Sommaire

DEMANDE D'HABILITATION URSSAF

URSSAF

FACTURE ADAPTÉE À L'AVANCE IMMÉDIATE

CODES D'ACCÈS (IDENTIFIANTS) À L'API TIERS DE PRESTATION

INSCRIPTION DES CLIENTS

ENVOI DES FACTURES (DEMANDES DE PAIEMENT)

PAIEMENT & RAPPROCHEMENT BANCAIRE (VRT URSSAF / FACTURE)

AUTRES


DEMANDE D'HABILITATION URSSAF

  1. Qu'est-ce que la demande d'habilitation à l'API Tiers de Prestation ?

    C'est la demande administrative nécessaire pour être autorisé par l'Urssaf à utiliser l'Avance immédiate du crédit d'impôt.

  2. Où et comment faire la demande d'habilitation ?

    Sur la page de l'Urssaf dédiée. Suivre cet article pour y accéder et remplir la demande : Comment faire ma demande d'habilitation ?

  3. Suis-je obligé(e) de faire cette demande d'habilitation ?

    ✅ Oui si vous voulez proposer l'Avance immédiate à vos clients ou certains de vos clients.

  4. A quoi sert la demande d'habilitation pour Sinao ?

    La demande d'habilitation à l'Urssaf conduit à l'obtention de codes d'accès (production) qui sont utiles dans Sinao pour accéder à l'API Tiers de prestation.

    Et cette API Tiers de Prestation est celle qui permet d'envoyer des données de factures à l'Urssaf incontournables pour que vos clients bénéficient de crédit d'impôt.

  5. Comment savoir ce que j'ai déjà envoyé ou non à l'Urssaf pour compléter ma demande ?

    Vous pouvez consulter les informations transmises dans votre demande d'habilitation avec le lien https://datapass.api.gouv.fr/api-tiers-de-prestation/XXXXX

    (Les XXXXX sont à remplacer par votre numéro de demande d'habilitation)

    Vous serez alors invité à y accéder avec votre adresse email et votre mot de passe pour y accéder.

  6. J’ai mon habilitation, comment obtenir mes codes ?

Pour obtenir les codes d'accès (aussi appelés identifiants) en automatique, il est nécessaire d'avoir validé les 3 parties de l'habilitation :

  • une partie administrative

  • une partie technique

  • une partie "promotion"

Dès que les 3 sont remplis, vous obtenez des codes à l'API Tiers de Prestation - Production.

Si vous avez le sentiment de ne pas avoir tout fait, consultez notre article : Comment obtenir mes identifiants ?


URSSAF

  1. Comment accéder au support technique de l'URSSAF en tant qu'entreprise SAP ?

    Tel que proposé par l'Urssaf, vous pouvez :

  2. Où puis-obtenir plus d'informations pratiques côté Urssaf ?

    Sur leur site, en consultant la FAQ : Foire aux questions Urssaf


FACTURE ADAPTÉE À L'AVANCE IMMÉDIATE

  1. Y a-t-il un tuto pour créer une facture adaptée à l'Avance immédiate ?

    ✅ Oui. Vous pouvez consulter : Comment créer une facture adaptée à l'Avance immédiate ?

    Cet article reprend la plupart des points ci-dessous en détail.

  2. Où renseigner mon n° d'agrément SAP (délivré par NOVA) ?

    Il y a plusieurs possibilités pour le faire sur une facture (ou une devis) dans Sinao :

    • dans le champ Titre (qui s'enregistre dans votre modèle)

    • dans le champ textuel en bas du tableau (qui s'enregistre par défaut)

    • dans une ligne Commentaire du tableau (qui s'enregistre dans votre modèle)

    • dans l'espace pour l'image du logo en haut à gauche (vous pouvez créer une image hors Sinao avec votre logo + celui du SAP + votre n° SAP) 😁

    ⚠️ Inscrire votre n° SAP est une obligation.

  3. Comment faire pour ajouter des éléments de communication de l'Urssaf en PJ par défaut à mes devis/factures ?

    Au moment de l'envoi de la première facture (ou devis) par email via le bouton "Envoyer par email", vous accèderez à la possibilité de stocker des PJ (pour ce document seulement ou pour tous les documents et de mentionner si la PJ doit être mise par défaut sur tous les documents).

    En cas de besoin, suivre cet article : Envoyer PJ dans le paragraphe "Enregistrement de PJ par défaut".

  4. Comment puis-je ajouter le logo SAP sur ma facture alors que j'ai déjà ajouté le logo entreprise ?

    Vous créez une image hors Sinao avec les deux logos (ou même davantage : les 2 logos et votre nom d'entreprise, aucune limite). Puis vous l'insérez à l'endroit prévu à cet effet.

  5. Sur une facture pour l'Avance immédiate, comment faire pour que le texte à intégrer en bas ne se mélange pas avec le texte des pénalités de retard ?

    Il suffit de faire un saut de ligne au dessus de votre texte pour l'écarter des pénalités de retard (que vous pouvez d'ailleurs retirées dans le cadre de facturation entre particuliers).

  6. Dois-je inscrire la moitié de la valeur de mes prestations sur mes factures ?

    ❌ Non. Vous facturez normalement comme habituellement. C'est une facture totale de 100%. C'est l'Urssaf qui se charge d'attribuer le crédit d'impôt par la suite puis d'envoyer simultanément la demande de paiement avec déduction.

  7. Quel RIB dois-je enregistrer sur mes factures ? Le mien ou celui du client ?

    Ni l'un ni l'autre si votre client est éligible et intéressé par l'Avance immédiate et que la facture sera envoyée à l'Urssaf. En effet, c'est l'Urssaf qui se charge de prélever votre client sur son compte, vous n'avez plus de lien direct de paiement avec vos clients.

    En revanche, vous aurez très certainement des factures hors Avance immédiate, c'est pourquoi il est intéressant de créer son RIB (ou plusieurs) = le vôtre depuis l'éditeur de facture afin de le sélectionner pour les clients hors Avance immédiate qui devront vous payer !

  8. Comment changer les méthodes de paiement pour mettre "Prélèvement" ?

    Depuis l'éditeur de facture, dans le formulaire dédié aux méthodes et aux délais de paiement qui s'ouvre lorsque vous passez votre souris sur "Valeur en votre aimable..." de votre éditeur de facture.

    Si vous ne faisiez vraiment que de l'Avance immédiate avec certitude, vous pourriez même le configurer définitivement dans Factures > roue crantée > Paramètres généraux :

  9. Puis-je enlever les pénalités de retard en pied de facture ? Si oui, comment faire ?

    ✅ Oui bien sûr pour de la facturation entre particuliers !

    Aller sur la page :

    • Factures

    • roue crantée

    • Paramètres généraux (Personnalisations)

      • Texte de pénalités

        Puis tout laisser vide et "ENREGISTRER" :

    Si des documents avaient déjà été rédigés avant cette configuration :

    • cochez vos documents

    • cliquez sur Régénérer les PDFs


CODES D'ACCÈS - IDENTIFIANTS À L'API

  1. Est-ce à nous de configurer l'API avec nos identifiants ?

    ❌ Non : configurer est un bien grand mot ! Sinao est directement relié à l'API Tiers de Prestation.

    ✅ Mais oui : il y a vos identifiants à saisir pour déverrouiller le bouton API URSSAF = API Tiers de Prestation. Il sera accessible dès que vous aurez un premier document dans Sinao (devis ou facture, même brouillon)

  2. Mes codes sont dit "incorrects" : que faire ?

    a) Investiguer :

    Pouvez-vous regarder le mail de l'Urssaf via lequel vous a été envoyé les codes svp ?

    • Et regarder s'il est écrit codes "en environnement de production" ? (et non sandbox)

    • Et regarder la date de l'envoi car il y a un délai d'activation : "Les identifiants de connexion seront pleinement opérationnels dans un délai de 48 à 72h".

    b) Comprendre comment arrivent les codes corrects

    Seuls les codes d'accès à l'environnement de production* et opérationnels sont recevables. C'est l'environnement réel et opérationnel.

    *Les codes d'accès à l'environnement de production sont automatiquement envoyés si :

    • votre formulaire est ok (partie administrative)

    • vous avez fourni la preuve de votre communication de l’Avance immédiate (vous leur fournissez et leur dites utiliser un élément du document du kit de communication comme le dépliant à chaque contact client ou futur client) (partie promotion)

    • Sinao est bien identifié auprès de l'Urssaf comme votre logiciel (partie technique)

    S'il vous manque une ou plusieurs partie(s) : souvent "technique" et "promotion", faites un mail à [email protected] avec les infos ci-dessous et en rappelant votre n° SAP et votre n° de demande d'habilitation.

    Remarque :

    ⚠️ Dans quelques rares cas, il est possible que vous ayez des codes Production avec un délai d'activation dépassé pourtant reconnus incorrects. Dans ce cas, il s'agit d'un problème technique de l'Urssaf.

    Vous devez leur signaler cette anomalie sur Jira (=support technique de l'Urssaf). Ils corrigeront dans les plus brefs délais.

  3. Est-ce que mes codes d'accès sont conservés pour ne pas avoir à les re-saisir ?

    ✅ Oui tout à fait, accessible de vous seulement.

    Cela n'exclue pas de les conserver car, pour des raisons de sécurité, il y aura des actualisations à réaliser.

  4. Est-ce que l'on va devoir partager nos identifiants avec vous ?

    ❌ Non : vous saisissez vos identifiants (client ID et client Secret) dans les champs prévus à cet effet. Sinao n'accède pas à ces données :


  5. J'arrive dans Sinao, où dois-je mettre mes codes ?

Nulle part tout de suite en arrivant !
Les codes d'accès à l'environnement de production seront à saisir après avoir cliqué que le bouton API URSSAF c'est à dire lors de votre première situation d'inscription client à l'API !

En résumé :

-Configuration Sinao : ici

-Rédaction d'une première facture : ici

-Sélection de la première facture

-Clic sur le bouton API URSSAF

-Insertion des codes


INSCRIPTION DES CLIENTS

  1. J'ai déjà inscrit mes clients sur la page Contacts de Sinao, dois-je faire autre chose ?

    ✅ Oui. Saisir ses clients dans Sinao est indispensable mais non suffisant : cela vous permet de rédiger vos devis et vos factures. Mais pas de les inscrire à l'API.

    Pour les inscrire à l'API, l'Urssaf requiert une inscription complémentaire selon un formulaire spécifique qui permet la correspondance directe avec le profil fiscal de votre client (pour permettre ensuite l'attribution du crédit d'impôts). Cette inscription client est possible dès qu'un devis ou une facture est créé(e), que le document est coché et que vous cliquez sur API URSSAF.

  2. Est-ce que je dois faire des manipulations sur le site de l’Urssaf pour inscrire mes clients ?

    ❌ Non. Passée l'étape de la demande d'habilitation, tout se passe au travers de Sinao :

    1) inscription de vos clients à l'API Tiers de Prestation

    2) envoi des données de facturation - demandes de paiement à l'API Tiers de Prestation. Et la consultation de ces 2 points !)

  3. Comment inscrire des clients à l'API (Urssaf) sans faire de factures ou de devis ?

    ❌ Ce n'est pas possible.

    Un client peut être inscrit si un début de document (devis ou facture) a été créé. Ce document peut toutefois ne comporter que vos coordonnées de clients (stockés sous Sinao dans Contacts) et rester en Brouillon.

    Ainsi, il n'y a qu'un seul bouton API URSSAF et vous savez que, lorsque vous cliquez dessus cela relève de l'Urssaf (inscription ou envoi de factures).

  4. Ai-je besoin de refaire une manipulation dans Sinao après l'inscription client ou seulement d'envoyer mes factures à l'API via SINAO ?

    ❌ Non, vous n'avez rien à faire car, dans l'ordre :

    • Vous dans Sinao : inscription du client à l'API

    • Votre client : activation du mail post inscription

    • Vous dans Sinao : envoi des factures à l'API

  5. Comment faire quand mon client ne reçoit par le mail après l'inscription à l'API que j'ai faite ?

    1- Vérifier que votre inscription est bien faite (fiche de contacts de Sinao > Metadata)

    2- Vérifier que vous avez mis le bon mail dans le formulaire (fiche de contacts de Sinao > Metadata)

    3- Demander à votre client de vérifier dans ses spams

    4- Inviter votre client à accéder à sa boîte mail via Chrome et à éviter les applications type Windows Mail

    Si 1 à 4 est ok > le mail n'a pas été envoyé par l'Urssaf ❌

    4- Demander à votre client d'aller sur https://www.particulier.urssaf.fr/#/identification et cliquer sur :

  6. Qu'est-ce que signifie que les inscriptions clients doivent être faites avant l'envoi des demandes de paiement ?

    Cela signifie qu'en terme de chronologie : l'inscription client doit être au moins faite la veille de l'envoi des factures à l'Urssaf.

    Ensuite, le lendemain donc, la période d'activité qui sera renseignée dans l'envoi des factures aura donc une date de démarrage le jour même c'est à dire à J+1 de l'inscription.

    Ex : inscription le 24/06/22 (et validation du mail client particulier le 24/06/22) -> envoi des demandes de paiement le 25/06 avec une période à déclarer commençant le 25/06 !

  7. Comment faire pour inscrire un client dont je ne trouve pas la commune de naissance ?

    La commune de naissance est déduite du code INSEE que vous saisissez. Si ce code ne donne pas accès à la commune nécessaire c'est très certainement, qu'au moment de la naissance de votre client, la commune de votre client ne comportait pas le même code INSEE.

    En effet, dans le formulaire d'inscription client à l'API, il faut saisir le code INSEE qui était en vigueur au moment de la naissance (et non celui actuellement en vigueur).

    Le guide de référence est : Historique des communes.

  8. Comment saisir tous les prénoms de mon client ?

    Vous saisissez tous les prénoms avec une majuscule en première lettre, sans accents, en les séparant d'un espace. Dans le même champ.

    Si une des prénoms est composé, mettre un tiret entre les 2 prénoms du prénom composé.

  9. Comment faire pour modifier l'erreur de saisie que j'ai faite dans l'adresse email de mon client (sur le formulaire d'inscription client à l'API) ?

    Vous ne pouvez pas modifier votre saisie d'adresse email, le formulaire d'inscription est unique (d'où le champ de confirmation de l'adresse email).

    Veuillez écrire un email à [email protected] en mentionnant :

    • votre n° SAP, votre n° SIRET, votre n° d'habilitation

    • client concerné :

    • iD du client concerné (vous retrouvez les infos dans les Metadata sur la fiche de contact) :

    • adresse email erronée :

    • bonne adresse email :

    ⚠️ Soyez plus vigilant la prochaine fois car cette correction est faite manuellement par les équipes de l'Urssaf et peu rapide ⚠️

    A réception de l'email de correction de l'Urssaf : suivre le point 10.

  10. Comment faire lorsque je reçois l'information de l'Urssaf de correction de l'adresse email de mon client (point 9.) ?

    Deux cas de figure :

    1- Si votre client n'a pas reçu le mail d'activation :

    Ensuite :

    • lui demander de vous informer qu'il reçoit bien le mail et la date à laquelle il a procédé à l'activation

    Enfin :

    • attendre le lendemain pour envoyer les données de facture à l'Urssaf en indiquant une période d'activité démarrant au plus tôt à J+1 de l'activation du client

    2- Si votre client a reçu le mail d'activation et a fait le nécessaire

    • envoyer les données de facture à l'Urssaf en indiquant une période d'activité démarrant au plus tôt à J+1 de l'activation du client

  11. Comment dois-je procéder si mes clients ont déjà été inscrits via un autre logiciel et que je souhaite passer dans Sinao ?

    Nous tachons de voir s'il peut y avoir un automatisme développé par notre équipe technique. Pour le moment, l'Urssaf nous indique ceci :

    "Vous pouvez tout à fait changer de logiciel en cours car l'utilisation d'un logiciel ou d'un autre par un OSP (=Organisme Service à la Personne) est transparente du point de vue de l'Urssaf. L'OSP est reconnu à partir du client iD / client secret utilisés pour se connecter. L'identité du logiciel utilisé n'est pas véhiculée.

    Si vous passez par un autre logiciel (en l'occurrence Sinao) : il sera nécessaire de procéder de nouveau à l'inscription de ces particuliers. Si les données administratives des clients sont bien identiques à la primo-inscription, le même client iD sera retourné par l'API et l'opération sera transparente pour le particulier (il ne reçoit pas d'email d'activation s'il avait déjà activé son compte)".

    En résumé, dans Sinao :

    • vous faites l'inscription client à l'API normalement (2 minutes)

    • votre particulier déjà inscrit ne reçoit pas de mail

    • vous pouvez envoyer les prochaines demande de paiement

    • il sera prélevé sous 48h de 50% de la valeur de la facture

    • vous serez viré ensuite de la somme totale de la facture !


ENVOI DES FACTURES (DEMANDES DE PAIEMENT)

  1. A quoi ressemble une demande de paiement envoyée au client ?

    La demande de paiement est un email (toujours) envoyé à votre client.

  2. Est-ce que la période à indiquer dans les demandes de paiement / envoi de factures peut-être sur 2 mois ?

    ❌ Non, la période d'activité doit être comprise dans un même mois. Il faut des factures distinctes pour vos clients pour séparer les mois.

  3. Puis-je faire une facture brouillon pour la demande de paiement ?

    ❌ Non. Les demandes de paiement sont possibles si la facture est confirmée/comptabilisée et qu'elle porte un numéro.

    Dans Sinao, le statut doit être "EN COURS" (ni Brouillon, ni Réglée)

  4. Comment gérer mes factures d'acomptes que je fais pour mes prestations mensualisées ?

    👉 Dans Sinao, vous pouvez faire un devis complet (annuel par exemple) pour vos packs ou forfaits. Vous le faites valider par votre client.

    Le devis n'est pas à envoyer à l'API Tiers de Prestation.

    Ensuite, à chaque prestation réalisée, vous faites une facture d'acompte depuis le devis (il y a un bouton après avoir cliqué sur le devis : Fact. d'acompte)

  5. Où puis-je consulter les inscriptions de clients à l'API Tiers de Prestation et les demandes de paiement ?

    A plusieurs endroits : page Factures et page Contacts.

    Consulter l'article dédié : Comment consulter les inscriptions et les demandes de paiement ?

    Très prochainement des symboles pour pouvoir suivre plus facilement comme :

  6. Est-ce que le validation du formulaire de demande de paiement envoie la facture au client ?

    ❌ Non. La validation du formulaire de demande de paiement engendre l'envoi de la demande de paiement (= information de prélèvement) au client par l'Urssaf. Votre client retrouvera le libellé d'activité, la date et le montant qui sera prélevé déduit du crédit d'impôt.

    Pour que votre client reçoive la facture, il est nécessaire de lui envoyer celle-ci via Sinao.

    Le plus simple ?

    En faisant "Envoyer par email" et en mettant un dépliant "Avance immédiate" en PJ :

    NB. Il est tout à fait possible de l'imprimer ou la télécharger pour faire différemment.

  7. Est-ce qu'une fois que ma facture est faite dans Sinao ça l'envoie directement au client et à l'Urssaf ?

❌ Non mais presque !

Il suffit de :

  • la confirmer pour qu'elle ait un numéro et passe au statut "EN COURS"

  • l'envoyer à votre client par email (bouton dans Sinao)

  • faire le nécessaire côté API URSSAF

a) cocher la facture

b) cliquer sur le bouton API URSSAF

c) faire l'inscription client à l'API (si pas encore faite)

d) faire l'envoi de la facture (date postérieure à l'inscription + à l'activation client)

Entre c) et d) votre client reçoit un mail d'activation qu'il doit impérativement recevoir et activer pour que d) soit possible !

Après d) votre client reçoit une notification (email) l'informant d'une demande disponible sur son compte qui va occasionner le prélèvement.


PAIEMENT & RAPPROCHEMENT BANCAIRE

  1. Comment assurer le rapprochement bancaire entre les virements Urssaf et mes factures ?

    C'est très simple.
    L'Urssaf fait un virement par facture. Vous connaissez avant même le virement la date prévue en cochant la facture + API URSSAF :

    Ensuite, pour faire le rapprochement le plus simple est d'aller sur la page Banque, de cliquer sur JUSTIFIER sur la ligne du virement. Sinao vous proposera une correspondance et vous verrez le n° de facture mentionné pour vérifier ou agir manuellement :


AUTRES

  1. Où est l'API Tiers de Prestation de l'Urssaf ?

    Vous ne voyez pas en tant que tel l'API ni dans Sinao ni ailleurs.

    L'API Tiers de Prestation c'est la solution de gestion des paiements de l'Urssaf (prélèvement de vos clients, virement de la prestation à vous).

    Dans Sinao, c'est le fait de cliquer sur API URSSAF et de remplir les formulaires qui suivent qui permet d'envoyer les informations à l'API TIERS DE PRESTATION (inscription client + envoi de factures). Partout ailleurs, c'est Sinao, le logiciel de facturation.

  2. Où est le bouton API URSSAF ?

    Le bouton API URSSAF est sur la page Factures ET sur le page Devis.

    Il est accessible quand un document (Devis ou Facture) est créé (Brouillon possible) et qu'il est coché

  3. Avez-vous une option pour générer automatiquement les attestations fiscales pour les prestations de services à la personne ?

Il est actuellement possible de récupérer aisément toutes les données nécessaires au remplissage des attestation fiscales. D'ici la fin d'année 2022, Sinao mettra tout en oeuvre pour que les attestations fiscales se génèrent automatiquement.

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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.

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