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Comment utiliser les Tags dans Sinao ?

Tag I Catégorisation I Statistiques I Chiffre d'Affaire I Dépenses. Facturation I Contacts I MÀJ 22/01/2025

Sophie avatar
Écrit par Sophie
Mis à jour il y a plus de 3 semaines

Introduction

Un Tag est une catégorie.

Il se met sur les documents, vos contacts et votre catalogue donc sur toutes les pages : devis, factures, achats, contacts et catalogue pour pouvoir découper et obtenir des statistiques sur cette catégorie inexistante par défaut dans Sinao.

Nous allons voir dans cet article : tout d'abord quels sont les usages (1), puis comment les utiliser dans Sinao (2) et comment fonctionnent-ils techniquement (3). Enfin les bonnes pratiques (4) à adopter !


1- Les usages

Voici les usages les plus fréquents des Tags :

▶️ Des usages classiques

  1. Découper son activité : par sous-activités, départements, projets (cf. notre article dédié aux projet 👉 Comment assurer une gestion de projets dans Sinao ?), filiales, type de clients, segments de clients ou type de fournisseurs, etc.

  2. Intégrer des étapes de validation (exemple : validéDT, àvaliderDT, ...)

    ▶️ Et aussi des usages avancés

  3. Créer des groupes (exemple : groupe/catégorie de produits : Vins pour mettre tous les vins qu'ils soient blancs, rouges ou rosés)

  4. Faire de la comptabilité analytique 👉 Comment faire de la comptabilité analytique ?

    (Attention : bien lire l'article car il faut que les codes analytiques soient donnés par le cabinet comptable en amont et existants en production comptables)


2- Comment les utiliser page par page ?

En amont :

👉 Réfléchir au découpage utile pour votre entreprise !
👉 Lire les bonnes pratiques ci-dessous

Au quotidien

👉 À chaque document ou chaque partie concerné(e) : ajouter le Tag s'il n'est pas encore existant ou le sélectionner dans la liste des Tags existants !

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A. Côté Ventes

Plusieurs manipulations existent pour ajouter un Tag sur la page Devis et sur la page Factures :

  1. Depuis l'éditeur de document

    Ici :

    Écrire son Tag (si c'est la première fois) et taper Entrée

  2. Depuis le document confirmé (brouillon ou définitif)

    Ici :

    Écrire son Tag (si c'est la première fois) et taper Entrée

  3. Depuis la liste des factures

    Ici :

    • Cocher les factures concernées

    • Cliquer sur Tags comme ci-dessus

    • Écrire son Tag (si c'est la première fois) et taper Entrée comme ci-dessous

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B. Côté Catalogue

Dans Sinao, les lignes de produits / services peuvent être regroupés en groupe / catégorie. C'est pour nommer cette catégorie que ce Tag peut être utilisé.

Ici, tous mes services dédiés à la formation ont le Tag "Formation"

Le Tag s'ajoute depuis le formulaire Nouveau produit ou Nouveau service ou en cliquant sur la ligne puis Modifier si le produit.service est déjà existant :

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C. Côté Achats

Plusieurs manipulations existent pour ajouter un Tag sur la page Achats :

  1. Depuis la complétion de la facture d'achats

    Ici :

  2. Depuis le document enregistré (Réglé ou À régler)

    Ici :

  3. Depuis la liste des achats

    • Cocher les factures concernées

    • Cliquer sur Tags

    • Écrire son Tag (si c'est la première fois) et taper Entrée

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D. Côté Contacts

Plusieurs manipulations existent pour ajouter un Tag sur la page contacts :

  1. Depuis la fiche de Contacts

    Ici, en cliquant sur Add a tag > ajouter son tag ou en sélectionner un existant > touche Entrée :

  2. Depuis la liste des Contacts

    En cochant les lignes concernées et en ajoutant ou sélectionnant un tag existant.

    • Page Contacts

    • Se mettre sur l'onglet concerné (vous pourrez le faire ensuite de la même manière sur l'autre)

    • Cocher les lignes concernées (qu'elles soient PROSPECT, CLIENT OU FOURNISSEUR) ; le but étant d'ajouter une autre façon de catégoriser vos contacts

    • Cliquer sur Tags

    • Écrire ou sélectionner le Tag et taper "Entrée"

👉 INFO : que ce soit en commande unitaire ou en commande groupée, vous pouvez donc regrouper vos clients selon de nouveaux critères de votre choix !

Exemple :


3- Le fonctionnement des Tags dans Sinao

Mémo 📌 Écrire son Tag et taper Entrée pour qu'il s'enregistre !

▶️ A quoi ressemble la saisie d'un Tag ?

Tag non enregistré

Tag bien enregistré ✅


▶️ Comment peut-il être utilisé ?

a) Le tag peut s'utiliser

  • de façon unitaire : document par document

  • de façon groupée : plusieurs documents à la fois

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b) Le Tag peut être sélectionné grâce à la liste de Tag qui apparaît quand on place sa souris dans le champ

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c) Le Tag peut être modifié

  • Cocher la facture

  • Modifier

  • Supprimer l'existant avec la X

  • Taper le nouveau

  • Modifier

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d) Le Tag peut être supprimé

  • Cocher la facture

  • Modifier

  • Supprimer l'existant avec la X et laisser le champ vide

  • Modifier

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e) Le Tag peut être recherché pour obtenir des statistiques dans l'encadré bleu

  • Barre "Rechercher" en haut de chacune des pages comme ci-dessous sur la page Factures

    Exemple : mes factures taguées de #PARIS représentent un total facturé de 120€ TTC dont 0 a été réglé.


4- Les meilleures pratiques dans Sinao

Pour ne pas risquer de se tromper à la lecture des données ou ne pas retrouver les informations à la suite :

▶️ Ne pas multiplier les utilisations des Tags

Exemple : je vais utiliser les tags pour découper mon activité et faire de la comptabilité analytique et utiliser l'outil de Suivi financier > ❌
Une à deux utilisations semble(nt) idéale(s).

▶️ Ne jamais mettre des Tags pour des attributs déjà gérés dans Sinao

Exemple : je ne créé pas un Tag avec le nom de mon client car les clients sont automatiquement "pistés" et je peux les rechercher avec les filtres

▶️ Créer des Tags avec idéalement 1 mot

▶️ Ne pas mettre d'espace si plusieurs mots

Exemple : SAINT TROPEZ (❌) -> SAINTTROPEZ ou SAINT_TROPEZ(✅)

▶️ Chercher les statistiques liées à un Tag en mettant # devant votre Tag

Exemple : je cherche mes factures taguées de PARIS, je tape #PARIS

▶️ Éviter les accents

En conclusion :

La simplicité des Tags est primordiale et le zéro espace impératif 📌 dans la plupart des cas car le système de recherche permet aussi de rechercher dans les factures ! Dans cette barre de recherche, Sinao découpe chaque mot pour une recherche indépendamment du reste :

  • ce qui est pratique quand on cherche des mots dans une facture !

  • ce qui ne doit pas se passer quand on cherche un Tag d'où les recommandations ci-dessus

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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.

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