Introduction
Optimisez la gestion de vos factures récurrentes avec Sinao ! Que vous gériez une facturation automatique simple ou complexe, Sinao vous offre une solution complète pour suivre, modifier et automatiser vos factures récurrentes de manière efficace. Découvrez toutes les options avancées pour une gestion optimale de vos factures et de vos paiements.
Le module de facturation récurrente de Sinao est conçu pour simplifier la gestion des paiements réguliers. Vous pouvez facilement créer :
Facturation automatique simple (montant et date fixes, plusieurs occurrences). Consultez l'article pour plus de détails 👉 ici
Facturation automatique complexe (montants variables, durées variées, plans personnalisés). Consultez l'article pour plus de détails 👉 ici
Dans cet article, nous vous présentons les options les plus importantes pour gérer efficacement vos factures récurrentes dans Sinao.
1- Suivre vos factures récurrentes et consulter les factures à venir
Pour suivre l'état de vos factures récurrentes, procédez comme suit :
Repérez la ligne de facturation récurrente qui vous intéresse.
Cliquez sur l'icône du calendrier.
Une page s'ouvrira avec toutes les informations utiles, telles que la date, le montant et l'échéance du plan de facturation, vous permettant de consulter les factures déjà générées et celles à venir.
2- Mettre fin à une facture récurrente
Pour arrêter la génération automatique des factures à partir d'une date spécifique (par exemple, toutes les factures du 28 de chaque mois), voici comment procéder :
Cliquez sur la facture concernée.
Saisissez la date de fin dans la zone dédiée en haut de la page.
Enregistrez les modifications.
3- Supprimer une facture récurrente
Si vous souhaitez supprimer une facture récurrente, suivez ces étapes :
Allez dans Factures > Roue crantée > Factures récurrentes.
Cochez la (ou les) facture(s) à supprimer.
Cliquez sur Supprimer.
4- Mettre une facture récurrente en pause
Pour mettre en pause une facture récurrente (par exemple, retarder la prochaine émission), procédez comme suit :
Cliquez sur la facture à mettre en pause.
Modifiez la date de la prochaine facture à une date lointaine.
Enregistrez les modifications.
5- Connaître les différents états des factures récurrentes
Les factures récurrentes dans Sinao peuvent avoir trois états principaux :
En cours : La première facture a déjà été générée, et la prochaine sera émise comme prévu.
En pause : La première facture a été générée, mais la prochaine facture sera retardée ou non générée.
Arrêt : Aucune facture n'est prévue, car la date de fin a été atteinte.
6- Modifier des éléments en masse
Sinao permet de modifier plusieurs factures récurrentes en même temps. Vous pouvez :
Modifier la date de la prochaine facture.
Supprimer des factures récurrentes en masse.
Ou encore :
Changer le destinataire (contact client principal ou secondaire).
Recevoir une copie de la facture.
Remarque 💡 Si vous cochez "Recevoir", l'email sera envoyé à l'adresse de votre entreprise saisie dans Paramètres > Profil de l'entreprise. Si aucune adresse email n'est configurée, l'email sera envoyé à l'administrateur du compte.
7 - Modifier la configuration d'une facture récurrente
▶️ A quoi faut-il être vigilant ?
Attention ⚠️ Pour que les modifications soient prises en compte, il faut impérativement qu'elles soient saisies AVANT la date de la prochaine génération prévue !
Par exemple, si pour l'année 2024, votre client a une génération de factures de façon annuelle le 1 de chaque année mais qu'il est entendu qu'il passe en mensuel en 2025 le 2 de chaque mois 👉 alors il faut attendre que la facture de l'année 2024 se soit générée et faire les changements avant le 2/01/2025 impérativement !
Situation initiale
▶️ Comment faire ?
Il faut réaliser les 6 étapes qui suivent dans l'ordre dans lequel elles sont décrites ci-dessous. A partir de notre exemple ci-dessus, voici ce qu'il faut faire :
Changer la fréquence de génération dans l'intervalle de temps possible
(⚠️ après la génération du 2/01/24 (à partir du 3/01/24 et maximum jusqu'au 1/02/2025 inclus avant minuit))
An a été passé en mois
Vérifier le statut d'enregistrement (Final ou Brouillon)
Changer la date de la prochaine facture (lorsque utile)
01 a été passé en 02
Vérifier la date de Date de fin (si aucune date de fin de contrat : laisser vide)
Changer les informations dans le contenu de la facture si nécessaire (ex : A - Changer la période de facturation ; B - Enlever toute mention de "Annuel" et mettre "Mensuel" ; C - Ajuster le prix)
Enregistrer la facture
8- Envoyer vos factures récurrentes par email
Voici comment envoyer vos factures récurrentes par email à un ou plusieurs destinataires :
Allez dans Factures > Roue crantée > Factures récurrentes.
Rédigez le contenu de la facture dans la section appropriée.
Dans la configuration de la facturation automatique :
Si votre fiche de contact comporte déjà une adresse email, l'email sera envoyé automatiquement à cette adresse.
Si votre fiche de contact ne comporte pas d'adresse email, ajoutez l'adresse manuellement dans +email.
Pour envoyer la facture à plusieurs destinataires, saisissez chacune des adresses dans +email.
⚠️ Important : Toute saisie ou modification doit être validée en cliquant sur Enregistrer la facture pour que les changements soient pris en compte.
9- Comprendre la catégorisation comptable des factures récurrentes
▶️ Contexte
La catégorisation comptable des factures récurrentes fonctionne à l'identique de la catégorisation comptable des factures classiques.
Pour la référence aux factures classiques :
-Comment affecter un compte comptable dès la rédaction de facture ?
-Comment modifier une catégorie comptable (ventes) ?
Seulement, contrairement aux factures classiques, il se peut qu'une modification faite par ailleurs impacte la configuration historique d'une facture récurrente.
▶️ A retenir
Voici un rappel des éléments de catégorisation comptable généraux (écriture de facture classique + configuration de facture récurrente) et les éléments spécifiques des factures récurrentes à retenir :
Aspects généraux
Les lignes de type
Lignesont les lignes de facturationSeules les lignes de facturation sont rattachées à un prix HT
Seules ces lignes comportent une catégorisation comptable possible (compte de produit/service)
Seules ces lignes de la grille* tarifaire (grille* = toutes les lignes avant les totaux) s'exportent en comptabilité dans le fichier de transfert des écritures
Ces lignes sont visibles dans les écritures de ventes de l'export FEC (l'information portée par ces lignes est complétée du montant et du taux de TVA, du client et du TTC pour que l'écriture de ventes soit complète)
Les lignes de type
TitreetCommentairesont des lignes de présentationCes lignes sont du texte
Ces lignes ne doivent pas comporter de prix à intégrer au calcul
Ces lignes ne s'exportent en comptabilité
Un produit ou un service manuel non enregistré au Catalogue peut être saisi dans une ligne de facturation
Cette ligne remplit manuellement porte par défaut le compte comptable par défaut
Cette ligne peut être catégorisée depuis l'éditeur si elle ne doit pas porter le comptable par défaut avec l'icône du ✏️
Un produit ou un service enregistré au Catalogue peut être choisi dans une ligne de facturation
Un produit au Catalogue apparaît en mettant le curseur et les premières lettres dans la cellule Désignation de la ligne de facturation
Cette ligne de facturation issue du Catalogue porte le compte comptable du produit ou du service enregistré au Catalogue
Cette catégorisation automatique de la ligne de facturation issue de la catégorisation du produit ou du service dans le Catalogue est consultable avec le ✏️
⚠️ Si la catégorisation comptable consultée avec le crayon est eronnée, sa modification dans l'éditeur de facture assure la bonne catégorisation de la facture classique en cours d'émission ou de la facture récurrente en cours de configuration MAIS ne corrige pas la catégorisation comptable de la fiche produit ou service du Catalogue. Pensez à mettre à jour la fiche sur la page Catalogue.
Chaque ligne de facturation peut être catégorisée différemment (ventilée)
La ventilation par ligne de facturation est automatique si le produit ou le service est issu du Catalogue (voir 4.)
La ventilation par ligne de facturation peut être fait manuellement avec le ✏️
La ventilation par ligne de facturation permet de donner les bonnes informations de compte de produit (HT) au moment de la génération automatique des écritures et des enregistrements comptables (fichier d'export FEC)
Chaque ligne de facturation d'une facture déjà écrite ou générée peut faire l'objet d'une modification de la catégorisation si l'export FEC n'a pas encore été fait (même si la facture a déjà été confirmée)
La modification est accessible par la liste
La modification est également accessible par facture
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Aspects spécifiques des factures récurrentes
La modification d'une catégorisation comptable sur l'écran de configuration des factures automatiques impacte les factures récurrentes générées APRÈS de la modification
Exemple : on est le 17/04/2025, je mets en place de comptes 706 plus précis car mon comptable a décliné le 706 en 706001 (entre autre) pour mes ventes en Allemagne dans le Plan comptable de Sinao (et le sien). Or mes factures récurrentes destinées aux clients allemands portent le 706. Les lignes ne sont pas des lignes issues du Catalogue. Je vais dans Factures > Plus > Factures récurrentes le 17/04/2025, je clique sur la ligne de ma facture dans la liste, je fais l'ajustement de la catégorisation. J'enregistre le tout avec Enregistrer la facture :
Mes factures générées (page Factures) à partir du 18/04/2025 comportant le 706001 seront comptabilisée lors de leur génération en 706001
Mes factures générées (page Factures) jusqu'au 17/04/2025 restent comptabilisées en 706. Si cela est faux alors faire la modification avec le 6. de Aspects généraux.
Une erreur de catégorisation comptable sur une facture automatique déjà générée doit être corrigée sur la page Factures et faire l'objet d'une vérification/correction sur l'écran de configuration des factures automatiques
Exemple : je vais sur ma page Factures, j'active le filtre de Compte comptable avec
Ventes de produits finiset je m'alerte de trouver une facture alors que je ne fais que de laPrestation de services.Il faut :
-Factures
-Cocher la facture
-Modifier
-Ventiler par lignes
-Changer 701 par 706
-Enregistrer puis aller sur Factures > Plus > Factures récurrentes pour changer ce défaut de catégorisation à la source sur la facture récurrenteLa suppression d'un comptable comptable dans le plan comptable existant sur une facture automatique n'émet pas d'alerte et nécessite de modifier la catégorisation comptable sur l'écran de configuration des factures automatiques
Ce qu'il faut faire dans Factures > Plus > Factures récurrentes :
-Cliquer sur la ligne concernée
-Changer la catégorisation avec le ✏️
-Enregistrer la factureEn cas de génération d'une facture récurrente catégorisée avec un compte comptable supprimé, le compte comptable par défaut de votre espace remplace le compte supprimé
Exemple : votre espace Sinao est configuré en 706 en compte par défaut accessible dans Factures > Plus > Paramètres généraux car vous faites plus de Prestation de services. Le 17/04/2025, votre comptable nettoie le Plan comptable de Sinao d'un compte que vous aviez créé par erreur, le 7011 parce qu'il souhaite que vous utilisiez le 711 pour vos ventes de produits finis. Vous avez des factures récurrentes programmées avec le 7011 prévues le 01/05/2025 et ni lui, ni vous ne changez pas la catégorisation sur l'écran de configuration des factures automatiques.
En conséquences, lorsque vous faites une vérification comptable, la facture générée et comptabilisée porte le 706 et la configuration de votre facture récurrente porte toujours le 7011.
⚠️ Information Factures récurrentes : en cas de changement ou de suppression de compte comptable en Comptabilité, il est nécessaire de modifier les factures récurrentes déjà configurées sur l'écran de configuration des factures récurrentes dans Factures > Plus > Factures récurrentes pour que les suivantes se génèrent correctement.
Pourquoi utiliser les factures récurrentes dans Sinao ?
La gestion des factures récurrentes avec Sinao vous permet de gagner un temps précieux, de réduire les erreurs humaines et de garantir la conformité fiscale de vos facturations. Voici les principaux avantages de ce système :
Automatisation complète : La génération et l'envoi des factures sont automatisés.
Flexibilité : Modifiez vos factures en masse, mettez-les en pause ou modifiez les dates facilement.
Suivi en temps réel : Suivez vos factures récurrentes à tout moment pour connaître leur statut.
Conformité légale : Respectez les règles fiscales et comptables en générant des factures aux formats légaux et en envoyant automatiquement les emails.
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.