Introduction
Tous les types de contacts peuvent être crées dans Sinao
Professionnel (se crée en Entreprise dans Sinao)
Entité publique (se crée en Entreprise dans Sinao)
Particulier (se crée en Particulier dans Sinao)
Les associations intègrent le type Professionnel et peuvent bien être rentrées dans Sinao.
Source : Tout savoir sur la facturation
La création de contact "Entreprises" est automatisée 😇 !
avec la base INSEE intégrée dans Sinao pour le type Professionnel (associations, entreprises privées)
avec l'annuaire CHORUS PRO intégré dans Sinao pour le type Entité Publique
Vous pouvez créer des nouveaux contacts directement
depuis l'éditeur de devis (page Devis) s'il s'agit d'un prospect ou d'un client pour lequel vous êtes en train rédiger une devis,
facture (page Factures) s'il s'agit d'un client pour lequel vous êtes en train rédiger une facture,
depuis la complétion d'un achat (page Achats) s'il s'agit d'un fournisseur pour lequel vous êtes en train de compléter une facture,
depuis l'onglet Contacts (prospect, client ou fournisseur)
Conseil Sinao 😇
- NE CRÉEZ PAS VOS CONTACTS PAR ANTICIPATION -
Gagnez du temps en créant vos nouveaux contacts au moment où il y a une situation administrative ou commerciale à gérer.
C'est à dire ? Depuis la page Devis, Factures ou Achats et non Contacts.
Les définitions utiles pour utiliser le répertoire de contacts de Sinao
CONTACTS : un prospect, un client ou un fournisseur (qu'il soit Particulier ou Entreprise)
ÉTABLISSEMENT : un site, une adresse postale de facturation a minima
DESTINATAIRE : un référent, une adresse email de facturation a minima
Les autres éléments importants à connaître avant de commencer
▶️ Pour travailler efficacement côté Ventes (Devis & Factures) dans Sinao : un contact possède au moins un établissement dans lequel on trouve au moins un destinataire !
▶️ La configuration du logiciel vous incitera (sans vous l'imposer dans certains cas) à bien renseigner vos fiches avec une raison sociale, une adresse, un email et des informations juridiques !
💡Privilégiez la connexion aux annuaires des entreprises et autres outils de référencement intégrés à Sinao pour gagner du temps et de la qualité dans cette saisie administrative !
▶️ Pour rappel, dans cet article, nous verrons comment créer/ajouter un contact particulier et un contact entreprise depuis la page Contacts mais cela fonctionne à l'identique en termes de création sur :
la page Devis,
la page Factures,
la page Achats,
et c'est beaucoup plus fluide de passer par les pages !
Ajouter un contact particulier
Il faudra au minimum renseigner le nom et l'adresse complète de la personne = informations minimales nécessaires pour établir un devis ou une facture.
Pour cela :
Cliquer sur Contacts
Cliquer sur Nouveau particulier :
Un formulaire s'ouvre, le compléter puis cliquer sur "AJOUTER" :
Remarques 💡
Le contact "particulier" est créé et se retrouve dans la liste de "Contacts".
S'il ne lui ait pas rattaché de documents (facture), il ne lui ait pas affecté de relation avec votre entreprise :
A termes, il sera soit prospect, soit prospect / client, soit fournisseur.
Ajouter un contact entreprise (société privée, entité publique ou association)
Information
Sinao est connecté à la base INSEE référençant toutes les entreprises et les association françaises et Sinao est connecté à l'annuaire des entités publiques de CHORUS PRO.
Vous pouvez facilement rechercher une organisation dans ces deux bases et importer directement la fiche de votre contact dans Sinao (Option 1).
Avantage de la création automatique
Import automatique de données dans votre compta Sinao
Gain de temps
Conformité réglementaire
si entité publique Complétion automatique du .xml au moment du dépôt automatique sur Chorus Pro
Astuce
Pour rechercher une entreprise et l'importer automatiquement : vous pouvez mettre son nom (1) ou son SIREN/SIRET (1) :
Remarques 💡
- il peut être plus rapide de saisir son numéro SIREN (si le nom est relativement commun)
- pour connaître facilement le SIREN de votre client, ayez le réflexe de consulter 👉 l'ANNUAIRE DES ENTREPRISES qui est le site institutionnel de référence pour vérifier les informations légales des entreprises françaises
- votre saisie permet à Sinao d'interroger l'INSEE ou l'annuaire des entités publiques Chorus Pro (la base qui est choisie est invisible du côté de l'utilisateur)
Pour enregistrer une entreprise qui n'est pas immatriculée en France ou pour laquelle vous souhaitez enregistrer les informations sous un format précis : préférer "Créer une entreprise manuellement" (Option 2).
Comment faire ?
Option 1 : Par notre base de données (issue de l'INSEE et Chorus Pro)
Cliquer sur Contacts
Cliquer sur "Nouvelle entreprise" :
Un formulaire s'ouvre, le compléter :
Remarque 💡: vous pouvez même écrire le SIREN / SIRET dans le champ Nom (raison sociale) et ça marchera aussi !
Si l'entreprise publique ou privée ou association a été trouvé, sa (ou ses) localisation(s) est proposée en dessous : cliquer dessus s'il s'agit bien de l'entreprise que vous voulez ajouter :
La nouvelle organisation est alors intégrée à la liste des entreprises de l'onglet "Contacts".
Option 2 : Par la création manuelle
Procédez comme l'Option 1 jusqu'à l'étape 2, puis :
Cliquer sur "Créer une entreprise manuellement" :
Un formulaire s'ouvre, le compléter en une ou plusieurs fois puis cliquer sur "AJOUTER"
(Pour enregistrer le contact dans la liste, la partie 1 est obligatoire. Vous pourrez ensuite ajouter/modifier des informations via la fiche de contact)
Attention ⚠️
Si le client est public, le nom ne peut être approximatif, il doit impérativement être celui listé dans la colonne Raison sociale de l'annuaire des entités (ici) publiques et reporté dans Nom et Nom de facturation.
Pour en savoir + : lire 👉 le 9- de FAQ - Chorus Pro
La nouvelle entreprise est ainsi créée et se retrouve dans la liste des "Contacts".
Important tous clients ✔️
Compléter a minima les mentions légales obligatoires de contact :
-nom
-adresse complète
-n° d'identification de la TVA (si redevable)
Nous vous conseillons cependant de compléter la fiche de contact au maximum de ses possibilités : SIREN, code NAF, forme juridique, nom de facturation.
Ensuite : vous pourrez ajouter un (ou des) destinataires au sein de chacun des établissements (=adresses de facturation) de votre contact !
Impératif clients publics ✔️
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.