Introduction
Les devis sont peu réglementés.
Les factures sont très réglementées. N'ayez crainte : dans Sinao, les factures émises sont :
conformes à la réglementation en vigueur (ex : Loi anti-fraude à la TVA)
disponibles au format Facture-X selon le profil de données le plus exigeant : le profil fx .n qui comporte :
une partie PDF (que vous voyez)
une partie .xml (que les logiciels traitent)
La réglementation autorise la personnalisation des factures (et des devis) !
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Vous trouverez le nécessaire ci-dessous et si vous avez un autre besoin, dites-le nous via la bulle de chat. Nous nous ferons un plaisir de vous expliquer comment faire.
Template
Le fond de vos devis et de vos factures peut être choisi ! Ce sont nos templates.
Le choix des templates (ici) et les templates existants (ici) font l'objet d'articles à part entière, nous vous invitons à les consulter 👆
Numérotation des devis et factures
Lors de votre première arrivée sur l'éditeur de devis/factures de Sinao, vous pourrez sélectionner le format de numérotation et le numéro auquel vous souhaitez démarrer votre facturation.
Cliquez sur le n° qui s'affiche ou "FAC-0001" si vous arrivez dans Sinao, cela vous ouvrira l'accès au format de numérotation de vos factures comme ci-dessous :
Remarques 💡
Vous pouvez avoir le mois et l'année de la date courante dans le numéro de la facture, il suffit pour cela de sélectionner le format adéquat avec
Format.
Il vous manque un format ?
👉 Demander à notre Service Client via la bulle de tchat, nous pourrons l'ajouter à la liste s'il est conforme à la réglementation française !La
Longueurimpactera le nombre de "0" avant le numéro de votre facture.Exemple : vous indiquez 4 en longueur pour démarrer à la facture 1, Sinao produira 0001. Vous indiquez 3 en longueur pour démarrer à la facture 1, Sinao produira 001.
Il ne faut mettre que des champs fixes en
Préfix
Le compteur (n° de fin) ne pourra jamais été touché (réglementation).
Un
Préfixpeut être changé a posteriori mais privilégiez un choix cohérent dès le départ.La
Longueuret leFormatne devrait pas être changé.
Toutefois 😇 : certaines erreurs peuvent être corrigées par le Service Client sur demande si et seulement si elles n'affectent pas le compteur incrémental et respectent la réglementation française.
Logo
A tout moment vous pouvez ajouter votre logo en cliquant sur "+ Ajouter un logo" :
Vous pouvez aussi modifier le logo en cliquant dessus directement depuis l'éditeur de devis/factures.
Remarques 💡
Si vous ne mettez pas de logo sur vos devis/factures, le nom de votre société apparaîtra en haut à gauche de la facture.
Numéro de lignes et de sections
Pour afficher des numéros à vos sections et à vos lignes (la numérotation est automatique selon le nombre de lignes ajoutées) à vos des et/ou vos factures, il suffit d'ajouter la colonne N° de ligne.
Pour ce faire, cliquer sur l'icône du crayon (Modifier) à gauche de l'entête de colonne depuis l'éditeur de document :
Et cocher N° !
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Le rendu sur vos documents (fonction du template choisir) sera le suivant :
Relevé d'Identité Bancaire
Le RIB à insérer sur les devis/factures est le vôtre et non celui de votre client, il sert à communiquer plus facilement vos informations bancaires à votre client pour faciliter le règlement de la facture ou de l'acompte.
Depuis l'éditeur de facture, vous pouvez ajouter un nouveau en cliquant sur "Créer un nouveau RIB" :
Vous pouvez enregistrer plusieurs RIB et les retrouver ensuite via le menu déroulant "Sélectionner un RIB"
Mentions légales
-Vous pouvez enregistrer des mentions légales personnalisées / vos CGV / des précisions sur votre prestation via l'encart en bas de l'éditeur de devis/facture :
-Vous pouvez cocher la case "Par défaut" pour que ces mentions soient automatiquement remplies pour vos prochains documents :
-Les mentions légales de pénalités ne sont pas modifiables :
Remarques 💡
Vous pouvez cependant moduler les valeurs (cf. encadré rouge ci-dessus) selon votre activité.
-Pour que le pied de page comporte vos coordonnées d'entreprise (exemple ci-dessous) :
> Vous devez renseigner votre numéro SIRET, le numéro de TVA intracommunautaire, vos coordonnées, le nom, etc... directement dans la fiche de votre entreprise accessible en haut à gauche de votre écran dans "Paramètres" (roue crantée)> "Profil de l'entreprise" :
Couleurs
-Vous pouvez modifier les couleurs directement dans l'éditeur de devis/facture en cliquant sur "Couleurs" à droite de l'éditeur de devis/facture :
Modèles
-Vous pouvez enregistrer des modèles ou retrouver vos modèles pré-enregistrés en cliquant sur "Modèles" à droite de l'éditeur de facture :
-Pour utiliser un modèle enregistré lors de l'écriture d'une prochaine facture, cliquez que "Ecrire une facture" puis sélectionner le modèle adéquat :
Remarques 💡
La structure du modèle de facture enregistré (ligne de produit/service, mentions légales obligatoires ajustées de vos valeurs, ...) sera reprise tout en laissant tous les champs modifiables par ailleurs (prix, quantité, volume, délai de paiement...)
Tags
-Vous pouvez utiliser les "Tags" pour catégoriser vos factures :
Pour ajouter un tag :
taper le nom de votre Tag dans Ajouter vos tags
taper "Entrée" sur votre clavier
Remarques 💡
-Ces tags sont souvent utilisés pour scinder les offres, des typologies de clients, des régions, le personnel, ...
-Ces tags peuvent ensuite servir à faire des recherches, retrouver de premiers éléments de statistiques :
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Pour toutes autres questions et/ou demandes de précisions et/ou autres types de modifications, contactez le service client 5J/7 par chat (bulle bleue en bas de votre écran) 😀 !