Introduction
Dans Sinao, il est possible de générer automatiquement ses factures (montant, date, client) après une configuration unique.
La génération automatique de factures est possible pour :
un montant / une échéance fixe : consulter l'article 👉 Comment créer une facture récurrente ?
un (ou des) montant(s) / une (ou des) échéance(s) : consulter l'article ci-dessous
Dans quel(s) cas l'utiliser ?
Un des exemples "type" d'utilisation de la création d'un plan de facturation récurrente est l'échelonnage du paiement d'un contrat, d'une mise en service progressive ou d'un abonnement dont le prix fluctue dans le temps.
⚠️ Dans tous les cas, pour que cela marche, il faut que le plan soit défini et connu d'avance et que les répétitions de factures aient le même intervalle pour que toutes les factures prévues puissent être configurées et donc se générer.
Exemple concret :
👉 2 premières échéances mensuelles à 100 euros (mise en route) puis
👉 3 suivantes tous les mois à 500€ (installation) puis
👉 le lancement de l'abonnement à proprement parler tous les mois à un prix fixe de 50€ jusqu'à la résiliation (abonnement)
> Les montants sont différents
> Les durées des étapes sont différentes
> L'intervalle de répétition est unique (ici : mois mais peut être année, trimestre, ...)
Comment ça marche de façon générale ?
Le plan de facturation récurrente est comme un plan de "modèles" autrement dit :
👉 on créé ou on utilise un modèle déjà enregistré pour chaque étape de son plan.
Remarques générales 💡:
a) Un MODÈLE utilisé dans une facture récurrente est le modèle "source" donc s'il est modifié, l'avantage est que l'étape du plan de facturation récurrente qui utilise ce modèle sera elle aussi automatiquement modifiée ✅ !
Utilisation : le prix de mise en route de vos installations est de 100€ HT en 2021 mais de 105€ en 2024, il suffit de changer le modèle Mise en route de 100€ HT à 105€ HT et toutes vos factures ad-hoc, vos factures récurrentes ou vos plans de facturation récurrente seront automatiquement mis à jour.
b) Les produits ou les services du CATALOGUE utilisés dans vos factures récurrentes sont des copies dont si un produit/service change de prix dans le catalogue : il faudra vous-même le changer dans vos configurations de factures récurrentes ou vos configurations de plan de factures récurrentes.
Comment créer un plan de facturation en détails ?
Cliquer sur la page Factures
Cliquer sur le bouton plus en haut à droite de l'écran
Cliquer sur "Factures récurrentes"
Cliquer sur "+Facture récurrente" pour accéder à l'interface de configuration du plan de facturation
a) Créer vos modèles (sauf s'ils sont déjà crées, dans ce cas : les utiliser en cliquant sur Modèles en haut à droite)
Écrire le contenu de votre premier modèle (Grille + Titre ou que Grille) depuis l'écran des factures récurrentes sur lequel vous êtes suite au point 3. :
Enregistrer ce modèle avec Modèles > Enregistrer comme modèle
Donner un nom à ce modèle et faire OK
Votre modèle est bien enregistré.
Écrire le contenu de votre 2ème modèle depuis la même fenêtre. C'est normal d'avoir l'impression d'écrire sur le premier modèle, mais ce n'est pas lui en quelque sorte, il a été enregistré :
Écrire le contenu de votre 3ème modèle (puis tous les autres utiles) depuis la même fenêtre :
b) Configurer les périodes de génération de ces différents modèles (=étapes)
Configurer la répétition (ici : mois), le status de sauvegarde (ici : Final parce que l'on veut que le n° se génère tout seul) et la date de Prochaine facture le (avec la date de la toute première génération souhaitée (ici 13/02/2024 pour nous).
Cliquer sur Plan de facturation
Ajouter chacun des modèles + leurs dates de fin pour configurer le plan à proprement parler
Cliquer sur Enregistrer la facture pour que l'ensemble du plan de facturation s'enregistre
Comment confirmer que mon plan est bien configuré ?
C'est tout simple
Cliquer sur cette icône :
Prendre connaissance de ce qui s'affiche :
Puis-je supprimer un modèle attaché à une facture récurrente ?
Il n'est pas possible de supprimer un modèle encore relié à des factures récurrentes.
Pour pouvoir supprimer un modèle : vous devez d'abord supprimer la (ou les) facture(s) auquel il est lié.
Est-ce que mes factures issues d'un plan de facturation récurrente seront éditées au format Factur-X ?
Oui, tout à fait ✅ !
Toutes les factures éditées depuis Sinao sont au format Factur-X. Pour preuve, ci-dessous :
Est-il possible de définir une période de facturation sur un plan de facturation ?
Oui ! Il est tout à fait possible de faire s'afficher une période de facturation sur l'ensemble des factures d'un même plan.
Les règles :
La période de facturation doit être identique pour un même plan (période précédente, actuelle ou future)
La façon de nommer la période doit être identique pour un même plan (texte ou date)
Exemple 1 : j'émets mes factures le 13 du mois pour le mois en cours (ici : 02) et je veux que ma période soit affichée en dates de début et de fin de période, je mets :
Remarque 1 💡 : je peux confirmer que la période de facturation automatique est bien configurée car, dans les Détails, je vois écrit "current-dates-period" ce qui signifie "afficher la période de facturation sur la période actuelle sous forme de date"
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Exemple 2 : j'émets mes factures le 13 du mois pour le mois suivant (ici : le mois suivant 02 est 03) et je veux que ma période soit affichée en texte de période, je mets :
Remarque 2 💡: je peux confirmer que la période de facturation automatique est bien configurée car, dans les Détails, je vois écrit "next-text-period" ce qui signifie "afficher la période de facturation sur la période suivante sous forme de texte"
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.