Important

L'importation d'anciennes factures (factures impayées au moment de votre démarrage sur Sinao) est essentielle pour garantir la continuité de votre comptabilité. Ces factures peuvent concerner aussi bien vos ventes que vos achats. Cependant, il est important de noter que l'importation dans un logiciel de gestion comme Sinao, et non dans un logiciel de production comptable, est plus adaptée pour un suivi efficace.

Dans cet article, nous vous guiderons à travers les étapes simples pour importer vos anciennes factures dans Sinao et gérer celles-ci efficacement.

Information ❗️Cet article peut être transposé à l'import régulier de factures (si vous en faites dans un (ou des) autre(s) logiciel(s). Dans ce cas, la chose à retenir est que : les factures importées auront leur(s) propre(s) série(s) de n°, les factures de Sinao auront la leur.

Pour cet import régulier 👉 pensez bien à faire la reconnaissance de clients pour que cela ne créé pas de comptes clients à chaque fois !

A. Comment importer une facture (PDF, JPG, etc.) dans Sinao ?

Si vous avez une facture antérieure à votre activation sur Sinao, voici les étapes pour l’importer :

Préparez votre facture : Vérifiez que la facture est enregistrée sur votre ordinateur (au format PDF, JPG ou autre). Si ce n'est pas le cas, enregistrez-la. 📂
Accédez à l'onglet "Factures" : Connectez-vous à votre compte Sinao, puis cliquez sur l’onglet "Factures" dans le menu principal. 💻
Cliquez sur la roue crantée : En haut à droite de l'écran, cliquez sur la roue crantée ⚙️ et sélectionnez "Importer une facture (PDF, JPG...)".
Sélectionnez votre fichier : Cliquez sur "Choisir un fichier", puis sélectionnez le fichier de la facture à importer depuis votre ordinateur. 📄
Remplissez le formulaire : Complétez les informations demandées pour cette facture, telles que le montant HT, le taux de TVA et le numéro de facture. 💵

Remarque :
- Numéro de facture : Si le numéro de facture est déjà utilisé, ajoutez un "-2" pour éviter les doublons. 🔄
- Ventilation de la TVA : Si plusieurs taux de TVA sont appliqués sur la facture, veillez à ventiler correctement chaque ligne. Si vous avez un seul taux, il suffit d’indiquer le total HT. 📊

B. Importer plusieurs factures (via fichier Excel/CSV)

Pour importer plusieurs factures d'un coup, suivez ces étapes :

Préparez votre fichier CSV :
Assurez-vous d'avoir un fichier CSV avec toutes les informations nécessaires pour chaque facture. Utilisez notre modèle CSV pour une structure correcte. Chaque colonne doit correspondre à un champ spécifique, par exemple :
- Numéro de facture
- Montant HT
- TVA applicable
- Identifiant client 🧾

Si tel n'est pas le cas et que vous voulez importer en masse, compilez vos factures dans un seul document (pour compiler ce document, utilisez le modèle CSV qui est fourni et dont les colonnes s'organisent comme suit :

Vérifiez vos données :
- Si les numéros de factures sont similaires à ceux déjà présents dans Sinao, ajoutez un suffixe (-2, -3...) pour éviter les doublons. 🔢
- Si vous n'avez pas encore renseigné les comptes comptables, vous pourrez le faire après l'importation en masse.
  
  Privilégiez l'utilisation de l'identifiant client inclus dans Sinao pour la reconnaissance de vos client concernés par les factures en cours d'import (colonne prévue à cet effet). En effet, cela réduit totalement la possibilité que votre client ne soit pas reconnu à l'import parce que son nom a mal été reporté :
Pour connaître l'identifiant de vos clients, il suffit d'aller dans Contacts > leur fiche > Comptabilité > Identifiant client 👌

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Dans Sinao :

Accédez à l'onglet "Factures" : Cliquez sur l'onglet "Factures" puis sur la roue crantée ⚙️ pour sélectionner "Import CSV".
Importez le fichier CSV :
Cliquez sur "Importer un fichier", sélectionnez votre fichier CSV, puis mappez les colonnes de votre fichier avec celles demandées par Sinao. 🔌
Finalisez l’import : Une fois l’import terminé, vous pourrez ajouter des pièces jointes 📎 à chaque ligne de facture importée, si nécessaire.

Si vous le souhaitez, vous pourrez ensuite ajouter chacune de vos factures en pièces jointes sur chaque ligne de facture importée.

C. Gérer l’import de factures partiellement payées

Il est tout à fait possible de gérer des factures partiellement payées dans Sinao. Voici comment procéder :

Importez la facture complète : Comme pour les autres factures, commencez par importer la facture dans son intégralité, en spécifiant le montant total. 📥
Indiquez le règlement partiel : Après l’importation de la facture, cliquez sur la facture concernée et sélectionnez "Indiquer comme payée". 💸
Saisissez le paiement partiel :
- Choisissez le mode de règlement (par exemple, "espèces").
- Indiquez le montant déjà payé et la date de paiement. 📅
Validez : Cliquez sur "Valider", et le montant restant dû apparaîtra clairement dans votre listing de factures. ✅

Astuce :

Utilisez la fonction "Tag" pour marquer ces factures si elles sont partiellement payées ou concernent plusieurs exercices comptables. Cela vous permettra de mieux les suivre au sein de votre logiciel de gestion. 🎯

Importer vos anciennes factures dans Sinao est un processus simple et rapide qui vous permet de maintenir un suivi comptable précis et à jour. Que ce soit une facture individuelle ou une importation massive via fichier CSV, Sinao facilite la gestion des factures anciennes et impayées, et vous offre les outils nécessaires pour un suivi optimal. Pensez à bien vérifier vos données et à utiliser les fonctionnalités comme l’ajout de "Tags" pour une gestion encore plus fluide de vos documents. 📈

D- Utiliser l'import pour vos imports réguliers de factures d'autre(s) logiciel(s)

Le fonctionnement est le même que décrit dans A-.

La seule chose est que, comme c'est régulier, à partir de la deuxième fois où une facture concerne un même client, Sinao va vous proposer une correspondance de client (qu'il reconnaît) pour que :

une nouvelle fiche client ne soit pas créée
les statistiques ne soient pas perdues dans plein de fiches
un compte comptable client ne soit pas créé à chaque fois

Vous aurez un écran complémentaire comme ci-dessous :

Il vous donne accès à la confirmation de la correspondance :

client par client : actionner le curseur en vis à vis de la ligne du client concerné si vous voulez procéder de façon unitaire
en masse : actionner alors le curseur SÉLECTIONNER TOUS

Le fonctionnement "En masse" SÉLECTIONNER TOUS permet que toutes les nouvelles factures que vous êtes en train d'importer soient rapprochées des clients déjà existants que Sinao vient de reconnaître grâce à leur nom (Entreprises) ou leur nom/prénom (Particuliers) !

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