Introduction
Notre conseil : consulter l'article de fonctionnement généraliste Comment fonctionne Zapier avec Sinao ?
Préalable :
avoir paramétrer le Zap pour créer vos clients dans Sinao
si vous travaillez avec des particuliers : Comment créer un client particulier via Zapier ?
si vous travaillez avec des entreprises : Comment créer un client entreprise via Zapier ?
👉 pour que votre facture se créée avec un client rattaché !
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En pratique
A- CONNECTER VOTRE LOGICIEL À SINAO
Accéder à Sinao via Zapier
Cliquer 👉 ici
NB. Si votre logiciel est déjà connecté à Sinao via Zapier, passez en B-
Taper le nom de votre logiciel
Cela sert à vérifier sa disponibilité. Vous avez le choix parmi 6000 logiciels ! Teachable, Shopify, BookingKoala, HubSpot, Woocommerce, Wix, Webflow...
Exemple : dans cet article, nous prendrons comme exemple Teachable.
Connectez-vous à Zapier
Si vous avez déjà un compte.
Si vous n'avez pas de compte Zapier : faites Start free with email ou Start free with Google pour commencer à créer le Zap
Aller dans 1. Trigger et choisir votre logiciel
Cela est utile pour paramétrer que vous voulez que ce soit un évènement dans votre logiciel qui occasionne l'action future.
Aller dans 2. Action et choisir Sinao Latest
Cela est utile pour paramétrer que vous voulez que l'évènement de votre logiciel (choisi en 4.) génère une action dans le logiciel Sinao.
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B- CRÉER VOTRE ZAP POUR LA CRÉATION D'UNE FACTURE DANS SINAO DEPUIS DES DONNÉES (COMMANDES, PAIEMENTS, ...) ISSUES DE VOTRE LOGICIEL
Introduction : le but de ce point B- est de paramétrer l'action spécifique que vous voulez faire se générer dans Sinao (choisi en A-) à partir d'un évènement spécifique de votre logiciel (choisi en A- aussi).
De façon générale : si l'évènement "Nouvelle commande" ou "Nouveau paiement" se déclenche dans mon logiciel alors lancer l'action "Nouvelle facture" dans Sinao.
Dans notre exemple : Si l'évènement :
1- "New Transaction in Teachable" se déclenche dans Teachable alors lancer l'action :
2- "Find - Client in Sinao" puis l'action
3- "Create/Edit - Invoice in Sinao" dans Sinao et enfin l'action
4- "Finalize - Invoice in Sinao"
▶️ Il n'est pas possible ❌ de le faire dans un autre ordre que celui-ci car pour le 3-, vous aurez besoin de la résultante du 2- et pour le 4- de la résultante du 3-.
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Choisir le bon Trigger dans votre logiciel
Choisir le bon évènement de départ
Suivre les instructions de Zapier
Obtenir le tic vert dans l'encadré de votre logiciel
Dans notre exemple, l'évènement (=trigger) déclencheur est "New Transaction in Teachable" :
Choisir l'action Find - Client in Sinao ou Find - Organization in Sinao
Choisir "Find - Client in Sinao" si vos clients sont des particuliers
ou choisir "Find -Organization in Sinao" si vos clients sont des entreprises
Suivre les instructions de Zapier
Obtenir le tic vert dans l'encadré de Sinao
Dans notre exemple, nous travaillons avec des clients particuliers donc l'action souhaitée est celle de la recherche du client particulier et sa création dans Sinao s'il n'existe pas déjà :
Choisir l'action Create/Edit - Invoice in Sinao
Choisir l'action Create/Edit - Invoice in Sinao
Suivre les instructions de Zapier
Obtenir le tic vert dans l'encadré de Sinao
Règles à respecter :
a) METTRE LE TOTAL HT ou LE TOTAL TTC ✋
Pas les deux car le système déduit le TTC si on met le HT ou déduit le HT si on met de TTC sur la base du taux de TVA connu.
b) Les factures ne doivent comporter qu'une seule ligne de facturation
Si vous en avez plusieurs sur votre logiciel de base, les regrouper pour en faire un total)
c) Privilégiez Insert data si vous avez la donnée dans votre logiciel.
Si vous n'avez pas la donnée : éventuellement écrire en dur le taux de TVA par exemple si le % de TVA est toujours le même (ex : 20).
Idem pour le délai de règlement : si la donnée n'est pas dans votre logiciel, écrire en dur en manuel dans la case le délai de règlement (ex : 30)d) Tous les champs sont requis ⚠️ pour générer une facture complète SAUF :
Titre de la facture
Description
Mention legal
Nom du client, Adresse, Ville, Code postal et Pays (car déjà contenu dans votre client)
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C- CRÉER VOTRE ZAP POUR CONFIRMER AUTOMATIQUEMENT LA FACTURE CRÉÉE EN B- DANS SINAO
Le but de ce zap est d'aller au-delà de la création de facture que vous avez établie automatiquement avec l'action Create/Edit - Invoice in Sinao précédemment.
Pour cela, vous devez :
Choisir l'action Finalize - Invoice in Sinao
Suivre les instructions de Zapier
Remplir les 2 champs requis
iD de l’application Sinao (logiciel)
iD de la facture Sinao
Obtenir le tic vert dans l'encadré de Sinao
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D- CRÉER VOTRE ZAP POUR ENVOYER AUTOMATIQUEMENT LA FACTURE CRÉÉE EN B- ET CONFIRMÉE EN C- A VOTRE CLIENT
Le but de ce zap est que vous n'ayez pas besoin d'aller dans Sinao pour cocher la facture et l'envoyer à votre client mais que, parce que créée (B-) et finalisée (C-), elle s'envoie directement à votre client.
Pour cela, vous devez :
Choisir l'action Send - Invoice in Sinao
Suivre les instructions de Zapier
Remplir les 2 champs requis
iD de l’application Sinao (logiciel)
iD de la facture Sinao repris de l'action précédente
Email du client
Référence de la facture repris de l'action précédente
Montant total de la facture repris de l'action précédente
Date d'écriture de la facture reprise de l'action précédente
Obtenir le tic vert dans l'encadré de Sinao
Remarques :
-les éléments de n° de facture, montant, etc... sont requis car il y a un template de mail configuré par Sinao. Ces données vont ainsi venir complétées le template avec les infos qui concernent votre client.
-il est intéressant de mettre votre email dans Email en copie pour recevoir une preuve de la réussite de l'envoi par email en automatique à votre client !
Exemple :
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.