésorerie (transactions financières, qu'elles transitent par la Banque ou par la Caisse).

▶️ Détails par type d'enregistrements

L'export comptable FEC programmé fonctionne d'une façon propre (technique + comptable) en fonction de sont type d'enregistrements.

Voici son fonctionnement pour :

1. Les factures de vente (`invoices`)

Pour les écritures du journal des ventes (VE) et pour choisir quel(s) justificatif(s) est (sont) à intégrer dans le dossier avec les PDF de Ventes :

Période concernée : Sinao intègre uniquement les factures écrites entre la date de début de période choisie et la date de fin choisie pour l'export

Remarques 💡
Le mot "écrite" = Date d'écriture = written_at.
Cette date se voit dans cette colonne Date de la page Factures :

Cette date se voit ici sur le PDF :
Factures prises en compte :
- Sinao intègre uniquement les factures confirmées et comptabilisées (=avec un n°) dont le montant est > à 0.
- Sinao intègre seulement les factures qui n'ont pas déjà eu d'écritures comptables donc qui n'ont pas déjà été exportées.
- Sinao intègre les factures importées ou écrites dans Sinao ou gérées par API pour toutes les conditions répertoriées en 1.
- ⚠️ Sinao peut rapatrier les PDFs de factures de ventes passées (antérieures à la période concernée) si elles n'existaient pas au moment du précédent export (cela peut arriver si vous importez, en mars 2025, une facture datée de février 2025 alors que l'export de février 2025 a déjà été fait).
- ⚠️ Sinao peut rapatrier les PDFs des factures de ventes futures (postérieures à la période concernée) si vous percevez un paiement antérieur à la date de celle-ci (cela peut arriver si, au moment de votre export de février 2025 (nous sommes en mars 2025), vous facturez en date de mars 2025, une facture payée en février 2025).
Factures exclues :
- Sinao exclut les brouillons et celles avec un montant nul (=0).
- Sinao exclut les factures déjà exportées en comptabilité (cela ne devrait pas arriver).

Pour réaliser les écritures comptables du journal des ventes (VE) :

Sinao récupère les comptes de produits de vos lignes de facturation (issues de votre compte comptable par défaut, de votre catalogue et/ou de votre ventilation comptable sur la facture) dans le FEC.
Sinao récupère les informations clients (entreprise ou particulier).
Sinao récupère le compte comptable client attaché au client sélectionné sur la facture et personnalisable (voir sa fiche de contact dans Contacts).
Sinao récupère le compte de TVA collectée attaché au(x) taux sélectionné(s) et personnalisable(s) (voir les paramètres de comptes dans Comptabilité > Paramètres).
Sinao récupère les totaux HT, les totaux de TVA et le total TTC.

2. Les factures d'achats (`purchases`)

Pour réaliser les écritures du journal des achats (AC) ou des opérations diverses (OD) et pour choisir quel(s) justificatif(s) est (sont) à intégrer dans le dossier avec les PDF des Achats :

Période concernée : Sinao intègre uniquement les factures datées entre la date de début de période choisie et la date de fin choisie pour l'export

Remarques 💡
Le mot "datée" = Date d'écriture de la facture = billed_at.
Cette date se voit dans cette colonne Date de la page Achats :
Factures prises en compte :
- Sinao intègre uniquement les factures complétées / ajoutées (=elles ont une ligne sur la page Achats et elles ne sont pas A compléter)
- Sinao intègre seulement les factures qui n'ont pas déjà eu d'écritures comptables donc qui n'ont pas déjà été exportées.
- Sinao intègre les factures ajoutées dans Sinao ou par API pour toutes les conditions répertoriées en 2. quelque soit la technologie utilisée (application, email collecteur, drag and drop)
- Sinao intègre les factures d'achats (AC), les notes de frais salariés (OD) et les indemnités kilométriques (OD).
- ⚠️ Sinao peut rapatrier des factures d'achats passées (antérieures à la période concernée) si elles n'existaient pas au moment du précédent export (cela peut arriver si vous importez, en mars 2025, une facture datée de février 2025 alors que l'export de février 2025 a déjà été fait).
Factures exclues :
- Sinao exclut les factures déjà exportées en comptabilité (cela ne devrait pas arriver)
- Sinao exclut les factures A compléter (=celles qui sont en aperçu en haut de page Achats et listées avec le filtre État > A compléter)

Pour réaliser les écritures comptables du journal des achats (AC) :

Sinao se contente des factures ajoutées en Factures d'achats.
Sinao récupère les comptes de charges (issues du compte choisi dans la case Compte comptable (voire Ventiler si vous aviez plusieurs comptes comptables) que vous avez choisis au moment de la complétion de votre facture
Sinao récupère les informations fournisseurs
Sinao récupère le compte comptable fournisseur attaché au fournisseur sélectionné sur l'achat et personnalisable (voir sa fiche de contact dans Contacts).
Sinao récupère le compte de TVA déductible attaché à l'achat ajouté (voir les paramètres de comptes dans Comptabilité > Paramètres).
Sinao récupère le total HT, le total de TVA et le total TTC.

Pour réaliser les écritures comptables du journal des OD :

Sinao se contente des factures ajoutées en Frais salariés ou Indemnités kilométriques seulement.
Sinao récupère les comptes de charges (issues du compte choisi dans la case Compte comptable (voire Ventiler si vous aviez plusieurs comptes comptables) que vous avez choisis au moment de la complétion de votre NDF ou de votre IK (pour l'IK c'est automatique)
Sinao récupère les informations du salarié
Sinao récupère le compte comptable salariés attaché au salarié sélectionné sur la NDF ou l'IK et personnalisable (421 par défaut, voir l'onglet Salariés du Plan comptable).
Sinao récupère le total HT et le total TTC.

3. Les transactions bancaires ou de caisse (`transactions`)

Pour réaliser les écritures de banque (BQ) :

Période concernée : Sinao intègre uniquement les mouvements payés (received_at) à une date comprise entre la date de début de période choisie et la date de fin choisie

Remarques 💡
Le mot "payés" = Date de la justification = received_at.
Cette date se voit dans cette colonne Date de la page Banque uniquement sur les lignes déjà justifiées ou sur la paiement :
Justificatifs :
- Sinao n'exporte par de justificatifs (= preuves = pièces comme par exemple des factures de ventes ou des factures d'achats) avec les écritures de banques.
- ⚠️ Sinao pourrait rapatrier le PDF des factures de ventes ou des factures d'achats liées à des paiements si celles-ci n'ont pas déjà été exportées (cela ne devrait pas arriver car une facture de ventes ou une facture d'achats devrait toujours porter une date antérieure à la date de paiement donc avoir déjà été exportée). Par contre, si vous avez perçu un paiement d'une facture future alors le PDF de cette facture sera exporté.
Mouvements pris en compte :
- Sinao intègre uniquement les mouvements de sources actives (une banque ou une caisse activée c'est à dire visible sur la page Banque en haut de l'écran).
- Sinao intègre les mouvements des écritures justifiées seulement.
Mouvements exclus :
- Sinao exclut les mouvements synchronisés non justifiés
- Sinao exclut les mouvements justifiés déjà exportés en comptabilité (cela ne devrait pas arriver)

Vous avez d'autres questions en Comptabilité ?

Nous, Sinao, sommes votre relais.
Cependant, pour bien des cas, compte tenu des spécificités de chaque dossier / chaque activité : votre cabinet comptable est votre premier et meilleur référent.

N'hésitez pas à leur faire valider certains aspects !

Conseil national de l'ordre des experts-comptables | Paris

🙋🏽 Si vous n'avez pas de cabinet comptable pour vous accompagner dans la gestion de la comptabilité (conseil, déclaration et production des documents comptables obligatoires) vous pouvez trouver un expert-comptable partenaire de Sinao en cliquant sur votre espace dans Comptabilité > Trouver un expert-comptable.

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Comment fonctionne l'export comptable de Sinao ?