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Comment configurer mon profil de l'entreprise ?

Raison sociale I TVA I SIRET I Capital I Mentions obligatoires facture I MÀJ 11/09/2024

Sophie avatar
Écrit par Sophie
Mis à jour il y a plus de 8 mois

Introduction

Pour que toutes les mentions légales caractéristiques de votre entreprise soient reprises sur vos devis/factures en pied de page comme suit


Et que la plupart de vos actions de gestion soient automatisées (ex : catégorisation) :
👉 Il faut configurer votre Profil de l'entreprise accessible en haut à gauche dans Sinao depuis votre profil.

Ce profil de l'entreprise est modifiable si les informations venaient à changer !

Rappel

Les mentions légales sur les factures sont imposées par la loi (voir 👉 economie.gouv.fr)

Sinao vous met à disposition tous les champs obligatoires et surtout un programme automatique de complétion de ces champs via une connexion avec la base INSEE !


Comment configurer automatiquement ses informations ?

▶️ Focus Nouveaux utilisateurs

Depuis le mois de juin 2024, toutes les entreprises qui créent un compte dans Sinao disposent d'un champ pour mettre leur SIREN ou leur NOM d'entreprise :

A la suite de quoi, en automatique grâce à la base INSEE -comme pour les clients et les fournisseurs- Sinao complète toutes les informations juridiques de leur entreprise entreprise.
​

  • Comment ça marche ?

Sinao est connectée à la base INSEE et récupère l'ensemble des informations légales publiques des entreprises, des associations et des services publics basés en France afin de les importer sur le compte Sinao.

  • L'intérêt ?

Sans action manuelle de l'entreprise, les premières factures et les premiers devis et tous les suivants respectent les règles de forme et de mentions obligatoires attendues par l'administration française.

Comment compléter ou modifier ses informations d'entreprise ?

▶️ Pour tous

Afin de permettre les configurations manuelles (spécificités de certaines informations, entreprise hors France), les ajustements (déménagement, nouveaux agréments) et les configurations ultérieures (entreprise en cours de création), Sinao met à disposition une page accessible en permanence et modifiable au quotidien (⚠️ cela ne devrait pas être nécessaire car les informations juridiques d'une entreprise n'ont pas vocation à changer).

En pratique :

  1. Cliquer en haut à gauche sur le nom de l'entreprise concernée

  2. Un menu s'ouvre à droite, cliquer sur "Profil de l'entreprise"

  3. La page du Profil de l'entreprise s'ouvre, renseigner tous les champs mis à disposition en cliquant sur "Non renseigné" ou les textes bleus qui pourraient être à changer (tout est accessible sans limite) :

NB. Comme écrit ci-dessus, avec la sortie de la nouvelle interface de Sinao (06/2024), il n'est plus nécessaire de compléter les champs manuellement. Par défaut, vous êtes invité à renseigner votre SIREN et Sinao récupère toutes les informations requises sur la base INSEE.

💡Remarques

  • Si vous ne connaissez pas vos références : nous vous invitons à utiliser l'ANNUAIRES DES ENTREPRISES.

  • Si vous n'êtes pas concerné pas certains champs (c'est normal !) : vous laissez le champ vide en Non renseigné, cela ne s'éditera pas.

  • Si vous n'avez pas encore reçu toutes vos références (ex : n° de SIRET) : nous vous invitons à noter "en cours d'immatriculation". Sans SIRET, vous pouvez facturer si vos démarches ont été initiées. Vous aurez l'obligation de prévenir vos clients à l'obtention de ce dernier.

  • Si votre entreprise n'est pas située en France, sélectionnez le bon pays dans le formulaire, certains champs s'appelleront ensuite automatiquement sur vos documents.

Quelles sont les informations attendues au niveau de chaque champ pour que la facture soit exacte et conforme aux règles en vigueur ?

Les champs marqués d'un * sont des champs obligatoires

  • Adresse*

    👉 mettre l'adresse de votre siège social

    Cette adresse correspond à l'Adresse postale de votre certificat SIRENE. Elle correspond le plus souvent, aussi, à votre adresse de facturation.

    Elle se reporte sur vos devis et sur vos factures.

  • Téléphones

    👉 mettre le numéro de téléphone que vous voulez pour que vos clients puissent vous contacter, si vous en avez plusieurs, les séparer par des virgules

    Ce numéro de téléphone n'est pas une donnée publique, il n'est pas complété automatiquement.

    Il(s) se reporte(nt) sur vos devis et sur vos factures.

  • E-mails

    👉 mettre l'email que vous voulez pour que vos clients puissent vous contacter, si vous en avez plusieurs, les séparer par des virgules

    Cet email n'est pas une donnée publique récupérable.

    Il(s) se reporte(nt) sur vos devis et sur vos factures.

  • Nom de l'établissement

    👉 nommer votre établissement si vous le désirez

    Ce nom d'établissement n'est pas une donnée publique récupérable. C'est juste un élément visuel pour votre espace Sinao.

    Il n'est pas reporté sur vos documents comptables issus de Sinao.

  • Nom commercial

    👉 mettre le nom commercial (si vous en avez un) de votre établissement

    Ce nom commercial est le nom sous lequel l'activité de votre société est connue du public. Il est souvent le même que la dénomination sociale (voir ci-dessous). Le nom commercial ne se reporte pas automatiquement sur les factures. La plupart des utilisateurs utilisent l'insertion du logo sur les devis et les factures pour retranscrire le nom commercial.
    ​Ce nom n'est pas reporté automatiquement sur vos devis et sur vos factures.

  • Nom de facturation*

    👉 mettre la dénomination sociale (=raison sociale) de votre entreprise

    Ce nom correspond à la dénomination de votre certificat SIRENE ou votre extrait K-Bis.

    Il se reporte automatiquement sur vos devis et sur vos factures.

  • Pays*

    👉 mettre le pays dans lequel est situé le siège social de votre entreprise

    Ce pays est le complément de l'adresse postale saisie plus haut.

    Il se reporte automatiquement sur vos devis et sur vos factures.

  • SIREN*

    👉 mettre le SIREN de votre entreprise

    Ce SIREN est disponible sur le certificat d'immatriculation transmis par l'Insee ou le Centre de Formalités des Entreprises qui gère l'immatriculation de votre association à l'Insee.

    Il se reporte (sous format de SIRET=SIREN+NIC, voir ci-dessous) directement sur vos devis et sur vos factures.

  • NIC*

    👉 mettre le Numéro Interne de Classement

    Ce NIC correspond aux 5 derniers chiffres du SIRET. Le SIRET est disponible sur tous vos documents officiels (certificat SIREN, ...).

    Il se reporte (sous format de SIRET=SIREN+NIC, voir ci-dessus) directement sur vos devis et sur vos factures.

  • Forme juridique*

    👉 mettre la forme juridique de votre entreprise (ou micro-entreprise)

    Cette forme juridique aussi appelée "Nature juridique" correspond au "statut" sous lequel votre société/structure est enregistrée. Les formes juridiques sont référencées, voici un article officiel pour trouver la façon d'inscrire la forme juridique dans Sinao Les formes juridiques d'entreprise (Service-Public.fr)

    Elle se reporte (sous format de SIRET=SIREN+NIC, voir ci-dessus) directement sur vos devis et sur vos factures.

  • Assujetti à la TVA

    👉 sélectionner Oui ou Non selon votre statut

    Cette configuration ne répond pas à une mention légale obligatoire.

    Cette sélection permet d'automatiser, lorsque "Non" est sélectionné, la gestion des factures d'achats qui viendront toutes se catégoriser à 0% de TVA. Pour les ventes, il suffit de mettre 0 de TVA et automatiquement, aux prochaines factures, il se remettra 0. Si vous êtes assujetti, il faut mettre "Oui" et vous pourrez configurer vos propres taux de TVA au moment de la création de factures et l'OCR fera le nécessaire sur vos factures d'achats.

  • N° TVA*

    👉 mettre votre N° de TVA intracommunautaire

    Ce n° de TVA intracommunautaire est réservée aux entreprises assujetties à la TVA. Il remis par le service des impôts des entreprises (SIE) au moment de son immatriculation.

    Il se reporte directement sur vos devis et sur vos factures (uniquement pour les assujettis à la TVA).

  • Jour limite de déclaration de TVA

    👉 mettre la date limite votre déclaration de TVA.
    Ce champ est rempli par défaut à 20 (voir ci-dessous) lors de votre arrivée dans Sinao pour des raisons techniques parce que ce 20 du mois est la date la + fréquente pour les entreprises. Cette date s'ajuste cependant automatiquement avec la date que vous auriez saisi dans le formulaire de déclaration de TVA en ligne intégré à Sinao (si besoin d'en savoir plus 👉 Comment faire et payer sa TVA avec Sinao ?)
    Si vous n'êtes pas redevable de la TVA, laissez la date du 20. Cela n'a pas d'impact sur le bon fonctionnement de votre espace Sinao.

    Cette date permet le bon fonctionnement de l'outil "Prévisionnel" intégré au Tableau de bord Sinao à compter de S4 2024.

  • Fréquence de déclaration de TVA

    👉 mettre la fréquence (=périodicité) à laquelle vous devez effectuer votre déclaration de TVA.
    Ce champ est rempli par défaut à "mensuelle" (voir ci-dessous) lors de votre arrivée dans Sinao pour des raisons techniques parce que cette fréquence mensuelle est la plus marquée des régimes de déclaration. Cette fréquence s'ajuste cependant automatiquement en fonction de la déclaration de TVA que vous auriez pu déjà faire de façon intégrée à Sinao (si besoin d'en savoir plus 👉 Comment faire et payer sa TVA avec Sinao ?)

    Cette fréquence permet le bon fonctionnement de l'outil "Prévisionnel" intégré au Tableau de bord Sinao à compter de S4 2024.

  • Compte comptable de la TVA

    👉 laisser le compte comptable de la TVA renseigné par défaut dans Sinao à "TVA payée".

    Ce compte comptable de la TVA permet le bon fonctionnement des calculs intégrés à l'outil "Prévisionnel" Sinao à compter de S4 2024.

  • Code NAF/APE*

    👉 mettre votre code NAF/APE

    Ce code NAF/APE est attribué automatiquement par l'INSEE au moment de l'immatriculation de l'entreprise, de l'entreprise individuelle ou de la micro-entreprise.

    Il se reporte directement sur vos devis et sur vos factures (uniquement pour les assujettis à la TVA).

  • Capital social*

    👉 saisir le montant de votre capital social (obligatoire seulement pour les sociétés)

    Ce capital social correspond au montant de capital social déposé au moment de la création de la société.

    Il se reporte directement sur vos devis et sur vos factures (uniquement pour les sociétés).

    Remarque Capital : dans Sinao, il ne pourra s'afficher qu'en €. Si votre capital est dans une autre devise, il est nécessaire de laisser la case vide et se saisir le montant de capital + votre devise directement sur vos devis et/ou factures et d'enregistrer cette mention par défaut :

  • Type d'activité

    👉 saisir le type d'activité à laquelle vous dépendez parmi (il est possible d'avoir une double activité Commerciale et Artisanale)

    Par défaut, le champ est en "Non renseigné". Le type d'activité correspond à la (ou les) nature(s) d'activité de votre entreprise. La nature de l'activité se définit avant la création de votre entreprise et va impacter là où elle sera immatriculée. Si vous en êtes au stade de la création, nous vous invitons à utiliser ce guide institutionnel pour déterminer la nature de l'activité de votre entreprise !

    Le type d'activité n'est pas reporté sur vos devis et sur vos factures (puisque c'est inutile). C'est une donnée de back-office qui va vous permettre de saisir votre RCS ou votre RM et d'avoir cette donnée sur votre espace si on vous le demande, pour preuve.

  • RCS* (le champ ne s'ouvre que pour les commerçants)

    👉 mettre votre numéro RCS

    Par défaut, le champ n'est pas ouvert. Il s'ouvre lorsque vous renseignez votre type d'activité en "commerciale" ci-dessus. Il est alors en "Non renseigné".
    Ce numéro est délivré par l'INSEE. Il ne concerne que les commerçants. Vous pouvez retrouver le justificatif d'immatriculation au RCS/RNE sur Infogreffe.fr.

  • Il se reporte directement sur vos devis et sur vos factures (uniquement pour les commerçant).

  • RM* (le champ ne s'ouvre que pour les artisans)

    👉 mettre votre numéro RM

  • Par défaut, le champ n'est pas ouvert. Il s'ouvre lorsque vous renseignez votre type d'activité en mode "artisanale" ci-dessus. Il est alors en "Non renseigné".
    Ce numéro est délivré par le Répertoire des métiers. Il ne concerne que les artisans. Ce n° se trouve sur l'extrait de D1 qui s'obtient au moment de l'immatriculation au registre des métiers.

  • Il se reporte directement sur vos devis et sur vos factures (uniquement pour les artisans).

  • Numéro SAP* (réservé aux entreprises du secteur SAP)

    👉 mettre votre numéro SAP

    Ce numéro est délivré par NOVA, instance coordinatrice des SAP.

    Il se reporte directement sur vos devis et sur vos factures (uniquement pour les structures du SAP).

    • SAP : Date 👉 mettre la date à laquelle vous avez obtenu votre n° SAP

    • SAP : Activités 👉 mettre la (ou les) activité pour laquelle vous vous êtes fait référencer SAP

      Les informations de Date et d'Activités se reportent automatiquement sur les attestations fiscales SAP.

  • Date de création

    👉 mettre la date de création de votre entreprise ou micro-entreprise qu'elle soit de type artisanale ou de type commerciale

    Cette date de création se trouve sur vos documents officiels comme l'extrait K-Bis ou l'inscription au RNE.

    Elle ne se reporte pas sur les devis et les factures (inutiles).

  • Lieu de création*

    👉 mettre la ville du greffe pour les commerçants et mettre le département de la d'appartenance de la CMA pour les artisans.

    Ce lieu de création se trouve sur vos justificatifs d'immatriculation et votre K-BIS.

    Il se reporte directement sur vos devis et sur vos factures selon votre cas de figure (ville ou département).

Vous n'avez rien d'autres à faire pour les aspects juridique !


​Tout sera reporté automatiquement sur vos devis et/ou vos factures. Les autres mentions obligatoires sont portées par le document de devis.factures en lui-même (HT, TVA, TTC, identité du client)

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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.

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