Introduction
L'envoi par email est la méthode privilégiée pour dématérialiser la gestion des ventes et la comptabilité. C'est pourquoi ce système est intégré directement à votre logiciel Sinao (relié à votre boîte mail). Pour sécuriser la boîte d'envoi intégrée à Sinao, un système a été mis en place pour filtrer les spams ne provenant pas de nous.
L'article ci-dessous vous explique comment faire 👇
*Le mail sur lequel sont envoyés les devis/factures en copie, si vous le décidez, est l'email renseigné dans le profil de l'entreprise dans Paramètres > Profil de l'entreprise.
1. Envoyer un devis ou une facture par email
En image
C'est aussi simple que :
Astuce
N'oubliez pas, en complément de l'envoi par email, de personnaliser votre corps de message et votre signature 👉 Comment configurer une signature avec mon logo ?
C'est une astuce essentielle pour renforcer votre image de marque et votre image professionnelle.
En pratique
➡️ Envoyer un devis ou une facture par email depuis Sinao
Sinao vous permet d'envoyer vos devis et vos factures par email directement depuis l'interface. Pour cela, prenons l'exemple d'une facture (il en serait de même pour un devis) :
Cliquez sur Factures
Rédigez votre facture
Enregistrez votre facture en cliquant sur ENREGISTRER LA FACTURE (une facture "brouillon" et une facture définitive peuvent être envoyées par email).
Cliquez sur le bouton Envoyer par email
Vérifiez le contenu qui s'affiche dans l'aperçu et cliquez sur Envoyer
Validez que votre email a bien été envoyé grâce à l'icône de l'enveloppe qui apparaît sur la ligne de la facture (ou du devis) concernée.
Remarques 💡
-En cas d'envois multiples, Sinao affiche le dernier envoi et la dernière lecture !
-Pensez à ajouter les pièces jointes utiles au moment de l'envoi en cliquant sur Ajouter une pièce jointe (en cas de besoin, consultez 👉 Comment ajouter des pièces jointes aux devis/factures ?)
Ajouter une pièce jointe ❗️ Pensez à ajouter les frais que vous auriez pu stocker sur la page Achats (ex : Indemnités kilométriques) pour une prise en charge totale ou partielle par votre client.
En pratique :
a) Achats > cliquer sur la ligne > Télécharger puis
b) Factures > cliquer sur la ligne > Envoyer par email > Ajouter une pièce jointe (mettre alors la pièce téléchargée depuis en a) depuis Achats)
2. Sécurité de l'envoi par email
🔒 IMPORTANT SÉCURITÉ
Depuis juillet 2024, pour des raisons de sécurité (pour éviter les piratages et modifications frauduleuses des coordonnées bancaires), les factures ne sont plus envoyées en PDF en pièce jointe des emails. Vos factures sont téléchargeables depuis le lien intégré à l'email envoyé à vos clients.
Pour voir ce que voit votre client, lisez l'article 👉 Comment cela se passe-t-il côté clients avec l'envoi par email depuis Sinao ?.
Si vous avez besoin d'envoyer les factures en PDF en pièce jointe, cochez simplement la case prévue à cet effet.
Remarques 💡
Si vous n'avez pas encore saisi l'adresse email de votre entreprise, elle n'apparaîtra pas automatiquement dans le champ "De". Pour que ce soit le cas, complétez votre email dans Paramètres > Profil de l'entreprise.
Si vous n'avez pas déjà écrit à ce destinataire, complétez l'email du destinataire : celle-ci sera mémorisée pour le client en question.
Pour ajuster les adresses email de votre client et paramétrer une adresse email par établissement, complétez les coordonnées dans : Contacts > Particuliers ou Entreprises > Cliquez sur le client concerné > Cliquez sur +Principale ou +Nouvel établissement.
Ce contenu par défaut est entièrement personnalisable : vous pouvez écrire de qui est opportun pour votre public mais ⚠️ ! Veillez à conserver les champs personnalisés sous forme de {...} car ils permettent d'aller chercher vos bonnes données dans votre espace Sinao pour compléter votre texte.
La facture (ou devis) sera téléchargeable depuis le lien de votre email qui conduit vos clients sur un portail clients sécurisé Sinao Link
Une copie de cet email vous sera envoyée.
Pour associer d'autres documents à cette facture (ou devis) et les envoyer (si souhaité) par mail tel que vos CGV, une présentation commerciale, des éléments technico-descriptifs, des photos de produits : vous pouvez utilisez la fonction Pièce jointe
3. Envoyer plusieurs emails de devis ou factures en même temps depuis Sinao
Vous pouvez envoyer plusieurs documents en même temps à plusieurs clients différents directement depuis l'interface.
En pratique
Pour cela, prenons l'exemple des factures :
Cliquez sur Factures
Cochez les cases de chaque facture concernée
Cliquez sur Envoyer par email
Complétez le formulaire / Vérifiez les adresses emails puis cliquez sur ENVOYER LES X EMAILS
Validez que vos emails ont bien été envoyés grâce à l'icône de l'enveloppe qui apparaît sur les lignes des factures (ou devis) concerné(e)s.
4. En pratique I Télécharger le fichier PDF de la facture/devis
Si vous souhaitez télécharger le document pour l'envoyer avec votre propre messagerie :
Cliquez Factures ou Devis selon ce que vous faites
Cliquez sur le document en question
Cliquez sur le bouton Télécharger :
Le PDF se télécharge, cliquez dessus
Enregistrez-le ensuite où vous le souhaitez en cliquant sur :
5. En pratique I Imprimer le fichier de la facture/devis
Si vous souhaitez imprimer vos documents depuis Sinao pour les envoyer traditionnellement par courrier postal. C'est tout à fait possible !
Pour cela :
Cliquez Factures ou Devis selon ce que vous faites
Cliquez sur le document en question
Cliquez sur Imprimer :
Configurez votre impression (en lien avec votre imprimante) :
Pour lier votre imprimante à l'interface, si cela n'est pas déjà fait : cliquez sur Imprimer via la boîte de dialogue du système
Une fenêtre apparaîtra alors pour configurer votre imprimante :
Vérifier la configuration
Cliquez sur "Imprimer"
La réforme de la facturation électronique
La réforme de la facturation électronique n'est pas encore en vigueur à l'heure de la mise à jour de cet article (05/12/2024). Cependant, il est important d'anticiper et de comprendre comment les échanges s'opèreront :
Vous n'enverrez plus rien à vos clients comme décrit plus haut ❌
Sinao enverra toutes vos données à votre place ✅, incluant les factures (au format Factur-X : PDF pour votre client, XML pour la partie technique) et les transactions au Portail Public de Facturation (PPF).
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Pour toute demande de précisions ou toute autre question, contactez le service client disponible 5J/7 😃 via la bulle de chat en bas à droite de votre écran.