Introduction
Sinao génère automatiquement les écritures comptables de manière incrémentielle depuis le premier jour de gestion dans l'application. Vous pouvez générer vos écritures à tout moment, depuis la dernière génération jusqu'à une date donnée, généralement la fin du mois.
Le processus de génération et d'exportation des écritures comptables peut être effectué par le chef d'entreprise ou par l'expert-comptable, selon l'organisation définie. Ces fonctionnalités sont accessibles à tous les deux dans Sinao.
Choisir son format d'export
Vous pouvez exporter les écritures adaptées à votre régime comptable, que ce soit la comptabilité d'engagement ou la comptabilité de trésorerie. Pour choisir le format :
Allez dans Comptabilité
Sélectionnez Plan comptable
Cliquez sur ⚙️ Paramètres
Cochez la case adaptée
Enregistrez
Générer ses écritures
Pour générer les écritures mois par mois :
Cliquez sur Export comptable en bas à gauche de l'écran.
Cliquez sur Générer pour le ou les mois qui vous intéressent (le mois le plus ancien doit toujours être généré avant le suivant).
Remarques 💡
Générer les écritures ne vous oblige pas à les télécharger, cependant cela va verrouiller tous les documents et toutes les transactions bancaires liés à ces écritures : vous ne pourrez plus modifier ces achats ni annuler ces rapprochements bancaires. Pourquoi ? Pour être certain que l'expert-comptable dispose bien des mêmes données que vous.
Si vous souhaitez modifier ces données, vous devez annuler les écritures et les générer à nouveau en passant votre souris sur la ligne concernée puis en cliquant sur Annuler les écritures
Principe de l'incrémentiel : il est toujours possible dans Sinao de créer des achats pour des dates antérieures à vos exports. Pour fonctionner, la génération des écritures est incrémentielle : elle prend en compte tous les ajouts effectués entre votre dernier export et le moment de la génération.
Par exemple
*Si vous générer un export en mars, puis que vous saisissez un achat au mois de janvier, cet achat sera dans dans le fichier d'avril.
*Idem pour les factures de ventes, si la date est antérieure. Cela devrait cependant moins ou pas se produire.
Annuler les écritures
Pour annuler des écritures :
Survolez la ligne la plus récente de votre génération.
Cliquez sur Annuler les écritures.
Remarques 💡
Lorsque vous supprimez un ensemble d'écritures générées à une certaine date, soyez sûr que votre expert-comptable ne les a pas déjà intégrées.
Si vous supprimez plusieurs périodes et générer à nouveau les écritures, il est fort probable que celles-ci soient différentes des précédentes : la date de la génération a un impact sur le contenu des fichiers d'exports à cause de l'incrémentiel.
Par exemple
-si vous générer un export en mars, puis que vous saisissez un achat au mois de janvier, cet achat sera dans dans le fichier d'avril.
-Cependant, si vous supprimez tous les exports et régénérez toutes les écritures, cet achat sera dans l'export de janvier !
Exporter les écritures
Pour télécharger les écritures générées sur 1 mois
Cliquez sur le bouton bleu à droite de la ligne du mois en question .
Une fenêtre s'ouvre, sélectionnez le fichier adéquat à votre logiciel comptable ou celui de votre expert-comptable.
Chaque export sera sous un format adapté au logiciel cité (norme et format de document) comme par exemple un fichier en .DEX pour Agiris, un fichier en .TRA pour Cegid.
Tout le détail des exports et de leurs formats se trouve dans l'article Quels sont les documents et leurs formats contenus dans l'export comptable ?
Le fichier zip se prépare et se télécharge automatiquement
Enregistrez-le
Remarques 💡
Le format universel (FEC) est compatible avec tous les logiciels.
Les exports FEC de Sinao sont provisoires et peuvent être transmis à l'Administration fiscale.
Demandez à votre expert-comptable le format adapté à son logiciel pour une adéquation parfaite.
Par exemple
si votre expert-comptable utilise CEGID alors cliquez sur la ligne CEGID (.TRA) (vous obtiendrez un export qu'il devra importer)
si votre expert-comptable utiliser ACD alors cliquez sur la ligne ACD (vous n'obtiendrez pas d'export, c'est un envoi direct vers ACD au format attendu par ACD)
si vous préférez ou que l'on vous demande un fichier Excel alors cliquez sur la ligne Format universel (XLS)
etc !
Pour information
Certains logiciels fonctionnement avec les pièces liées aux écritures (comme Agiris, Quadra ou Cegid), il est donc normal d'avoir les pièces au même endroit dans l'export comptable et pas dans un dossier séparé comme dans l'exemple ci-dessous :
Pour le cas où vous auriez besoin d'un dossier séparé avec tous les justificatifs (a priori non mais éventuellement pour une sauvegarde additionnelle de vos éléments de "Gestion") 👉 nous vous conseillons de :
Rendez-vous sur la page Factures (=Ventes, Clients) et/ou la page Achats (=Achats, Fournisseurs).
Filtrez sur la période concernée.
Cochez en masse.
Cliquez sur Télécharger.
Télécharger les écritures sur plusieurs mois
Pour exporter les écritures sur plusieurs mois en un seul fichier :
Après avoir généré tous les mois concernés, cliquez sur Transférer une période en haut de la page Export comptable.
Remplissez le format et la période désirée.
Cliquez sur Exporter. Le fichier zip se prépare et se télécharge automatiquement. Enregistrez-le.
Le fichier zip se prépare et se télécharge automatiquement.
Enregistrez-le.
Contenu des exports
Chaque export contient :
Un fichier d'écritures comptables (brouillard comptable).
Toutes les factures de ventes et d'achats au format PDF.
Toutes les transactions bancaires.
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.