Envoyer un devis/une facture par email depuis Sinao

Sinao vous permet d'envoyer vos devis et vos factures par email directement depuis l'interface.

Pour cela, prenons l'exemple d'une facture (il en serait de même pour un devis) :

  1. Cliquez sur "Factures"

  2. Rédigez votre facture

  3. Enregistrez votre facture en cliquant sur "ENREGISTRER LA FACTURE" (une facture "brouillon" et une facture définitive (comptabilisée) peuvent être envoyées par mail).

    Sur l'éditeur de facture, cliquez sur le bouton "Envoyer par email" :

    Remarques :

    *Si vous n'avez pas encore saisi l'adresse email de votre entreprise, elle n'apparaîtra pas dans le champ "De" de façon automatiques.

    Pour que ce soit le cas : complétez votre email dans le "Profil de l'entreprise" accessible en haut à droite de votre écran :

    *Si vous n'avez pas déjà écrit à ce destinataire et que son email n'a pas été saisi dans sa fiche de contact, complétez l'email du destinataire : celle-ci sera mémorisée pour le client en question.

    Pour ajuster les adresses email de votre client et paramétrer une adresse email par établissement (par exemple), il faut compléter les coordonnées de votre fiche de contact dans :

    "Contacts" > "Particuliers" ou "Entreprises" > Cliquez sur le client concerné > Cliquez sur "+Principale" ou "+Nouvel établissement" afin d'accéder à la fiche complète dont l'email comme ci-dessous :

    *Un contenu d'email d'accompagnement par défaut est déjà pré-écrit.

    *La facture (ou devis) sera envoyée en pièce jointe au format PDF.

    *Une copie de cet email vous sera envoyée.

    *Pour associer d'autres documents à cette facture (ou devis) et les envoyer (si souhaité) par mail tel que vos CGV, une présentation commerciale, des éléments technico-descriptifs, des photos de produits : vous pouvez utilisez la fonction "+Pièce jointe" :

    Notez que l'ajout de PJ se fait toujours en 2 temps selon vos choix :

    1. l'ajout dans Sinao

    2. l'envoi (ou non) de cette PJ à votre mail :

  4. Vérifiez le tout

  5. Cliquez sur "ENVOYER" :

  6. Validez que votre email a bien été envoyé grâce à l'icône de l'enveloppe qui apparaît sur la ligne de la facture (ou devis) concerné :

Envoyer plusieurs emails de devis/factures en même temps depuis Sinao

Vous pouvez envoyer plusieurs documents en même temps à plusieurs clients différents directement depuis l'interface.

Pour cela, prenons l'exemple de factures :

  1. Cliquez sur "Factures"

  2. Cochez les cases de chaque facture concernée (dans l'exemple : 2 factures) :

  3. Cliquez sur "Envoyer par email" sur le haut de l'écran :

  4. Complétez le formulaire / Vérifiez les adresses emails comme pour l'envoi unitaire puis cliquez sur "ENVOYER LES X EMAILS". Le texte "{documents}" sera automatiquement remplacé par le détail de chaque document pour chaque destinataire :

  5. Validez que vos emails ont bien été envoyés grâce à l'icône de l'enveloppe qui apparaît sur les lignes des factures (ou devis) concerné(e)s.

Télécharger le fichier PDF de la facture/devis

Si vous souhaitez télécharger le document pour l'envoyer avec votre propre messagerie :

  1. Cliquez "Factures" ou "Devis" selon ce que vous faites

  2. Cliquez sur le document en question

  3. Cliquez sur le bouton "Télécharger" :

  4. Le PDF se télécharge, cliquez dessus

  5. Enregistrez-le ensuite où vous le souhaitez en cliquant sur :

Imprimer le fichier de la facture/devis

Si vous souhaitez imprimer vos documents depuis Sinao pour les envoyer traditionnellement par courrier postal. C'est tout à fait possible !

Pour cela :

  1. Cliquez "Factures" ou "Devis" selon ce que vous faites

  2. Cliquez sur le document en question

  3. Cliquez sur "Imprimer" :

  4. Configurez votre impression (en lien avec votre imprimante) :

  5. Pour lier votre imprimante à l'interface, si cela n'est pas déjà fait : cliquez sur "Imprimer via la boîte de dialogue du système".

    Une fenêtre apparaîtra alors pour configurer votre imprimante :

  6. Vérifier la configuration

  7. Cliquez sur "Imprimer"

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Pour toute demande de précisions ou toute autre question, contactez le service client disponible 5J/7 😃 via la bulle de chat en bas à droite de votre écran.

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