Informations générales : les comptes comptables
Sinao dispose d'un module de pré-comptabilité appelé Comptabilité offert aux utilisateurs à partir de Standard (ou LMNP/SCI en offre complémentaire) autrement dit une formule qui inclut les fonctionnalités de Comptabilité :
Les fonctionnalités majeures du module sont au nombre de 4 !
Pour ce qui est de la liste de comptes comptables qui nous intéresse ici (soit le 1)) de l'image ci-dessous.
Voici quelques rappels de base :
Le Plan comptable est accessible dans Sinao depuis la page Comptabilité
L'affichage (et la gestion) de celui-ci est découpé en onglets
L'onglet Clients est l'onglet d'affichage et de gestion des comptes clients
L'onglet Fournisseurs est l'onglet d'affichage et de gestion des comptes clients
L'onglet Catégories est l'onglet d'affichage et d'ajout de Catégorie (= groupe de comptes comptables au sens financier ET comptable)
L'onglet Salariés est l'onglet d'affichage des salariés disposant d'un accès et pour lesquels sont ouvert les Notes de frais
Pour l'onglet Généraux, chaque compte est listé sur une ligne, son journal de référence et donc son affichage dans Sinao dépend de ce qui a été coché
VE : affiche le compte comptable dans l'éditeur de factures (Ventes)
AC : affiche le compte comptable dans la saisie des achats (Achats)
BQ : affiche le compte comptable dans le rapprochement bancaire (Banque)
OD : affiche le compte comptable en Divers dans le rapprochement bancaire
Par exemple. Vous ne trouverez
dans la saisie des Achats que les comptes dont AC est coché
lors du rapprochement bancaire que les comptes cochés en BQ
Etc !
Ainsi, lorsque vous souhaitez créer un nouveau compte, pensez à le mettre dans le journal adéquat 😀 !
Comptes généraux
A. Créer un compte
Pour cela
Cliquer d'abord sur Généraux
Cliquer sur le bouton +Nouveau compte
Une petite fenêtre s'ouvre, compléter l'ensemble des champs
le libellé, le compte comptable et le type de compte sont obligatoires
la description, la balance et la catégorie sont facultatives
Cliquer sur Créer le compte
Les champs du formulaire +Nouveau compte en détail :
Compte comptable* = est le n° du compte (chiffres)
Intitulé de compte* = est le titre court du compte (en noir dans le plan comptable)
Balance initiale = est la balance à l'arrivée dans Sinao
Description = est le titre long du compte (en gris dans le plan comptable)
Catégorie = est la catégorie à laquelle appartient le compte en référence au SIG et d'autres outils financiers (ex : le 706 est un compte de la catégorie Chiffre d'affaires)
Type de compte* = est la visibilité qu'il faut donner au compte = est l'endroit (ou les endroits) où le compte peut être utilisé pour catégoriser ses pièces ou ses flux (ex : le 706 est un compte à utiliser a priori uniquement pour les Ventes (sauf gestion particulière) donc il faut cocher VE)
Remarques 💡
Vous pouvez modifier le numéro de compte à tout moment sans avoir à réaffecter vos documents.
S'il vous manque une catégorie au moment de la création de compte, vous pouvez enregistrer le formulaire puis ajouter cette catégorie dans l'onglet Catégories et affecter ensuite ce compte à cette catégorie !
Lors de l'export, si aucun numéro de compte n'est saisi, le compte par défaut sera le 471.
Vous pouvez modifier ce paramètre comme suit
Cliquer sur ⚙️ Paramètres
Un formulaire s'ouvre, aller à Comptes spéciaux
Cliquer sur Enregistrer
B. Modifier un compte
Pour modifier un élément d'une catégorie (=journal)
Passer votre souris sur l'élément que vous souhaitez modifier : un crayon apparaîtra :
Vous pouvez tout modifier : numéro de compte, libellé, description et catégorie !
Cliquer sur le crayon, saisir l'information souhaitée et valider :
C. Supprimer un compte
Pour supprimer un compte 👉 cliquer sur la croix à droite de la ligne de celui-ci
a. Si le compte n'est pas déjà utilisé : la suppression s'opère
b. Si le compte est déjà utilisé : Sinao propose de sélectionner un compte dans lequel transférer les rapprochements / écritures.
⚠️ Information
Par mesure de sécurité, Sinao vous empêchera donc de supprimer les comptes comptables dans les situations suivantes
- le compte a déjà été utilisé pour comptabiliser des flux et le compte n'a pas de compte similaire dans lequel transférer les écritures
- le compte est utilisé pour comptabiliser des flux antérieurs à votre date de début de comptabilité dans Sinao : dans ce cas, 2 options
vous avez réalisé des créations de comptes et opérations de pré-comptabilité qui ne sont pas effectivement pas à prendre en compte (ex : test) : signalez-le au Service Client via le tchat. Nous devrions pouvoir vous supprimer les comptes manuellement
vous avez réalisé des créations de comptes et opérations de pré-comptabilité antérieurs à votre date de début de comptabilité saisie et ces opérations rentrent dans votre comptabilité : il est donc normal de ne pas pouvoir les supprimer. Cependant, vous devez avoir saisi une date erronée de début de comptabilité dans Export comptable. Rapprochez-vous du Service Client pour expliquer votre contexte et être accompagné.
D. Supprimer puis récréer un compte
Si vous supprimez un compte et que vous souhaitez le créer à nouveau : éditer une nouvelle facture de vente ou d'achat : cela créera automatiquement le compte.
Ou aller dans
Comptabilité
Sur Plan comptable
+Nouveau compte
E. Ajouter une balance initiale sur un compte
Depuis le Plan comptable, sur tous les comptes de l'onglet Généraux, vous pouvez ajouter une balance initiale de compte 👉 Comment lire, comprendre et utiliser la balance dans Sinao ?
Comptes de tiers / comptes auxiliaires : clients et fournisseurs
Informations générales
Ces comptes sont créés automatiquement par Sinao.
Ils sont sous le format : Préfixe + Identifiant (ou Sous-compte comptable)
Remarques
Vous ne pouvez pas modifier directement le numéro de compte en cliquant sur les données de la colonne Compte comptable client ou Compte comptable fournisseur (c'est normal !) mais👇
Vous pouvez modifier le
Sous-compte comptable(depuis la colonne du Plan comptable) et lePréfixe(depuis la ⚙️ des Paramètres).
A SAVOIR 😇 I Formation du Compte comptable client (ou fournisseur) dans Sinao
Compte comptable = Préfixe + Identifiant (ou Sous-compte comptable)
Exemple : 401EDF = 401 + EDF (401 est le Préfixe, EDF a été saisi en Sous-compte comptable)
Activer et paramétrer les comptes auxiliaires
Vous pouvez accéder aux Paramètres et donc à l'activation des comptes de tiers (comptes auxiliaires) comme suit :
Cliquer sur la page Comptabilité
Accéder directement au Plan comptable
Cliquer sur Paramètres
Aller à Comptes auxiliaires
Saisir vos nouvelles données à savoir le champ
Compteet le champPréfix du compte auxiliaireChoisir entre l'Identifiant (Sinao) ou le Sous-compte comptable (de vous, personnalisé)
Identifiant Sinao : vous n'avez rien de plus à faire
Sous-compte comptable personnalisé :
Curseur bleu = activé. Le remplissage est automatique !
option manuelle : garder le curseur désactivé (gris) et compléter le champ Sous-compte comptable de chacun de vos clients et/ou fournisseurs à la main dans le Plan comptable (page Comptabilité) ou dans leur fiche sur la page Contacts
option automatique : déplacer le curseur pour l'activer (bleu). Tous les champs Sous-compte comptable se complèteront automatiquement
Enregistrer
Pour aller + loin :
Pour que l'option automatique de remplissage du sous-compte comptable fonctionne tel que vous l'attendez : renseigner le nombre de caractères des comptes comptables dans Format.
L'automatisme est le suivant :
nb de caractères total Format−nb de caractères du Préfix
＝nb de caractères à récupérer dans le Libellé du client ou du fournisseur pour former le Sous-compte comptable
Si connaître tous les détails sur les comptes auxiliaires et assurer une compatibilité parfaite entre Sinao et l'outil de Production comptable de votre expert-comptable :
Si vous avez besoin de saisir une balance initiale pour vos comptes auxiliaires, aller sur la page Contacts et lire :
👉 Comment saisir la balance initiale des comptes clients et des comptes fournisseurs ?
Paramètres : autres
Les paramètres du plan comptable permettent de paramétrer :
le format des comptes de tiers (cf. plus haut),
les noms des journaux,
les comptes d'affectation par défaut (ou comptes spéciaux),
les sous-comptes de TVA,
le nombre de caractères.
Pour tous ces paramétrages
Cliquer sur ⚙️ Paramètres accessible depuis l'onglet Généraux
A. Modifier le nom des journaux
Vous pouvez modifier le nom de chaque journal pour l'export dans ces paramètres.
Remarques 💡
Il n'est pas possible de créer de nouveaux journaux.
Les journaux des comptes en banque sont créés automatiquement : chaque compte bancaire a son journal : ils s'appellent tous BQ.
Si vous avez plusieurs comptes et que vous voulez distinguer les journaux selon les comptes : choisissez 2 lettres pour les renommer.
B. Utiliser des sous-comptes de TVA
En face de chaque taux de TVA vous pouvez
modifier le compte de TVA collectée,
modifier le compte de TVA déductible,
ajouter un suffixe au compte de produit.
C. Paramétrer le format des comptes auxiliaires
Par défaut les identifiants sont générés grâce à un compteur.
Vous pouvez modifier
le préfixe,
le début du compteur,
le compte auquel est rattaché ce compte auxiliaire.
Pour cela
Accéder au Plan comptable
Aller dans ⚙️ Paramètres
Rejoindre Comptes auxiliaires
Cliquer sur Enregistrer en bas de formulaire
D. Modifier les comptes d'affectation par défaut
Les comptes spéciaux concernent les comptes que Sinao utilisent par défaut pour certains cas
Produit par défaut : compte introuvable en générant les ventes ;
Inconnu : compte introuvable ;
Balance incorrecte : correction d'un débit/crédit non équilibré ;
Banque : compte du relevé bancaire.
**Vous pouvez le modifier pour chacune des banques**
Les comptes d'affectation par défaut se gèrent dans comptes spéciaux.
Pour y accéder et les modifier
Accéder au Plan comptable
Aller dans ⚙️ Paramètres
Rejoindre Comptes spéciaux
Si vous avez plusieurs comptes en Banque, c'est à cet endroit que vous devez configurer les numéros de comptes (ex : 5121000, 5122000, ...)
Cliquer sur Enregistrer
Vous avez d'autres questions en Comptabilité ?
Nous, Sinao, sommes votre relais. Cependant, pour bien des cas, compte tenu des spécificités de chaque dossier / chaque activité : votre cabinet comptable est votre premier et meilleur référent.
N'hésitez pas à leur faire valider certains aspects !
🙋🏽 Si vous n'avez pas de cabinet comptable pour vous accompagner dans la gestion de la comptabilité (conseil, déclaration et production des documents comptables obligatoires) :vous pouvez trouver un expert-comptable partenaire de Sinao en cliquant ci-dessous
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.