Introduction
Dans Sinao, il est possible de créer une facture quand une situation se présente : c'est déjà rapide ! Mais il est aussi et surtout possible de créer :
👉 une facture "type" qui va se générer toute seule. On parle alors de factures récurrentes !
La génération automatique de factures est possible pour :
un montant / une échéance fixe : consulter l'article ci-dessous
un (ou des) montant(s) / une (ou des) échéance(s) : consulter l'article 👉 Comment créer un plan de facturation ?
Dans quel(s) cas l'utiliser ?
L'exemple "type" d'utilisation de la création de facture automatique est l'abonnement/contrat d'un montant unique à une échéance connue.
Exemple 1
"Je suis éditeur de logiciel, je vends un abonnement mensuel d'accès à mon logiciel tous les 2 du mois au prix de 10€ HT".
▶️ Ma configuration de facture récurrente ressemblera à
Exemple 2
"Je suis prestataire de service (jardinage) et je vends un contrat d'entretient/tonte des pelouses chaque trimestre au prix de 200€ HT"
▶️ Ma configuration de facture récurrente ressemblera à
Comment faire en détails ?
Cliquer sur l'onglet "Factures"
Cliquer sur la roue crantée en haut à droite de l'écran
Cliquer sur "Factures récurrentes"
La page dédié à la création et à la gestion des factures récurrentes s'ouvre :
Cliquer sur "+Facture récurrente" pour écrire votre nouvelle facture récurrente
L'éditeur s'ouvre tout comme l'en-tête de configuration :
Remarque :
-si le status est en Brouillon > la facture va se générer en Brouillon et vous pourrez ajouter des choses dessus une fois qu'elle se sera générée (utile d'ailleurs de mettre le status Brouillon que pour cette raison)
-si le status est en Final > la facture va se générer en mode définitif directement avec une n° de factures définitif et en PDF inaltérable.
Configurer votre facture récurrente
La fréquence de répétition ICI :
Vous avez le choix sur la période et le nombre de répétition.
La date de prochaine facture ICI :
Cette date sera également la date de début de facturation.
Dans l'exemple, la première facture (et donc la prochaine) sera émise le 9 août 2021.
Une date de fin, ICI :
Lorsque cette date est atteinte, la facturation configurée automatiquement s'arrêtera. Si une dernière facture devait être générée le jour de cette date de fin, elle le sera.
**La date de fin n'est pas obligatoire**
Une remise (facultative) ICI :
Qui ouvre d'autres options :
La fréquence de la remise est soit :
-une seule fois c'est à dire sur la 1ère facture
-sur une durée établie donc plusieurs fois (cette durée peut être autre que la période configurée)
Préciser une période de facturation (facultatif)
La période de facturation correspond à votre échéance : celle de Février 2023, de la semaine du X au X, de l'année 2020, etc...
Sinao vous propose plusieurs formats de période qui sont fonction de la fréquence de répétition configurée plus haut.
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Voici un exemple pour une génération 1 fois par mois et une première génération en mars 2023 :
Je choisis et j'ajoute le mot Prestation pour que ce soit + clair :
Il s'affiche :
Compléter le contenu de votre facture
Cliquer sur "Enregistrer la facture"
Remarque générales 🔎
*Il est normal de ne pas voir son logo en haut à gauche, c'est pour alléger l'espace de configuration. Il s'affichera bien lors de la génération de la facture.
*Il n'est pas possible d'appliquer une remise dans les totaux : c'est normal, ce champ est à remplir par la remise saisie dans la configuration (haut de l'écran).
*Si "Prochaine facture le" est planifiée est la date du jour, la première facture sera générée dès que vous enregistrerez cette facture récurrente.
*Vous pouvez envoyer vos factures automatiquement par mail à vos clients en cochant la case prévue à cet effet.
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.