Introduction
L'envoi par email est l'envoi privilégié pour dématérialiser sa gestion des ventes et sa compta. C'est pourquoi le système est intégré directement à votre logiciel Sinao (relié à votre boîte mail*). Pour sécuriser la boîte d'envoi intégrée à Sinao, Sinao a mis en place un système pour mettre en spam les mails qui ne proviennent pas de nous.
L'article ci-dessous vous explique comment faire 👇
*Le mail sur lequel est envoyé le devis/facture en copie si vous le décidez est l'email renseigné dans le profil de l'entreprise dans Paramètres > Profil de l'entreprise.
1- En image
C'est aussi simple que :
2- Astuce
N'oubliez pas en complément de l'envoi de mail de personnaliser votre corps d'email et votre signature 👉 Comment configurer une signature avec mon logo ?
Astuce essentielle pour renforcer votre image de marque et votre image professionnelle.
3- En pratique I Envoyer un devis/une facture par email depuis Sinao
Sinao vous permet d'envoyer vos devis et vos factures par email directement depuis l'interface. Pour cela, prenons l'exemple d'une facture (il en serait de même pour un devis) :
Cliquez sur Factures
Rédigez votre facture
Enregistrez votre facture en cliquant sur ENREGISTRER LA FACTURE (une facture "brouillon" et une facture définitive (comptabilisée) peuvent être envoyées par mail).
Cliquez sur le bouton Envoyer par email
Vérifiez le contenu qui s'affiche dans l'aperçu et cliquez sur Envoyer
Validez que votre email a bien été envoyé grâce à l'icône de l'enveloppe qui apparaît sur la ligne de la facture (ou devis) concernée.
Remarques 💡
En cas d'envois multiples, Sinao affiche le dernier envoi et la dernière lecture !
🔒 IMPORTANT SÉCURITÉ
Par défaut, depuis 07/2024, pour des raisons de sécurité (il arrive de plus en plus fréquemment que les logiciels de lecture des emails soient piratés. Le pirate repère tous les mails qui ont une demande de paiement avec un RIB et modifient les coordonnées bancaires) : les factures ne sont plus envoyées en PDF en PJ des emails. Vos factures sont téléchargeables depuis le lien automatiquement intégré à l'email que vous envoyez à vos clients. Pour voir ce que voit votre client, nous vous invitons à lire l'article Comment cela se passe-t-il côté clients avec l'envoi par email depuis Sinao ?
Si vous avez quand même besoin d'envoyer les factures en PDF en PJ, il vous suffit de cocher la case prévue à cet effet :
💡 Remarques
Si vous n'avez pas encore saisi l'adresse email de votre entreprise, elle n'apparaîtra pas dans le champ "De" de façon automatiques. Pour que ce soit le cas : complétez votre email dans votre accessible en haut à gauche de votre écran puis Profil de l'entreprise
Si vous n'avez pas déjà écrit à ce destinataire et que son email n'a pas été saisi dans sa fiche de contact, complétez l'email du destinataire : celle-ci sera mémorisée pour le client en question.
Pour ajuster les adresses email de votre client et paramétrer une adresse email par établissement (par exemple), il faut compléter les coordonnées de votre fiche de contact dans : Contacts > Particuliers ou Entreprises > Cliquez sur le client concerné > Cliquez sur +Principale ou +Nouvel établissement afin d'accéder à la fiche complète dont l'email comme ci-dessous :
Un contenu d'email d'accompagnement par défaut est déjà pré-écrit.
La facture (ou devis) sera téléchargeable depuis le lien de votre email qui conduit vos clients sur un portail clients sécurisé Sinao Link
Une copie de cet email vous sera envoyée.
Pour associer d'autres documents à cette facture (ou devis) et les envoyer (si souhaité) par mail tel que vos CGV, une présentation commerciale, des éléments technico-descriptifs, des photos de produits : vous pouvez utilisez la fonction Pièce jointe
4- En pratique I Envoyer plusieurs emails de devis/factures en même temps depuis Sinao
Vous pouvez envoyer plusieurs documents en même temps à plusieurs clients différents directement depuis l'interface.
Pour cela, prenons l'exemple de factures :
Cliquez sur Factures
Cochez les cases de chaque facture concernée (dans l'exemple : 2 factures) :
Cliquez sur Envoyer par email sur le haut de l'écran :
Complétez le formulaire / Vérifiez les adresses emails comme pour l'envoi unitaire puis cliquez sur ENVOYER LES X EMAILS. Le texte "{documents}" sera automatiquement remplacé par le détail de chaque document pour chaque destinataire :
Validez que vos emails ont bien été envoyés grâce à l'icône de l'enveloppe qui apparaît sur les lignes des factures (ou devis) concerné(e)s.
5- En pratique I Télécharger le fichier PDF de la facture/devis
Si vous souhaitez télécharger le document pour l'envoyer avec votre propre messagerie :
Cliquez Factures ou Devis selon ce que vous faites
Cliquez sur le document en question
Cliquez sur le bouton Télécharger :
Le PDF se télécharge, cliquez dessus
Enregistrez-le ensuite où vous le souhaitez en cliquant sur :
6- En pratique I Imprimer le fichier de la facture/devis
Si vous souhaitez imprimer vos documents depuis Sinao pour les envoyer traditionnellement par courrier postal. C'est tout à fait possible !
Pour cela :
Cliquez Factures ou Devis selon ce que vous faites
Cliquez sur le document en question
Cliquez sur Imprimer :
Configurez votre impression (en lien avec votre imprimante) :
Pour lier votre imprimante à l'interface, si cela n'est pas déjà fait : cliquez sur Imprimer via la boîte de dialogue du système
Une fenêtre apparaîtra alors pour configurer votre imprimante :
Vérifier la configuration
Cliquez sur "Imprimer"
Et...
...avec la réforme de la facturation électronique ?
La réforme n'est pas encore en vigueur à l'heure de la mise à jour de cet article (3/10/2023).
Pour autant, c'est déjà important d'anticiper et de comprendre comment les échanges s'opèreront :
Vous n'enverrez plus rien à votre (vos) client(s) selon ce qui est décrit plus haut ❌
Sinao enverra toutes vos données ✅ à votre place
de factures (au format Factur-X déjà disponible : PDF pour votre client, XML pour la partie technique)
de transactions
au Portail Publique de Facturation (PPF) (la plateforme gratuite mise en place par l'État et qui se doit de recevoir toutes vos factures clients !
---
Pour toute demande de précisions ou toute autre question, contactez le service client disponible 5J/7 😃 via la bulle de chat en bas à droite de votre écran.