Introduction
Sinao dispose d'une fonctionnalité de génération de factures automatiques récurrentes. La fonctionnalité est accessible sur le logiciel :
Et décrite dans les supports ci-dessous :
ou dans cette vidéo 📹 Facturation récurrente (1')
puis dans 👉 Comment envoyer des factures récurrentes par email ? pour un envoi automatique par email après leur génération.
Nous allons voir dans cet article comment faire si des factures récurrentes ne se sont pas générées alors que vous l'auriez souhaité. L'article est un tutoriel de résolution de problème, il faut le suivre dans un ordre chronologique : soit le problème est résolu au cours de l'analyse, soit non et l'article conduit à la sollicitation du Service Client.
⚠️ Attention : cet article ne permet pas l'analyse d'un problème potentiel de mail automatique qui ne se serait pas envoyé (Comment faire si mes factures récurrentes ne se sont pas envoyées par email ?
Comment faire en pratique ?
A- En amont
Identifier si vous avez fait récemment une modification de la configuration (ex : passer de mois à an ou an à mois) !
Si oui : vérifier que vous avez suivi le fonctionnement de modification selon le procédé décrit dans le 7- Modifier la configuration d'une facture récurrente de Comment gérer ses factures récurrentes avec Sinao ?
Si cela est réalisé : passer en B- ci-dessous
Si cela n'est pas réalisé : refaire la saisie et STOPPER cet article. La mauvaise configuration est à l'origine du problème de génération.
Si non : passer en B- ci-dessous directement
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B- En pratique
Lister les factures qui ne se sont pas générées
▶️ Ce qu'il faut faire :
Aller dans : Factures > Plus > Factures récurrentes puis si :
Vous voyez une liste de factures : lister tout ou partie des factures que vous pensez ne pas s'être générées ainsi que les dates concernées sous la forme :
Nom de votre client-Date(s).👉 Puis poursuivre en 2.
Remarque 💡-Si vous avez plusieurs clients en facturation automatique, ajouter l'information de
Montantdans votre liste pour pouvoir vous repérer.-Cette liste va vous permettre d'avoir une base d'étude pour la suite et une base pour le cas où vous devriez contacter le Service Client au point 5.
Vous ne voyez aucune facture (contrairement à ci-dessous, il s'affiche 0 facture) : vous n'avez pas de factures récurrentes configurées et c'est la raison pour laquelle elles ne se sont pas générées ! Configurer vos factures récurrentes avec l'article : Comment gérer ses factures récurrentes avec Sinao ? Puis :
👉 Stopper cet article
Vérifier la configuration des factures récurrentes
Une facture récurrente ne peut se générer automatiquement et correctement que si sa configuration (client + montant + les éléments de la configuration de la facturation automatique) est effectué.
▶️ Ce qu'il faut faire :
Contenu de la facture :
a) Vérifier que les factures listées en 1. ont bien un
client+ unegrille de prix(avec des montants) +sont enregistrées.
b) Profiter d'être sur la page pour Enregistrer la facture de nouveau.Si tout est présent : passer au point suivant intitulé "Configuration de la facturation automatique"
Si tout n'est pas présent : effectuer les saisies et cliquer sur Enregistrer la facture. Puis passer au point suivant intitulé "Configuration de la facturation automatique"
Configuration de la facturation automatique
a) Vérifier que les factures listées en 1. ont bien les 3 conditions obligatoires de configuration des automatismes à savoir la
fréquence+ lastatut+ lapremière/prochaine facture+sont enregistrées(en vert ci-dessous).
b) Profiter d'être sur la page pour Enregistrer la facture de nouveau.
Si tout est présent : passer au point 3.
Si tout n'est pas présent : saisir les conditions manquantes et faire Enregistrer la facture. Puis :
👉 Stopper cet article. Le défaut de configuration est à l'origine de la non-génération de vos factures récurrentes.
Vérifier l'état des factures récurrentes
▶️ Ce qu'il faut faire :
Aller dans : Factures > Plus > Factures récurrentes puis regarder l'état sur chacune des lignes : est-ce que l'état est en cours (vert), en pause ou interrompu (rouge) ?
Si vert : passer au point 4.
Si orange (pause) : noter l'information et passer au point 4.
Si rouge (arrêt) : aller sur votre facture récurrente et regarder si une
Date de fina été saisie. Si oui, c'est la raison pour laquelle la facture est à l'arrêt et ne s'est pas générée. Vider le champ si le but est que la facturation automatique se poursuive. Gérer manuellement depuis la page facture ou modifier ponctuellement la date de prochaine facture. Puis :👉 Stopper cet article. L'ajout de cette date de fin est à l'origine de la non-génération de vos factures récurrentes.
Vérifier si la génération a eu lieu dans Sinao
▶️ Ce qu'il faut faire :
Aller dans : Factures et filtrer avec un seul filtre, celui de Récurrente >
Facture générée automatiquementcomme ci-dessous :
Les factures que vous recherchiez n'y sont pas (y compris au mauvais Statut (ex : Brouillon) : passer au point 5.
Les factures que vous recherchiez sont là :
👉 Stopper cet article. Les factures récurrentes ne présentent pas un défaut de génération. Si vous avez une interrogation ou un problème potentiel non résolu issu des points antérieurs 1 à 3 alors contacter le Service Client via la bulle de tchat bleue.
Les factures que vous recherchiez sont là mais au mauvais statut : cocher les factures sur cette page puis Confirmer. Ensuite, pour la configuration générale, il faut aussi aller faire le changement de statut sur chaque facture récurrente dans Factures > Plus > Factures récurrentes > Statut : Final. Puis
👉 Stopper cet article. Les factures ne présentent pas un défaut de génération mais un problème de configuration à l'origine de la génération de vos factures récurrentes au statut Brouillon.
Informer le Service Client du problème rencontré
Vous arrivez au point 5. et vous avez effectué l'ensemble des investigations listées aux points 1. à 4. Donc : vos factures récurrentes ne se sont pas générées mais vous n'avez pas identifié un problème à l'origine.
▶️ Ce qu'il faut faire :
Contacter le Service Client de Sinao via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran en fournissant les éléments préalables de votre investigation c'est à dire :
Donner la liste des factures non générées (voir 1.)
Dire que le contenu et la configuration ont été vérifiés (voir 2.)
Donner l'état (ou les états) dans lequel (lesquels) est (sont) la (les) facture(s) non générée(s) (voir 3.)
Dire que vous avez vérifier qu'elles ne s'étaient ni générées en Brouillon ni en Final (voir 4.)
👉 Une prise en charge technique suit. Les factures présentent un défaut de génération. L'équipe fera son maximum pour comprendre le problème à l'origine et vous proposera une solution compensatrice pour celles-ci.
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.