Introduction
Dans cet article, découvrez comment gérer efficacement les pièces jointes (PJ) dans Sinao :
Stockage interne : Ajoutez des PJ à vos devis ou factures pour une conservation dans Sinao.
Envoi externe : Joignez des PJ directement aux emails envoyés à vos clients.
1. Stockage de pièces jointes dans Sinao
Vous pouvez stocker des pièces jointes sur chaque devis ou facture pour centraliser vos informations internes (chiffrage, rendez-vous clients, documents fournis, etc.).
Étapes pour ajouter une pièce jointe :
Sélectionnez le document souhaité (devis ou facture).
Cliquez sur le bouton "Pièce jointe".
Une fenêtre s’ouvre pour naviguer dans vos fichiers. Sélectionnez le document souhaité.
Vérifiez que la pièce jointe est bien enregistrée avec le document. Vous verrez une confirmation visuelle dans l’interface.
2. Envoi de pièces jointes par email
Avec Sinao, vous pouvez envoyer les pièces jointes à vos clients directement via email, accompagnées du devis ou de la facture.
Types de pièces jointes possibles :
DOCUMENT : Attachée uniquement à un devis ou une facture spécifique.
GÉNÉRAL : Attachée à tous les devis et factures de votre compte.
Méthodes d’envoi :
Voici les trois options disponibles pour gérer l’envoi des pièces jointes :
Unitaire (pour un document spécifique) :
Cliquez sur "Envoyer par email".
Sélectionnez "Ajouter une pièce jointe".
Choisissez l’option DOCUMENT.
▶️ Le niveau DOCUMENT ajoute un document à la facture/au devis en cours.
Général (pour plusieurs documents) :
Cliquez sur "Envoyer par email".
Sélectionnez "Ajouter une pièce jointe".
Choisissez l’option GÉNÉRAL.
▶️ Le niveau GÉNÉRAL ajoute un document partageable à tous les devis/factures.
Général + Par défaut (automatique) :
Cliquez sur "Envoyer par email".
Sélectionnez "Ajouter une pièce jointe".
Choisissez l’option GÉNÉRAL et activez l’icône du pin "par défaut" (📌).
▶️ Le niveau GÉNÉRAL additionné du "pin" ajoute automatiquement cette PJ à tous vos envois. Elle pourra être retirée au cas par cas sans souci avec la croix.
Remarques 💡
-Préférez le système par défaut dès que la pièce doit être ajoutée fréquemment même si ce n'est pas dans 100% des cas : vous pourrez la supprimer de certains envois avec la croix).
-La pièce jointe est stockée par défaut lorsque le "pin" est bleu comme ci-dessous :
Suppression de pièces jointes
Qu’il s’agisse d’une pièce jointe ajoutée à un document spécifique ou de manière générale, vous pouvez toujours la supprimer :
Cliquez sur l’icône ❌ à côté de la pièce jointe concernée.
💡 Astuce : Le système par défaut est idéal pour des documents utilisés fréquemment. Si vous ne souhaitez pas inclure la pièce dans un email spécifique, vous pouvez la supprimer en un clic avant envoi.
---
Pour toutes autre demande et/ou précision, vous pouvez contacter le service client disponible 5J/7 😉 via la bulle de chat en bas à droite de votre écran.