Introduction
Dans Sinao, il est possible de créer une facture quand une situation se présente : c'est déjà rapide !
Mais il est aussi et surtout possible de créer :
👉 une facture "type" qui va se générer toute seule. On parle alors de factures récurrentes !
La génération automatique de factures est possible pour
un montant / une échéance fixe : consulter l'article ci-dessous
un (ou des) montant(s) / une (ou des) échéance(s) : consulter l'article 👉 Comment créer un plan de facturation ?
Dans quel(s) cas l'utiliser ?
L'exemple "type" d'utilisation de la création de facture automatique est l'abonnement/contrat d'un montant unique à une échéance connue.
Exemple 1
"Je suis éditeur de logiciel, je vends un abonnement mensuel d'accès à mon logiciel tous les 2 du mois au prix de 10€ HT".
Exemple 2
"Je suis prestataire de service (jardinage) et je vends un contrat d'entretient/tonte des pelouses chaque trimestre au prix de 200€ HT"
▶️ Ma configuration de facture récurrente ressemblera à
Comment faire en détails ?
Cliquer sur la page Factures
Cliquer sur le bouton "Plus" en haut à droite de l'écran
Cliquer sur "Factures récurrentes"
La page dédié à la création et à la gestion des factures récurrentes s'ouvre :
Cliquer sur +Facture récurrente pour écrire votre nouvelle facture récurrente
L'éditeur s'ouvre tout comme l'en-tête de configuration :
Remarques 💡
-si le status est en Brouillon > la facture va se générer en Brouillon et vous pourrez ajouter des choses dessus une fois qu'elle se sera générée (utile d'ailleurs de mettre le status Brouillon que pour cette raison)
-si le status est en Final > la facture va se générer en mode définitif directement avec une n° de factures définitif et en PDF inaltérable.
Configurer votre facture récurrente
La fréquence de répétition ICI :
Vous avez le choix sur la période et le nombre de répétition.
La date de prochaine facture ICI :
Cette date sera également la date de début de facturation.
Dans l'exemple, la première facture (et donc la prochaine) sera émise le 28 août 2024.
Une date de fin, ICI :
Lorsque cette date est atteinte, la facturation configurée automatiquement s'arrêtera. Si une dernière facture devait être générée le jour de cette date de fin, elle le sera.
**La date de fin n'est pas obligatoire**
Une remise (facultative) ICI :
Qui ouvre d'autres options :
La fréquence de la remise est soit :
-une seule fois c'est à dire sur la 1ère facture
-sur une durée établie donc plusieurs fois (cette durée peut être autre que la période configurée)
Préciser une période de facturation (facultatif)
La période de facturation correspond à votre échéance : celle de Février 2023, de la semaine du X au X, de l'année 2020, etc...
Sinao vous propose plusieurs formats de période qui sont fonction de la fréquence de répétition configurée plus haut.
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Voici un exemple pour une génération 1 fois par mois et une première génération en mars 2023 :
Je choisis et j'ajoute le mot Prestation pour que ce soit + clair :
Il s'affiche :
Compléter le contenu de votre facture
Cliquer sur "Enregistrer la facture"
Remarque générales 💡
Il est normal de ne pas voir son logo en haut à gauche, c'est pour alléger l'espace de configuration. Il s'affichera bien lors de la génération de la facture.
Il n'est pas possible d'appliquer une remise dans les totaux : c'est normal, ce champ est à remplir par la remise saisie dans la configuration (haut de l'écran).
Si "Prochaine facture le" est planifiée est la date du jour, la première facture sera générée dès que vous enregistrerez cette facture récurrente.
Vous pouvez envoyer vos factures automatiquement par mail à vos clients en cochant la case prévue à cet effet.
Les clients se gèrent comme depuis l'éditeur classique de factures y compris les sujets de Comment ajouter ou modifier un Nouveau destinataire ? et Comment ajouter ou modifier un établissement depuis l'éditeur ?
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.