Introduction
La gestion des factures impayées est cruciale pour maintenir une trésorerie saine.
Avec Sinao, vous pouvez automatiser facilement les relances par email, ce qui vous permet de gagner du temps, d'assurer un suivi rigoureux des paiements et d'entretenir des relation de qualité avec vos clients.
Information importante ❗️Aucune relance automatique n'est activée par défaut. Nous sommes conscients que les relances dépendent beaucoup de chaque cas client et chaque pratique d'utilisateurs.
Vous trouverez dans cet article toutes les clés pour automatiser les relances des factures impayées encore appelées factures En retard dans Sinao. Et ce, à votre façon !
Avec les options de relances, vous serez payé le plus rapidement possible sans dénaturer la relation professionnelle et humaine que vous avez avec vos clients.
Fonctionnalité de Relances de Sinao - Vue d'ensemble
Précisions sur les relances
Dans Sinao, vous n'aurez ni limite, ni conditions, ni restriction d'utilisation.
Vous pourrez faire tout ce dont vous aurez besoin comme une :Relance pour une facture spécifique
Relance par client pour plusieurs factures
Relance de plusieurs clients pour une ou plusieurs factures chacun
Relance automatique pour tout ou partie de vos clients
Relance avec contenu de mail personnalisé ou non
Relance à une ou plusieurs échéances
Les fonctionnalités
Sinao propose de deux fonctionnalités de relances :
l'une dite manuelle
l'autre dite automatique
globale
par facture
Dans les deux cas, les relances sont dématérialisées c'est à dire envoyées par email directement depuis Sinao.
Les relances manuelles
▶️ Qu'est-ce qu'une relance manuelle ?
Une relance manuelle nécessite une action de l'utilisateur pour être envoyée au(x) client(s). Plus exactement, avec une relance manuelle, l'utilisateur de Sinao :
bénéficie des automatisations du logiciel de : suivi de l'échéance, envoi par email, contenu de l'email de relance
garde la main sur : le choix de la (les) facture(s) à relancer et à quelle(s) date(s)
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▶️ Quand utiliser une relance manuelle ?
Utiliser cette fonctionnalité manuelle quand :
vous ne faites pas votre rapprochement bancaire* dans Sinao
vous n'êtes pas souvent à jour de votre rapprochement bancaire*
vous utilisez un autre logiciel pour certaines factures
vous avez principalement des clients avec lesquels ont été négocié des conditions de paiement
*Etre à jour ou faire son rapprochement bancaire dans Sinao est ultra simple puisqu'il existe une fonctionnalité de rapprochement bancaire automatique : découvrir en vidéo👉 Rapprochement bancaire automatique ! Le rapprochement bancaire est conseillé à toutes les entreprises utilisatrices de Sinao : non pas seulement pour être sûr de relancer les bons clients mais aussi et surtout parce que presque toutes les automatisations comptables du logiciel (par définition) sont basées sur la réalisation du rapprochement bancaire en temps réel !
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▶️ Comment faire une relance manuelle ?
Pour effectuer une relance manuelle :
Aller sur la page Factures
Aller sur la facture à relancer (ou cocher toutes les factures désirées)
La page de l'envoi de mail s'ouvre. Vérifier les informations.
Envoyer
Remarque 💡Sinao considère l'envoi comme une relance quand une première facture a déjà été envoyée depuis le logiciel.
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▶️ Comment personnaliser le contenu de mon mail de relance manuelle ?
Pour personnaliser le contenu du mail de relance manuelle :
Aller sur la page Factures
Plus
Paramètres généraux > Emails > Relances manuelles (attention ⚠️ : conserver les champs automatisés (entre crochets) pour qu'ils soient automatiquement repris lors de l'envoi de l'email de relance)
Modifier le texte de la relance selon vos besoins
Enregistrer
Les relances automatiques
A- Généralités
▶️ Qu'est-ce qu'une relance automatique ?
Une relance automatique se configure puis ne nécessite plus aucun une action de l'utilisateur pour être envoyée au(x) client(s).
Plus exactement, avec une relance automatique, l'utilisateur de Sinao :
bénéficie de toutes les automatisations du logiciel de : choix de l'échéance de la relance (choix multiples avec plan de relance des impayés), envoi par email, choix des factures, contenu des emails de relances
Le ✚ : il garde malgré tout la main sur retirer une (ou plusieurs factures/clients) de l'envoi automatique comme ne choisir que certaines factures !
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▶️ Existe-t-il plusieurs façons de faire une relance automatique dans Sinao ?
Oui ✅
Dans Sinao, il y a deux façons de faire une relance automatique :
Globale
Par facture
Remarque 💡: Elles reviennent toutes les deux à choisir quelles factures pour quels clients vous souhaitez relancer. Vous ne pouvez pas risquer de relancer automatiquement un client que vous ne souhaitez pas voir relancer.
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B- La relance automatique globale
▶️ Quand utiliser une relance automatique globale ?
Utiliser cette fonctionnalité automatique quand :
vous faites tout votre rapprochement bancaire dans Sinao et vous savez être à jour (en cas de doute sur le "à jour" : activer le rapprochement bancaire automatique dans Banque > Plus > Rapprochement automatique)
vous avez moins de clients avec des conditions de paiement spécifiques que de clients qui respectent des conditions classiques de paiement et donc de relances
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▶️ Comment faire une relance automatique globale ?
Information. Une relance automatique ne se fait pas, elle se configure puis la relance part automatiquement depuis Sinao selon les choix faits (voir le schéma en haut de l'article).
Pour configurer une relance automatique globale :
Aller sur la page Factures
Plus
Paramètres généraux > Relances automatiques
Déplacer le curseur comme ci-dessous pour activer la fonctionnalité
Cocher la (ou les) cases) de relance(s) souhaitée(s)
Exemple : je souhaite que mes clients soient relancé à l'échéance puis à 30 jours. Enfin à 60 jours seulement alors je coche :
Enregistrer
Après cette configuration, l'ensemble des factures de votre compte qui sont en impayées et arrivées à l'échéance (c'est à dire qu'elles n'ont pas le statut Réglée = elles n'ont pas été rapprochées de leur règlement et l'échéance souhaitée est arrivée) seront envoyées automatiquement 📧 à vos clients.
Remarque 💡
-Lorsque vous avez des factures/clients à exclure de ces relances automatiques globales, veuillez vous conformer au paragraphe ci-dessous.
-L'activation de la relance automatique active TOUTES les factures postérieures à cette activation (voir pour en exclure certaines si besoin).
-Les factures générées avant l’activation de la fonctionnalité ne seront pas automatiquement relancées. Si vous souhaitez activer certaines factures passées, il faut aller dans :
Factures
cliquer sur la ligne de la facture
Informations
ouvrir le menu
déplacer le curseur pour le mettre en bleu de "Relancer automatiquement cette facture"
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▶️ Comment exclure certaines factures/clients de cette relance automatique globale ?
Pour exclure certaines factures/clients :
Factures
Cliquer sur la ligne de la facture concernée
Aller dans Informations
Ouvrir le menu
Déplacer le curseur pour le mettre en grisé de "Relancer automatiquement cette facture"
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C- La relance automatique par facture
▶️ Quand utiliser une relance automatique par facture ?
Utiliser cette fonctionnalité automatique quand :
vous faites tout votre rapprochement bancaire dans Sinao et vous savez être à jour (en cas de doute sur le "à jour" : activer le rapprochement bancaire automatique dans Banque > Plus > Rapprochement automatique)
vous avez moins de clients que vous savez pouvoir relancer automatiquement que de clients / projets à relancer automatiquement
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▶️ Comment faire une relance automatique par facture ?
Information. Une relance automatique ne se fait pas, elle se configure puis la relance part automatiquement depuis Sinao selon les choix faits (voir le schéma en haut de l'article).
Pour configurer une relance automatique par facture, il faut organiser le système d'échéance (1) puis cocher les factures à relancer automatiquement (2).
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(1) Organiser le système d'échéances
Aller sur la page Factures
Plus
Paramètres généraux > Relances automatiques
Laisser le curseur comme ci-dessous pour que la fonctionnalité de relance automatique globale soit désactivée :
Cocher la (ou les) cases) de relance(s) souhaitée(s)
Exemple : je souhaite que certains clients soient relancés à l'échéance puis à 30 jours. Enfin à 60 jours seulement alors je coche :
Enregistrer
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(2) Cocher les factures à relancer
Aller sur la page Factures
à chaque fois que vous avez une facture confirmée concernée : Informations
Déplacer le curseur comme suit
Remarques 💡Lorsque la série des échéances (1) et le curseur (2) sont configurés pour certaines factures de votre choix alors les factures en impayées et arrivées à l'échéance (c'est à dire qu'elles n'ont pas le statut Réglée = elles n'ont pas été rapprochées de leur règlement et l'échéance souhaitée est arrivée) seront envoyées automatiquement 📧 à vos clients.
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D- La personnalisation du contenu des mails de relance automatique globale ou par facture ?
Pour personnaliser le contenu du (des) mail(s) de relance automatique :
Aller sur la page Factures
Plus
Paramètres généraux > Emails
En vis à vis de l'échéance concernée (voir ci-dessous), modifier le texte de la relance selon vos besoins
Enregistrer
C'est terminé ! Sans action de votre part, dès le changement de contenu de la relation effectué, ce texte sera envoyé dans votre email de relance (en fonction de l'échéance et du choix de la façon "globale" ou "par facture") à vos clients.
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E- Le suivi de mes factures configurées en relance automatique globale ou par facture ?
Pour retrouver quelle(s) facture(s) fait (font) l'objet d'une activation de la relance automatique, utiliser le filtres sur la page Factures comme suit :
Factures
cliquer sur la flèche des filtres pour tous les voir
Relance
"Facture avec relance" (pour retrouver celles configurées en relances automatiques)
💡Remarque : cliquer sur "Facture sans relance" pour trouver celles non configurées en relances automatiques.
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F- L'accès aux relances automatiques globales ou par facture
Les relances automatiques sont accessibles à tous à partir de l'offre Standard
Les utilisateurs en offres Free et Start n'y ont pas accès.
Free: vous n'avez pas accès à tous les Paramètres généraux (depuis Factures > Plus) dont les relances automatiques.Start: vous avez accès à Paramètres généraux (depuis Factures > Plus) mais pas à certains paramètres comme celui liés aux relances automatiques. Pour l'activer, cliquer sur Activer
Remarque💡
Vous n'êtes pas sûr de l'intérêt pour vous ? Vous pouvez tester d'abord et tester l'ensemble des autres options automatiques de notre offre Standard, la plus populaire : factures récurrentes automatiques, rapprochement bancaire automatiques, multi-banques, génération des écritures comptables automatiques, export comptable automatiques, ...
Rappel 😇 I L'envoi par email depuis Sinao permet à vos clients de vous répondre directement en cas de besoins I
Vos clients répondent à votre email envoyé depuis Sinao comme un email "normal" en faisant Répondre depuis leur boîte email et votre email s'affiche en A: comme s'il était parti depuis votre boîte email que ce soit un devis, une facture, une facture récurrente ou une relance !
Pour en savoir + : Est-ce que mes clients peuvent répondre à un email envoyé depuis Sinao ? Oui ✅
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.