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Comment gérer les notes de frais et/ou les indemnités kilométriques ?

Notes de frais I Calcul Indemnité kilométrique I Salariés et dirigeants I MÀJ 07/05/2025

Quentin Rozados avatar
Écrit par Quentin Rozados
Mis à jour cette semaine

Introduction

Avec la sortie de la nouvelle interface de Sinao en juin 2024, la gestion des notes de frais et des indemnités kilométriques est simplifiée et optimisée. La gestion comptable est améliorée grâce à une entrée séparée depuis l'option "+ Ajouter des achats".


Gestion des notes de frais et des indemnités kilométriques

Les factures fournisseurs, les notes de frais (tout type et kilométriques) des salariés et des dirigeants sont gérées sur l'onglet "Achats" avec des modules dédiés :

  1. Facture d'achat

    • Toutes les factures fournisseurs

    • Tous les achats et les notes de frais (NDF) et les indemnités kilométriques (IK) du dirigeant

    • Justificatif fourni par l'utilisateur

  2. Frais salariés

    • Les NDF des salariés

    • Justificatif fourni par l'utilisateur

  3. Frais kilométriques

    • Les IK des salariés

    • Justificatif fourni par l'utilisateur, avec preuve générée par Sinao (via Maps) et calcul conforme aux barèmes en vigueur

A SAVOIR 📌 I Le rapprochement bancaire de toutes les options disponibles sous Achats se gère à l'identique d'un rapprochement d'achat classique : la pièce (= une ligne sous Achats) est à lier au paiement (Banque ou Caisse) :

Dans l'article ci-dessous, nous utiliserons

  • l'acronyme NDF pour Notes De Frais et,

  • les lettres IK pour les Indemnités Kilométriques

NDF - Information de gestion pour un dirigeant vs pour un salarié

Dirigeant

  • Ajouter les justificatifs sur l'onglet "Achats"

  • Choisir le fournisseur concerné pour une note de frais réalisée avec le compte bancaire professionnel du gérant

  • Choisir le compte comptable correspondant au type de dépenses

Salarié

  • Ajouter les justificatifs sur la page "Achats" si les droits sont attribués

  • Pas de gestion spécifique pour le salarié en dehors de cette action

Remarques Importantes 💡

  1. Un salarié ne voit que ses propres documents si les droits ne permettent pas l'accès aux documents de tout le monde.

  2. Chaque pièce doit être ajoutée individuellement pour éviter les risques de non-conformité avec les obligations fiscales, minimisant ainsi les risques de redressement par l'URSSAF.
    ​

IK - Comment faire en pratique ?

Étapes pour le collaborateur ou la personne en charge

Vigilance ! Seule la dernière IK enregistrée dans Sinao peut être modifiée ou supprimée. Toutes les IK précédentes restent figées.

  1. Préparation

    • Connaître la puissance fiscale du véhicule (indiquée sur la carte grise, case P6).

  2. Dans Sinao

    2a) Saisie de l'IK

    • Aller dans "Achats"

    • Cliquer sur "Ajouter des achats"

    • Cliquer sur "Frais kilométriques"

    • Remplir les informations nécessaires ci-dessous*

    • Vérifier vos saisies

    • Cliquer sur "Valider"

    2b) Rapprochement bancaire de l'IK

    • Aller dans Achats

    • Cliquer sur la ligne de l'IK

    • Cliquer sur Indiquer comme payée

    • Se mettre sur l'onglet Banque (si le paiement a été fait via le compte en banque ou Caisse (si le paiement a été fait en Espèces)

    • Choisir la transaction correspondante

    • Cliquer sur "Valider"

    Comme tous les rapprochements bancaires, il est aussi possible de passer par la page Banque et sélectionner l'IK.

    ---

    *Les informations nécessaires

    Astuce Sinao 😇 I Voir la capture ci-dessous.
    Commencer par 1 puis 2. Enfin, le reste des champs disponibles en fonction des 2 options de gestion des frais kilométriques :

    1.

    Salarié : sélectionner la personne concernée

    Date : indiquer la date de réalisation du trajet

    Motif du déplacement : indiquer le nom du projet / client ou n'importe quel signe distinctif qui vient prouver que le déplacement a été réalisé pour l'activité professionnelle (idéalement : disposer d'une nomenclature au sein de votre entreprise pour que dirigeant et salarié adoptent la même saisie)
    ​
    2.

    Calcul de distance automatique :

    • Option #1 - Activé : à utiliser lorsque vous voulez que la saisie de votre adresse de départ et d'adresse d'arrivée en A-R ou non calculent automatiquement la distance parcourue.
      - Le champ "Distance (km)" est alors inaccessible.
      - La case Aller- retour est accessible.
      - Les champs "Type de véhicule", "Puissance fiscale" et "Tags" restent disponibles.
      - Le champ "Montant" est automatiquement calculé à partir de toutes les autres informations.
      ​

    • Option #2 - Désactivé : à utiliser lorsque vous voulez saisir vous-même une distance totale parcourue (ex : vous réalisez de multiples trajets au cours d'une même journée et, sans système d'étapes intégré, vous ne souhaitez pas multiplier le nombre de saisie d'IK dans Sinao). Est l'équivalent d'un mode de saisie manuel.

      - Le champ "Distance (km)" est accessible.
      - La case Aller- retour est accessible.
      - Les champs "Type de véhicule", "Puissance fiscale" et "Tags" restent disponibles.
      - Le champ "Montant" est automatiquement calculé à partir de toutes les autres informations.

    Schéma - Les 2 options de calcul du montant de l'IK

    3. Les autres champs

    • Si "Calcul de distance automatique" est DÉSACTIVÉ (Option #2)

      • Type de véhicule : sélectionner le type parmi Voiture, Voiture 100% électrique ou Deux-roues

      • Puissance fiscale : sélectionner votre puissance fiscale

      • Distance (km): saisir le nombre de km total

      • Tags (facultatif) : créer ou sélectionner le Tag (interne à Sinao)

    • Si "Calcul de distance automatique" est ACTIVÉ (Option #1)

      • Aller-retour : cocher pour que le calcul multiplie par 2 la distance du trajet de l'adresse de départ à l'adresse d'arrivée ou décocher pour que seul l'aller (une fois) soit pris en compte

      • Adresse départ : saisir les premiers caractères de votre adresse puis la sélectionner dans le menu déroulant

      • Adresse arrivée : saisir les premiers caractères de votre adresse puis la sélectionner dans le menu déroulant

      • Type de véhicule : sélectionner le type parmi Voiture, Voiture 100% électrique ou Deux-roues

      • Puissance fiscale : sélectionner votre puissance fiscale

      • Tags (facultatif) : créer ou sélectionner le Tag (interne à Sinao)

    Dans les 2 cas, la case Montant (€) se remplit automatiquement des autres infos saisies.​
    ​

A savoir IK ⚠️Tous les champs sont obligatoires sauf Tags car tous sont requis par la règlementation française.
Certains comme Distance (km), Type de véhicule et Puissance fiscale rentrent même directement dans le calcul du montant de l'indemnité kilométrique !

IK - Autres remarques importantes 💡

  • Le montant d'indemnité kilométrique est automatisé dans Sinao et conforme à l'article de impots.gouv Tout savoir sur le barème des frais kilométriques. Nous vous invitons à aller sur le lien régulièrement mis à jour ci-dessous :

  • Les barèmes intégrés à Sinao et révisés lors de la re-parution de cet article le 16/01/2025 sont ceux accessibles ci-dessous dans le tableau :


    ⚠️ Toutes les valeurs de 1km à au-delà de 20000km sont intégrées à Sinao. Les paliers se franchissent un à un.

  • Pour que le barème qui vous correspond soit appliqué, comme indiqué plus haut, il est nécessaire de choisir :

    • le bon Type de véhicule ET

    • la bonne Puissance fiscale !

  • Le module de Sinao intègre les barèmes applicables aux véhicules électriques. A noter : une majoration de 20% est appliquée sur l'indemnité kilométrique (IK) pour les véhicules électriques (Voiture 100% électronique dans Sinao) par rapport aux voitures thermiques (Voiture dans Sinao).

  • Les véhicules hybrides sont associés au Type Voiture dans Sinao.

  • Le montant des IK est calculé annuellement par salarié. Lorsque plusieurs IK sont enregistrées dans l'année, un système de paliers s'applique (voir le tableau de barème fiscal et le détail de la méthode ci-dessous).

  • La méthode de calcul des IK intégrée à Sinao est la méthode "au fil de la distance parcourue".
    ​

    Prenons un premier exemple avec une une voiture à 6CV qui parcourt 25000 km sur une année :

    • Pour les 5 000 premiers km : 5 000 x 0,665 = 3 325 euros ;

    • Pour les 15 000 km suivants : (15 000 x 0,374) + 1 457 = 7 067 euros ;

    • Pour les derniers 5 000 km : 5 000 x 0,447 = 2 235 euros.


    ​Prenons un deuxième exemple d'une voiture à 5CV qui parcourt 5200km sur une année comme suit :

    • 1/01/2024 : 200km : 200 x 0.636 = 127 euros

    • 10/01/2024 : 4000km : 4 000 x 0.636 : 1 272 euros (la personne en est toujours au premier palier sous 5 000 km)

    • 03/03/2024 : 800 x 0.636 (pour atteindre les 5 000km du premier palier) + 200 x 0.357 + 1395 € (bonus annuel unique) = 508,80 € + 71,4 € + 1 395 € = 1 975 euros

  • Les détails du calcul sont affichés au moment de la saisie et dans le PDF généré. Le total de KM réalisé (depuis la début de l'année) à la date de génération du PDF est inclus dans le PDF. Il est important de vérifier les saisies AVANT la confirmation avec Valider.

  • Conformément aux règles en vigueur, le bonus annuel ne peut être appliqué qu'une seule fois par an.

  • Pour les trajets aller-retour dans le cadre d'un calcul automatique activé : cocher la case "Aller-retour" pour que le trajet soit x par 2 🚗

  • Rappel I Lorsque vous gérez des tournées ou des étapes multiples : passer en mode manuel c'est à dire avec "Calcul automatique IK DÉSACTIVÉ" !

  • Sinao génère automatiquement un PDF récapitulatif de l'indemnité kilométrique. Il peut être téléchargé avec Télécharger ainsi, lorsque vous re-facturez vos frais aux clients ou lorsqu'il est nécessaire de fournir une preuve à votre client pour une prise en charge, vous disposez du document que vous pouvez ensuite ajouter en PJ lors de l'envoi de votre facture de ventes !


    Pour savoir comment se servir du PDF et refacturer vos frais aux clients 👉 Comment refacturer des frais aux clients ?


NDF - Comment faire en pratique ?

1️⃣ Pour ajouter une note de frais

  1. Aller dans "Achats"

  2. Cliquer sur "Ajouter des achats"

  3. Cliquer sur "Note de frais"

  4. Compléter et vérifier la reconnaissance de la pièce par l'OCR

  5. Sélectionner le collaborateur concerné

  6. Choisir le fournisseur, la date, le montant, la TVA, et le type de frais

  7. Choisir le compte comptable adapté (compte 625x)

  8. Cocher la case "Réglé par le collaborateur"
    ​

⚠ Les notes de frais en compte-courant ne sont pas encore gérées par Sinao.

2️⃣ Pour rembourser les frais engagés

Réaliser les remboursements via la banque sur le compte bancaire du salarié ou du dirigeant.

3️⃣ Pour indiquer le règlement

  • Depuis la page Achats

  1. Cliquer sur la ligne correspondante aux frais dans "Achats"

  2. Cliquer sur "Indiquer comme payée"

  3. Choisir la transaction correspondante au remboursement comme ci-dessus dans Banque (si vous payez par CB ou virement depuis votre compte bancaire) ou Caisse (si vous payez en Espèces)

  4. Cliquer sur "Valider"

  5. Vérifier que l'état "Réglé" soit présent dans la liste des achats

  • Depuis la page Banque

  1. Cliquer sur la ligne correspondante au paiement

  2. Justifier

  3. Cliquer sur l'onglet Achats

  4. Choisir la ligne de l'achat correspondant

  5. Valider

  6. Vérifier que l'état "Réglé" soit présent dans la liste des achats

Remarque 💡 :

  • Si le remboursement est unique pour plusieurs factures/justificatifs de frais, alors faire le rapprochement depuis la page Banque de façon à pouvoir sélectionner tous les justificatifs !

  • Le rapprochement bancaire d'une NDF est identique à la gestion d'un rapprochement bancaire d'un achat (et d'une IK).

IK - Suivi de la gestion dans Sinao

Lorsqu'une indemnité est rentrée dans Sinao, tout comme un achat ou une NDF, il n'est pas nécessaire de télécharger et encore moins de se remémorer ce que l'on a saisi.

L'ensemble des données est accessible :

  • sur l'image générée automatiquement par Sinao (téléchargeable)

  • dans le bandeau vertical après avoir cliqué sur l'IK (ou la NDF ou l'achat) au niveau de Informations :

S'il y a eu une erreur de saisie (ex : vous étiez en deux-roues et non en voiture alors cliquer sur Modifier si l'IK n'a pas encore été exportée en Comptabilité.

NDF & IK- Traitement comptable dans Sinao

▶️ Techniquement pour les NDF

Lorsque qu’une note de frais (Frais salariés) est ajoutée :

  • Montant total TTC en compte 421 "Personnel - Rémunérations dues" (crédit)

  • Montant HT dans un compte 625x spécifique (débit)

  • Montant de TVA dans le compte de TVA déductible

Lors du rapprochement des factures avec la transaction de remboursement :

  • Montant total TTC en compte 512 (crédit)

  • Montant total TTC en compte 421 (débit)

▶️ Techniquement pour les IK

Lorsque qu’une indemnité kilométrique (Frais kilométriques) est ajoutée :

  • Montant total TTC en compte 421 "Personnel - Rémunérations dues" (crédit)

  • Montant TTC en compte 6251 (débit)

    (Il n'y a de TVA 😇 sur les IK)

Lors du rapprochement des factures avec la transaction de remboursement :

  • Montant total TTC en compte 512 (crédit)

  • Montant total TTC en compte 421 (débit)

▶️ Visuellement

  • Le compte comptable attaché au salarié qui a eu les frais est 421.
    ​Ce compte est visible dans Comptabilité > Salariés.

  • Le compte comptable attaché à l'IK ou à la NDF attaché à la pièce justificative (NDF ou IK) est 625x (x pour ses déclinaisons).
    ​Ce compte est visible dans Achats > ligne de la pièce > Informations > Compte comptable.

NDF & IK - Ajouter un salarié dans Sinao

Si un salarié ne se trouve pas dans Sinao :

  1. Aller dans "Comptabilité"

  2. Cliquer sur l'onglet "Salariés"

  3. +Nouveau compte

    Dans Sinao, un compte salarié est caractérisé par :

    • le Prénom Nom du salarié,

    • son Compte comptable (421 par défaut).

    • la Puissance fiscale intègre aussi ses caractéristiques pour permettre le pré-remplissage de l'IK mais, contrairement aux 2 premières, n'est absolument pas figée. La puissance fiscale réelle du véhicule utilisé par le salarié est redemandée dans chaque IK.

Vous avez d'autres questions en Comptabilité ?

Nous, Sinao, sommes votre relais. Cependant, pour bien des cas, compte tenu des spécificités de chaque dossier / chaque activité : votre cabinet comptable est votre premier et meilleur référent.

N'hésitez pas à leur faire valider certains aspects !
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Conseil national de l'ordre des experts-comptables | Paris

🙋🏽 Si vous n'avez pas de cabinet comptable et que vous en ressentez le besoin pour vous accompagner dans la gestion de la comptabilité (conseil, déclaration et production des documents comptables obligatoires) : vous pouvez trouver un expert-comptable partenaire de Sinao en cliquant ci-dessous :

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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.

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