Introduction
Un Tag est une catégorie.
Il se met sur les documents, vos contacts et votre catalogue donc sur toutes les pages : devis, factures, achats, contacts, catalogue et banque pour pouvoir découper et obtenir des statistiques sur cette catégorie inexistante par défaut dans Sinao.
Nous allons voir dans cet article : tout d'abord quels sont les usages (1), puis comment les utiliser dans Sinao (2) et comment fonctionnent-ils techniquement (3). Enfin les bonnes pratiques (4) à adopter !
1- Les usages
Voici les usages les plus fréquents des Tags :
▶️ Des usages classiques
Découper son activité : par sous-activités, départements, projets (cf. notre article dédié aux projet 👉 Comment assurer une gestion de projets dans Sinao ?), filiales, type de clients, segments de clients ou type de fournisseurs, biens (locations), etc.
Intégrer des étapes de validation (exemple : validéDT, àvaliderDT, ...)
▶️ Et aussi des usages avancés
Créer des groupes (exemple : groupe/catégorie de produits : Vins pour mettre tous les vins qu'ils soient blancs, rouges ou rosés)
Faire de la comptabilité analytique 👉 Comment faire de la comptabilité analytique ?
(Attention : bien lire l'article car il faut que les codes analytiques soient donnés par le cabinet comptable en amont et existants en production comptables)
Faire des prévisions 👉 Comment fonctionne l'outil de suivi financier ?
2- Comment les utiliser page par page ?
En amont :
👉 Réfléchir au découpage utile pour votre entreprise !
👉 Lire les bonnes pratiques ci-dessous
Au quotidien
👉 À chaque document ou chaque partie concerné(e) : ajouter le Tag s'il n'est pas encore existant ou le sélectionner dans la liste des Tags existants !
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A. Côté Ventes
Plusieurs manipulations existent pour ajouter un Tag sur la page Devis et sur la page Factures :
Depuis l'éditeur de document
Ici :
Écrire son Tag (si c'est la première fois) et taper Entrée
Depuis le document confirmé (brouillon ou définitif)
Ici :
Écrire son Tag (si c'est la première fois) et taper Entrée
Depuis la liste des factures
Ici :
Cocher les factures concernées
Cliquer sur Tags comme ci-dessus
Écrire son Tag (si c'est la première fois) et taper Entrée comme ci-dessous
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B. Côté Catalogue
Dans Sinao, les lignes de produits / services peuvent être regroupés en groupe / catégorie. C'est pour nommer cette catégorie que ce Tag peut être utilisé.
Ici, tous mes services dédiés à la formation ont le Tag "Formation"
Le Tag s'ajoute depuis le formulaire Nouveau produit ou Nouveau service ou en cliquant sur la ligne puis Modifier si le produit.service est déjà existant :
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C. Côté Achats
Plusieurs manipulations existent pour ajouter un Tag sur la page Achats :
Depuis la complétion de la facture d'achats
Ici :
Depuis le document enregistré (Réglé ou À régler)
Ici :
Depuis la liste des achats
Cocher les factures concernées
Cliquer sur Tags
Écrire son Tag (si c'est la première fois) et taper Entrée
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D. Côté Contacts
Plusieurs manipulations existent pour ajouter un Tag sur la page contacts :
Depuis la fiche de Contacts
Ici, en cliquant sur Add a tag > ajouter son tag ou en sélectionner un existant > touche Entrée :
Depuis la liste des Contacts
En cochant les lignes concernées et en ajoutant ou sélectionnant un tag existant.
Page Contacts
Se mettre sur l'onglet concerné (vous pourrez le faire ensuite de la même manière sur l'autre)
Cocher les lignes concernées (qu'elles soient PROSPECT, CLIENT OU FOURNISSEUR) ; le but étant d'ajouter une autre façon de catégoriser vos contacts
Cliquer sur Tags
Écrire ou sélectionner le Tag et taper "Entrée"
👉 INFO : que ce soit en commande unitaire ou en commande groupée, vous pouvez donc regrouper vos clients selon de nouveaux critères de votre choix !
Exemple :
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E. Côté Banque
Une manipulation existe sur la page Banque, la voici :
Cocher les lignes concernées par le Tag que vous voulez ajouter
Cliquer sur #Tags
Saisir (lorsqu'on saisit, il faut taper
Entréepour enregistrer la saisie) ou sélectionner un Tag
Un Tag correctement saisi ou sélectionné
est entouré de gris comme ci-dessusModifier
C'est terminé ! Votre tag est visible comme ci-dessous :
Remarque 💡
Il peut être intéressant de taguer des lignes de votre compte bancaire lorsque vous avez besoin d'un nouvelle classification qui n'est pas déjà porté par un Compte comptable. Par exemple, les entrées et les sorties d'argent sur un bien en particulier alors que l'argent transite sur le même compte en banque !
3- Le fonctionnement des Tags dans Sinao
Mémo 📌 Écrire son Tag et taper Entrée pour qu'il s'enregistre !
▶️ A quoi ressemble la saisie d'un Tag ?
Tag non enregistré
Tag bien enregistré ✅
▶️ Comment peut-il être utilisé ?
a) Le tag peut s'utiliser
de façon unitaire : document par document
de façon groupée : plusieurs documents à la fois
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b) Le Tag peut être sélectionné grâce à la liste de Tag qui apparaît quand on place sa souris dans le champ
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c) Le Tag peut être modifié
Cocher la facture
Modifier
Supprimer l'existant avec la X
Taper le nouveau
Modifier
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d) Le Tag peut être supprimé
Cocher la facture
Modifier
Supprimer l'existant avec la X et laisser le champ vide
Modifier
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e) Le Tag peut être recherché pour obtenir des statistiques dans l'encadré bleu
Barre "Rechercher" en haut de chacune des pages comme ci-dessous sur la page Factures
Exemple : mes factures taguées de #PARIS représentent un total facturé de 120€ TTC dont 0 a été réglé.
▶️ Existe-t-il une liste tous les Tags ?
Oui. Celle-ci se créée automatiquement à partir du moment où un Tag est saisi dans Sinao quelque soit la page
(cf. les pages possibles dans 2- Comment les utiliser page par page ?)
Elle ne se créée pas par anticipation, elle est automatique au gré des ajouts de nouveaux Tags.
Pour la voir ? Mettre son curseur dans la case de création d'un Tag et la liste s'affichera !
Remarque 💡: La liste est unique quelque soit la page sur lequel le Tag a été créé (pour favoriser l'utilisation de Tag partagé par plusieurs sujets).
▶️ Puis-je supprimer un Tag de ma liste que je n'utilise pas ?
Il n'y a pas de suppression manuelle de Tag (pour éviter qu'un Tag soit malencontreusement supprimé alors qu'il doit être utilisé par l'entreprise).
Par contre : il y a une suppression automatique de Tags dans cette liste dès lors que ce Tag n'est plus utilisé sur aucune page.
Donc, pour supprimer un Tag :
s'il avait été mis sur une page mais est inutile
👉 Aller sur la page et le retirer = il disparaîtra de la liste
s'il avait été mis sur une page, était utile mais ne peut être supprimé pour diverses raisons
👉 Contacter le Service Client via la bulle de tchat = L'équipe tâchera de trouver une solution !
4- Les meilleures pratiques dans Sinao
Pour ne pas risquer de se tromper à la lecture des données ou ne pas retrouver les informations à la suite :
▶️ Ne pas multiplier les utilisations des Tags
Exemple : je vais utiliser les tags pour découper mon activité et faire de la comptabilité analytique et utiliser l'outil de Suivi financier > ❌
Une à deux utilisations semble(nt) idéale(s).
▶️ Ne jamais mettre des Tags pour des attributs déjà gérés dans Sinao
Exemple : je ne créé pas un Tag avec le nom de mon client car les clients sont automatiquement "pistés" et je peux les rechercher avec les filtres
▶️ Créer des Tags avec idéalement 1 mot
▶️ Ne pas mettre d'espace si plusieurs mots
Exemple : SAINT TROPEZ (❌) -> SAINTTROPEZ ou SAINT_TROPEZ(✅)
▶️ Chercher les statistiques liées à un Tag en mettant # devant votre Tag
Exemple : je cherche mes factures taguées de PARIS, je tape #PARIS
▶️ Éviter les accents
En conclusion :
La simplicité des Tags est primordiale et le zéro espace impératif 📌 dans la plupart des cas car le système de recherche permet aussi de rechercher dans les factures ! Dans cette barre de recherche, Sinao découpe chaque mot pour une recherche indépendamment du reste :
ce qui est pratique quand on cherche des mots dans une facture !
ce qui ne doit pas se passer quand on cherche un Tag d'où les recommandations ci-dessus
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.