Introduction
Votre client (ou vous) vous demande de joindre systématiquement le bon de commande à votre facturation. Or, vous recevez ce bon de commande avant que votre facture dans Sinao existe !
On pourrait schématiser ce qu'il se passe comme suit :
Début : devis et bon de commande émis dans la foulée par votre client
Milieu (temps long) : déroulé de la mission
Fin : facture
Il se pose donc les questions pour vous :
où stocker ce bon de commande dans Sinao ?
But : centraliser tous vos documents d'activité dans l'outil
comment retrouver ce document au moment de la facturation ?
But : pour l'envoyer à mon client en référence
Nous répondrons à ces deux questions dans l'article ci-dessous👇
A- Où stocker ce bon de commande dans Sinao ?
Comme la facture n'existe pas encore : il est intéressant de stocker ce bon de commande en PJ sur votre devis.
Pour cela :
Aller sur la page Devis
Aller sur la ligne de votre devis
Cliquer sur +Pièce jointe sur la droite
C'est terminé. Vous disposez de votre bon de commande rattaché à ce devis
Remarque : vous pouvez aller plus loin si nécessaire dans votre process : rappeler le n° de bon de commande en Notes voire en Tag, noter la date du BDC en Notes, ...
B- Comment retrouver ce document (BDC) au moment de la facturation ?
Préalable
Parce que cela ne peut pas être généralisé pour toutes les pièces jointes liées aux devis :
elles peuvent un plan, un cahier de charge, un document descriptif et commercial, des données à analyser : utile à la compréhension du projet mais pas à la facturation
tous les utilisateurs n'ont pas les droits sur toutes les pages
👉 les pièces jointes associées au devis ne se transfèrent pas automatiquement dans la facture résultante de la transformation du devis.
Ensuite
Il va falloir transférer le bon de commande stocké en A- de la page Devis à la page Facture.
Voilà l'astuce la plus pratique :
Aller sur la page Devis
Cliquer sur la ligne du devis concerné
Cliquer sur le BDC stocké sur le devis > le document s'ouvre
Télécharger avec le bouton ci-dessous
Transformer votre devis en factures
Écrire (ou commencer à écrire votre facture)
Enregistrer votre facture
Facultatif Appuyer sur le bouton +Pièce jointe (seulement si vous voulez aussi le stocker côté Facture)
Cliquer Envoyer par email
Cliquer sur Ajouter une pièce jointe
Cliquer sur Ajouter une pièce au document (plus bas sur la page)
Récupérer votre document que vous avez téléchargé
C'est terminé 😄 !
Si vous voulez en savoir + sur comment ajouter des pièces jointes dans Sinao, nous vous invitons à consulter cet article 👉 Comment ajouter des pièces jointes aux devis / factures ?
C- Où noter le numéro de bon de commande reçu de mon client ?
Quelque soit le statut de votre client (professionnels ou entité publique), Sinao dispose d'un champ N° Commande pour saisir le numéro du BDC que vous a remis votre client.
Voici comment faire :
Factures
+Écrire une facture
Champs personnalisés
N° Commande
Saisir exactement le n° remis par votre client (format, n° de caractères, espace, etc...)
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NOTE SPÉCIALE POUR Chorus Pro (client public*) 👇
Si votre client est un acteur public et que le NUMÉRO D'ENGAGEMENT à 10 chiffres est requis alors notez-le dans cette case, elle fait double emploi :
bon de commande classique (entreprise privée)
numéro d'engagement porté sur le bon de commande (entreprise public)
*Pour en savoir + : Comment faire une facture adaptée à Chorus Pro puis l'envoyer ?
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.