Introduction : Nouveau destinataire
Vous êtes sur l'éditeur est de Devis ou de Factures et vous trouvez un affichage avec Aucun email associé ou un email qui ne correspond pas à l'email que vous a donné votre client pour envoyer votre facture (ou votre devis) ?
Aucun problème, c'est juste que, au moment de la création de votre contact et de son établissement (adresse de facturation), de façon automatique (INSEE) ou manuelle, vous n'avez pas mentionné d'adresse email !
Remarque💡 Vous allez bien pouvoir saisir une adresse email (destinataire) correspondant à votre contact et le lier ou non spécifiquement à cet établissement (adresse postale de facturation).
Nous verrons dans cet article comment ajouter un destinataire (1) puis comment en modifier (2) un existant depuis l'éditeur de devis/factures. Nous découvrirons également ce que signifie Ne pas associer de destinataire (3). Enfin, comment retrouver voire compléter (4) ces ajouts de destinataire depuis la page de Contacts.
Le destinataire est la dernière "brique" d'informations d'un contact dans Sinao. Pour rappel, un contact (= client ou fournisseur ou prospect) s'organise comme suit :
Information 📌 L'exemple sera pris depuis la page Factures mais cela fonctionne à l'identique depuis la page Devis.
Remarques
Pour ce qui est de Ajouter un établissement pour combler le champ Aucune adresse associée, nous vous invitons à lire 👉 Comment ajouter ou modifier un établissement (adresse) depuis l'éditeur de factures ?
Si vous cherchez, non pas à Ajouter un destinataire mais à Créer un client de toute pièce alors, cliquez sur
+Créer un client(ou consulter pour en savoir plus 👉 Comment créer un contact "particulier" ou "entreprise" ?).Le système vous conduira à créer votre établissement puis votre destinataire !
En pratique
Comment ajouter un destinataire depuis une facture ?
A savoir !
Contexte : vous êtes amené à ajouter un destinataire depuis une facture dans deux cas de figure : votre contact client n'a encore aucun destinataire ajouté sur sa fiche (a) ou votre contact client n'a pas encore ce destinaire-là ajouté sur sa fiche (b).
Solution : le procédé est similaire et décrit ci-dessous en détail.
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A faire
Depuis l'éditeur dans Factures > +Écrire une facture :
Sélectionner un client
Choisir votre client et le voir
Dest. puis Nouveau destinataire
Saisir l'email de votre destinataire (obligatoire)
Saisir son Nom / service (facultatif mais conseillé pour le retrouver facilement ensuite sur Contacts et au moment de sa sélection dans Factures ou Devis)
Avant
Après
Écrire la totalité de la facture
Enregistrer la facture
Remarque 💡Il est impératif d'enregistrer la facture soit en mode Brouillon (
Enregistrer en brouillon) soit en mode définitif (Confirmer et comptabiliser) pour que le destinataire c'est à dire l'adresse email ajoutée depuis la facture s'enregistre dans votre fiche de contact sur votre page Contacts !
Comment modifier un destinataire depuis une facture ?
A savoir 💡
Tous les destinataires d'un contact (et de son/ses établissement(s)) sont modifiables (un par un) depuis votre éditeur.
En pratique
Depuis l'éditeur :
Sélectionner un client
Choisir votre client et voir un premier établissement et son email associé
Dest.
Cliquer sur l'icône du crayon sur le destinataire devant être modifié
Compléter le formulaire qui s'ouvre
Sur ce formulaire :
-
Nom complet: pour faciliter la recherche de ce destinataire, facultatif mais s'affiche sur la facture si renseignéConseil 📌 IL EST VIVEMENT CONSEILLÉ DE NOMMER VOS DESTINATAIRES POUR QU'ILS NE S'APPELLENT PAS DESTINATAIRE X SUR SINAO !
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Fonction / service: pour préciser le service concerné, facultatif mais s'affiche sur la facture si renseigné-
Téléphone: pour se servir de sa fiche de contact Sinao comme d'un répertoire complet des coordonnées des contacts, facultatif et ne s'affiche pas sur la facture même si renseigné-
Email: pour automatiser l'envoi par email, obligatoire pour ne pas avoir à le re-saisir et s'affiche sur la facture si renseignéEnregistrer
Attester de la prise en compte de cette modification
Écrire la totalité de votre facture
Enregistrer la facture
Remarque 💡Dans le cadre d'une modification de destinataire, la modification est effective dès le clic sur Enregistrer disponible dans la fenêtre ci-dessus Mettre à jour un destinataire.
Que signifie Ne pas associer de destinataire ?
Vous êtes sur votre éditeur et vous trouvez :
C'est normal ! Mais vous n'êtes pas obligé de l'utiliser.
Signification
Ne pas associer de destinatairesignifie ne pas saisir donc stocker d'email en particulier sur la facture et ne pas saisir donc stocker d'email particulier au moment de l'envoi par email.A quoi ça sert ?
A conserver des fiches de contact cohérentes avec la plus fréquente des situations quotidiennes.
Exemple : votre client vous dit : pour cette facture-là, il ne faudra pas l'envoyer à Nathalie Dupont exceptionnellement mais à Mélanie Savoie qui gère ce dossier. Alors, vous conservez votre établissement et son contact récurrent Nathalie, vous faites
Ne pas associer de destinatairepour garder le bon établissement mais sans Nathalie et au moment de l'envoi de la facture par email vous saisirez la mail de Mélanie !Comment retrouver ou compléter les informations ces destinataires depuis la fiche de contact ?
Depuis la page Contacts :
Aller sur la fiche de ce contact
Établissements
Cliquer sur l'établissement auquel votre contact appartient (ici FONTENAY SOUS BOIS)
Cliquer sur votre destinataire
Attention ⚠️ ! Si vous n'aviez pas mis de Nom alors votre destinataire s'appelle Destinataire 1. Il est conseillé de mettre un Nom pour faciliter votre gestion courante.
Retrouver les donnés déjà complétées
Compléter des autres données avec Non renseigné
Remarques 💡Tous ces compléments sont facultatifs et propres à Sinao pour faciliter la gestion d'entreprise sauf
Emailqui est obligatoire ✅ pour automatiser l'envoi par email de votre devis et de votre facture.
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.