Introduction
Une comptabilité d'engagement, en opposition à la comptabilité de trésorerie, implique, entre autre, l'utilisation de comptes de tiers* pour les clients et les fournisseurs pour comptabiliser les factures.
- Si vous dépendez d'une comptabilité de trésorerie, cette article ne vous concerne pas. Nous vous invitons à lire l'article suivant 👉 Comment faire de la comptabilité de trésorerie ?
- Si vous ne savez pas de quelle comptabilité vous dépendez, nous vous invitons à voir avec votre cabinet comptable. Si vous n'en avez pas, nous vous invitons à lire l'article suivant 👉 Comment faire sa comptabilité soi-même ? (partie 1️⃣ : Connaître vos obligations comptables)
Comment ça marche ?
Pour que l'export (ou envoi) comptable en comptabilité d'engagement soit complet et n'ait pas à être retouché par le cabinet comptable dans son logiciel de production comptable :
👉 il y a une configuration (1) et des bonnes pratiques spécifiques (2) à respecter.
Vous les trouverez ci-dessous.
Avant même de les suivre, n'oubliez pas de suivre les points 1 à 10 de l'un des guides de démarrage adapté à votre situation :
GUIDE DE DÉMARRAGE (nouvel utilisateur, nouvelle activité) ou
GUIDE DE TRANSFERT (nouvel utilisateur, activité passée existante)
Ensuite, vous pouvez passer à ce qui suit :
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Configuration
Il y a une configuration importante.
Durée : 1 minute.
1/ Plan comptable : créer des comptes auxiliaires pour les comptes de tiers dans Sinao
Aller dans "Comptabilité"
Cliquer sur "Plan comptable"
Cliquer sur "Paramètres"
Une page s'ouvre, aller dans la partie "Comptes auxiliaires" pour le paramétrage désiré :
Cliquer sur "ENREGISTRER" en bas de page pour valider les modifications
Rq. Si vous utilisez des préfixes pour les comptes auxiliaires, vous pouvez aussi les paramétrer ici.
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Bonnes pratiques
Il y a 4 bonnes pratiques à connaître.
Temps de lecture : 5 minutes.
2/ Rapprochements bancaires : vous ne devez pas créer de catégorie pour des dépenses fournisseurs
Sinao calcule la TVA déductibles à partir des données que vous avez entré dans vos achats.
Si vous catégorisez une transaction fournisseur en "Banque" directement avec une "Catégorie" et non avec la facture d'achat, Sinao ne vous calculera pas la TVA et vous ne pourrez pas la récupérer.
Si vous avez perdu le justificatif, pendant le rapprochement dans "Banque" :cliquer sur "Achats"
cliquer sur "Ajouter un justificatif"
cliquer sur "Saisir sans document".
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Exemple de mauvaise utilisation ❌
Une note de restaurant est une dépense fournisseur, à la différence des salaires*, cotisations sociales* ou encore des emprunts*.
Ces dépenses ne doivent pas être catégorisées via l'onglet "Catégorie", sinon elles seront comptabilisé sans compte de tiers ni calcul de la TVA.
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Exemple de bonne utilisation ✅
Cliquer en "Banque" sur le paiement réalisé (CB restaurant ci-dessus) puis sur l'onglet "Achats" pour aller récupérer le justificatif stocké ou pour l'ajouter via "+Ajouter un justificatif". Dans un cas, comme dans l'autre, la dépense est considérée comme un achat fournisseur donc il y a prise en compte du compte de tiers et calcul de la TVA !
3/ Ajout des factures d'achats : il ne faut pas négliger la catégorisation en "Service" ou "Produit"
Comme précédemment, Sinao calcule la TVA déductibles à partir des données que vous avez entré dans vos achats.
Or, la récupération de la TVA*, ne s'effectue pas au même moment qu'il s'agisse d'un produit ou d'un service, d'où l'importance majeure de cette saisie.
*la TVA est déductible lorsqu'elle est devenue exigible chez votre fournisseur c'est à dire à la date de paiement pour les services (= prestations) et à la date de facture pour les produits (= achats de biens).
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Exemple de bonne utilisation ✅ :
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Exemple de mauvaise utilisation ❌ :
😇 1/ et 2/ Vous pourrez ainsi vous servir du module automatique de TVA sur le Tableau de bord !
4/ Catalogue : configurer le compte comptable des produits et des services
Sinao se basera sur le compte comptable des produits et des services facturés pour la génération et l'export des écritures de ventes.
C'est pourquoi, si vous avez créé un catalogue avec tout ou certain de vos produits et vos services, il faut dès le départ : configurer le compte comptable adapté.
Pour cela :
Aller sur la page Catalogue
Cliquer sur Nouveau service ou Nouveau produit
Remplir le formulaire et cliquer sur le menu déroulant du champ "Compte comptable" :
Sélectionner le bon compte comptable
Remarque : la liste de comptes comptables qui apparaît est issue du plan comptable intégré à Sinao que vous avez ou non déjà personnalisé. Si vous ne trouvez pas le compte comptable que vous vouliez affecter, il faut au préalable vous rendre dans : Comptabilité > Plan comptable > +Nouveau compte pour l'ajouter. Le compte comptable devra être de type Ventes :
5/ Rédaction de factures de ventes : catégoriser comptablement les services et les produits vendusComme précédemment en 3/ : Sinao se basera sur le compte comptable des produits et des services facturés pour la génération et l'export des écritures de ventes.
Si vous n'avez pas créé de catalogue ou que certains de vos produits / services sont facturés ponctuellement, il convient de catégoriser ces lignes de produits / services vendus avec le bon compte comptable !
Pour cela :
Aller sur Factures
Écrire votre facture
Ajouter votre produit ou votre service non issu du catalogue sur la ligne de facturation
Cliquer sur le crayon à gauche de la ligne
Vérifier ou sélectionner le bon compte comptable
Remarque : le compte comptable proposé par défaut dans cette liste pour un produit / service n on rentrée au catalogue est le compte comptable par défaut qui a été configuré au moment du démarrage dans Factures > roue crantée > Paramètres généraux.
😇 3/ et 4/ Vous n'aurez pas ainsi à retoucher la catégorisation comptable au moment de la rédaction de vos factures de ventes, ce sera automatique.
Vous avez d'autres questions en Comptabilité ?
Nous, Sinao, sommes votre relais. Cependant, pour bien des cas, compte tenu des spécificités de chaque dossier / chaque activité : votre cabinet comptable est votre premier et meilleur référent. N'hésitez pas à leur faire valider certains aspects !
🙋🏽 Si vous n'avez pas de cabinet comptable et que vous en ressentez le besoin pour vous accompagner dans la gestion de la comptabilité (conseil, déclaration et production des documents comptables obligatoires) : vous pouvez trouver un expert-comptable partenaire de Sinao en cliquant ci-dessous :
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.