Introduction
Dans Sinao, il est possible de créer des factures récurrentes 🔄 !
Lorsque vous configurez cette facture (cas simple) ou ces factures récurrentes (cas complexe de plan), il est aussi possible de configurer l'envoi par mail en automatique.
Vous couplez ainsi, sans action humaine manuelle :
génération automatique avec n° aux dates définies
envoi automatique à votre (ou vos) destinataire(s) choisi(s)
Comment faire en pratique ?
Etape 1 - Paramétrage de l'envoi (obligatoire*)
Voici :
Aller dans Factures
Cliquer sur le bouton Plus
Cliquer sur Factures récurrentes
Cliquer sur + facture récurrente
Sur le haut, pour la configurer : cocher la case "Envoyer la facture par email au client" et avoir au moins une adresse email destinataire chez le client
Etape 2 - Choix des options (facultatif)
*obligatoire seulement si vous voulez que votre facture récurrente s'envoie automatiquement par email !
Quelles sont les incidences du paramétrage de l'envoi (Etape 1) et du choix des options (Etape 2) ?
Lorsque vous paramétrez l'envoi automatique de facture avec (ou sans) options, il est important de connaître les incidences de chaque choix afin de faire les bons pour votre activité.
Etape 1 - Envoi automatique par email coché
Si votre fiche de contact comporte déjà une adresse email
Sinao propose automatiquement d'envoyer cette facture par email à cette adresse sans action de votre part. Vous trouverez l'information dans "Envoyée à" :
Si votre fiche de contact ne comporte pas d'adresse email (non conseillé)
Sinao vous ouvre un champ dans lequel il vous convient d'ajouter l'adresse email souhaitée puis Add puis Enregistrer la facture.
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Etape 2 - Choix des options
Voici les autres options données par Sinao et leurs conséquences :
+emailpour ajouter d'autres destinataires en plus du principal(ici, le principal est [email protected] et il n'y a pas d'autres destinataires chez le client)
si vous avez un/des email(s) : chaque destinataire recevra la facture
si vous n'avez pas d'email : seul votre destinataire n°1 recevra la facture
Fonctionnement (voir capture ci-dessous) :
- saisir l'email (1)
- Ajouter (2)
- Enregistrer la facture (3)
Exemple ci-dessus : la facture est envoyée au destinataire principal stocké sur la fiche de Contacts [email protected] et aux autres destinataires Sophie (déjà ajoutée) et Jérôme (en cours d'ajout). La facture partira bien à ces 3 personnes quand vous aurez cliquer sur "Enregistrer la facture" à droite.
Remarque 💡
La commande Ajouter permet d'ajouter cet email, la commande "Enregistrer la facture" permet de valider l'ajout !
Recevoir une copie à (...)
si coché : vous recevrez un exemplaire dans votre boîte email (c'est votre mail d'utilisateur qui sera écrit)
si non coché : vous ne recevrez pas d'exemplaire dans votre boîte email
Ne pas ajouter la facture en pièce jointe
si coché : la facture sera accessible uniquement via le lien intégré à l'email envoyé depuis Sinao qui renvoie votre client sur le portail Sinao Link pour gérer sa facture (la voir, la payer, la télécharger).
si non coché : la facture sera en PJ et sur Sinao Link
Rappels 📌
Comment vérifier mon paramétrage des envois par email et des options ?
Le plus simple 👉 sur l'écran de suivi dans :
Factures
Plus
Factures récurrentes
vous trouverez les icônes utiles à la compréhension des envois :
✉️ = l'envoi par email est paramétré et la bulle indique la/les email(s) utilisé(s) en destination de facture
👁 = la copie à l'utilisateur Sinao est paramétré
📎 = la facture sera en PJ
Comment vérifier à qui est vraiment parti la facture récurrente une fois générée ?
C'et très simple 👉 sur chaque facture récurrente générée sur la page Factures, aller dans Emails > Historique des envois par emails :
L'historique des envois s'organise avec un ligne pour chaque destinataire (= chez votre client) pour pouvoir suivre qui a reçu et/ou lu.
Exemple ✍️ - L'historique ci-dessus apparaît parce que la configuration est la suivante :
L'utilisateur dev@comint utilise Sinao et a souhaité recevoir une copie dans sa boîte email. Il l'a reçue et n'apparaît pas dans l'historique des envois aux destinataires (clients) car il n'en est pas un. Son email a été envoyé à part mais c'est bien le même mail (voir la date). L'email [email protected] (client) a reçu et lu le mail, [email protected] (client) a reçu le mail mais ne l'a pas lu.
Comment repérer mes factures qui ne sont pas envoyées directement par email ?
C'est très simple 👉 sur l'écran de suivi, l'espace laissé libre pour l'icône de l'enveloppe est vide :
Comment faire si mes factures récurrentes ne se sont pas envoyées alors que je le souhaitais ?
Consulter et suivre le guide 👉 Comment faire si mes factures récurrentes ne se sont pas envoyées par email ?
Quel est le contenu et la signature de mail qui vont être utilisés ?
Les factures récurrentes sont considérées comme des Factures donc le contenu de l'email qui s'envoie est celui nommé Facture dans Factures > Bouton Plus > Paramètres généraux Emails :
La signature est :
basique - soit votre nom/prénom si vous n'êtes pas allé jusqu'à la personnalisation de votre signature
idéal - soit la signature configurée dans Signature 👉 Comment configurer ma signature avec mon logo ?
Rappel 😇 I L'envoi par email depuis Sinao permet à vos clients de vous répondre directement en cas de besoins I
Même pour les factures récurrentes en faisant simplement Répondre depuis leur boîte email. Votre email s'affiche en A: comme s'il était parti depuis la vôtre.
Pour en savoir + : Est-ce que mes clients peuvent répondre à un email envoyé depuis Sinao ? Oui ✅
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.