Introduction
Optimisez la gestion de vos factures récurrentes avec Sinao ! Que vous gériez une facturation automatique simple ou complexe, Sinao vous offre une solution complète pour suivre, modifier et automatiser vos factures récurrentes de manière efficace. Découvrez toutes les options avancées pour une gestion optimale de vos factures et de vos paiements.
Le module de facturation récurrente de Sinao est conçu pour simplifier la gestion des paiements réguliers. Vous pouvez facilement créer :
Facturation automatique simple (montant et date fixes, plusieurs occurrences). Consultez l'article pour plus de détails 👉 ici
Facturation automatique complexe (montants variables, durées variées, plans personnalisés). Consultez l'article pour plus de détails 👉 ici
Dans cet article, nous vous présentons les options les plus importantes pour gérer efficacement vos factures récurrentes dans Sinao.
1- Suivre vos factures récurrentes et consulter les factures à venir
Pour suivre l'état de vos factures récurrentes, procédez comme suit :
Repérez la ligne de facturation récurrente qui vous intéresse.
Cliquez sur l'icône du calendrier.
Une page s'ouvrira avec toutes les informations utiles, telles que la date, le montant et l'échéance du plan de facturation, vous permettant de consulter les factures déjà générées et celles à venir.
2- Mettre fin à une facture récurrente
Pour arrêter la génération automatique des factures à partir d'une date spécifique (par exemple, toutes les factures du 28 de chaque mois), voici comment procéder :
Cliquez sur la facture concernée.
Saisissez la date de fin dans la zone dédiée en haut de la page.
Enregistrez les modifications.
3- Supprimer une facture récurrente
Si vous souhaitez supprimer une facture récurrente, suivez ces étapes :
Allez dans Factures > Roue crantée > Factures récurrentes.
Cochez la (ou les) facture(s) à supprimer.
Cliquez sur Supprimer.
4- Mettre une facture récurrente en pause
Pour mettre en pause une facture récurrente (par exemple, retarder la prochaine émission), procédez comme suit :
Cliquez sur la facture à mettre en pause.
Modifiez la date de la prochaine facture à une date lointaine.
Enregistrez les modifications.
5- Connaître les différents états des factures récurrentes
Les factures récurrentes dans Sinao peuvent avoir trois états principaux :
En cours : La première facture a déjà été générée, et la prochaine sera émise comme prévu.
En pause : La première facture a été générée, mais la prochaine facture sera retardée ou non générée.
Arrêt : Aucune facture n'est prévue, car la date de fin a été atteinte.
6- Modifier des éléments en masse
Sinao permet de modifier plusieurs factures récurrentes en même temps. Vous pouvez :
Modifier la date de la prochaine facture.
Supprimer des factures récurrentes en masse.
Ou encore :
Changer le destinataire (contact client principal ou secondaire).
Recevoir une copie de la facture.
Remarque 💡 Si vous cochez "Recevoir", l'email sera envoyé à l'adresse de votre entreprise saisie dans Paramètres > Profil de l'entreprise. Si aucune adresse email n'est configurée, l'email sera envoyé à l'administrateur du compte.
7 - Modifier la configuration d'une facture récurrente
▶️ A quoi faut-il être vigilant ?
Attention ⚠️ Pour que les modifications soient prises en compte, il faut impérativement qu'elles soient saisies AVANT la date de la prochaine génération prévue !
Par exemple, si
pour l'année 2024, votre client a une génération de factures de façon annuelle le 1 de chaque année mais qu'il est entendu qu'il passe en mensuel en 2025 le 2 de chaque mois 👉 alors
il faut attendre que la facture de l'année 2024 se soit générée et faire les changements avant le 2/01/2025 impérativement !
Situation initiale
▶️ Comment faire ?
Il faut réaliser les 6 étapes qui suivent dans l'ordre dans lequel elles sont décrites ci-dessous. A partir de notre exemple ci-dessus, voici ce qu'il faut faire :
Changer la fréquence de génération dans l'intervalle de temps possible
(⚠️ après la génération du 2/01/24 (à partir du 3/01/24 et maximum jusqu'au 1/02/2025 inclus avant minuit))
An a été passé en mois
Vérifier le statut d'enregistrement (Final ou Brouillon)
Changer la date de la prochaine facture (lorsque utile)
01 a été passé en 02
Vérifier la date de Date de fin (si aucune date de fin de contrat : laisser vide)
Changer les informations dans le contenu de la facture si nécessaire (ex : A - Changer la période de facturation ; B - Enlever toute mention de "Annuel" et mettre "Mensuel" ; C - Ajuster le prix)
Enregistrer la facture
8- Envoyer vos factures récurrentes par email
Voici comment envoyer vos factures récurrentes par email à un ou plusieurs destinataires :
Allez dans Factures > Roue crantée > Factures récurrentes.
Rédigez le contenu de la facture dans la section appropriée.
Dans la configuration de la facturation automatique :
Si votre fiche de contact comporte déjà une adresse email, l'email sera envoyé automatiquement à cette adresse.
Si votre fiche de contact ne comporte pas d'adresse email, ajoutez l'adresse manuellement dans +email.
Pour envoyer la facture à plusieurs destinataires, saisissez chacune des adresses dans +email.
⚠️ Important : Toute saisie ou modification doit être validée en cliquant sur Enregistrer la facture pour que les changements soient pris en compte.
Pourquoi utiliser les factures récurrentes dans Sinao ?
La gestion des factures récurrentes avec Sinao vous permet de gagner un temps précieux, de réduire les erreurs humaines et de garantir la conformité fiscale de vos facturations. Voici les principaux avantages de ce système :
Automatisation complète : La génération et l'envoi des factures sont automatisés.
Flexibilité : Modifiez vos factures en masse, mettez-les en pause ou modifiez les dates facilement.
Suivi en temps réel : Suivez vos factures récurrentes à tout moment pour connaître leur statut.
Conformité légale : Respectez les règles fiscales et comptables en générant des factures aux formats légaux et en envoyant automatiquement les emails.
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.