La réponse à toutes vos autres questions qui ne font pas l'objet d'un article complet, c'est ici 👇
1. Taille des fichiers lors de l'import
Lors de l'import de votre fichier (image, ex : une facture) il est possible qu'il soit trop lourd. Vous pouvez essayer de réduire la taille du fichier en baissant la qualité des images. Ou alors si vous avez enregistré en PDF, vous pouvez également suivre les étapes suivantes :
Ouvrez le fichier PDF à réduire avec Adobe Acrobat Reader ;
Cliquer sur Fichier / Enregistrer sous un autre / Fichier PDF optimisé.
2. Modification d’une facture
Si la facture est "Brouillon" il vous suffit de cliquer dessus puis sur "Modifier" :
Si elle a été confirmée et donc comptabilisée, vous devez créer un avoir pour la modifier, il n'est pas autorisé de modifier une facture confirmée.
3. Facture Chorus Pro
Sinao est parfaitement adapté aux utilisateurs de Chorus Pro !
✅ Au moment du dépôt sur Chorus : elles sont automatiquement reconnues et lues par Chorus Pro grâce à leur format Factur-X. L'ensemble des champs sont complétés automatiquement et la facture ajoutée.
Remarques :
-Sinao ne dispose par de connecteur direct qui envoie les données de facturation directement vers Chorus Pro d'où l'étape de dépôt de factures.
-Avant même le dépôt, pensez à rédiger vos factures dans Sinao en appliquant les règles simples de présentation tel que décrit dans la fiche pratique "Déposer une facture sur le portail Chorus Pro"
4. Option de "Filtre"
Grâce aux différents filtres mis à disposition (dates, état du paiement, montant, client, infos) , il est possible de :
visualiser plus facilement ses factures ET,
obtenir des statistiques précises sur certains sujets :
Par exemple : vous désirez voir vos factures "En cours". Rien de plus simple !
Actionnez le menu déroulant "Etat de paiement", puis cochez la case "En cours".
Et c’est magique 🧙🏼♀️, toutes vos factures en cours apparaissent ci-dessous ainsi que les statistiques dans l'encadré bleu :
5. Justification du paiement d’une ancienne facture
Pour justifier cette transaction vous devez :
Importer la facture dans Sinao via "Factures" > roue crantée puis :
Faire le rapprochement bancaire selon les 2 options possibles (soit via la facture, soit via la Banque)
6. Mentions de "Taux de pénalités" / "Recouvrement" / "Délai de paiement"
Ces différentes mentions sont des mentions obligatoires* sur les factures.
Il n’est pas possible de les supprimer.
*L'Etat rend obligatoire cette mention. Vous risquez d'être redressé si vous ne la mettez pas (cf. Pénalités)
7. Facturation récurrente
Pour créer une facture récurrente il faut cliquer sur :
-"Factures" puis
-la roue crantée puis
-"Factures récurrentes" et consulter l'article dédié en détail !
8. L'Ecotaxe
Actuellement nous ne gérons pas l'écotaxe mais vous pouvez procéder ainsi dans votre facture 😉 :
Ajouter un titre et le nommer "Eco taxe"
Ajouter une ligne comportant les informations liées à l'Eco taxe :
9. Factures "Proforma"
Lorsque vous enregistrez une facture en format "Brouillon", elle s'enregistre automatiquement en Proforma, laissez-la ainsi et envoyez-là à votre client !
10. Chiffre d'affaires
Où obtenir de bonnes statistiques de CA ?
Pour ne pas voir apparaître le CA des factures Proforma / Brouillon, il faut que vous consultiez le tableau de bord principal (=il ne prend pas en compte les factures au format "Brouillon") et non le tableau de bord des factures (=il prend en compte le CA des factures au format "Brouillon" donc vos facture Proforma).
11. R.I.B
Où insérer un RIB en entier ?
Sur la facture : seul le "résumé" du RIB mentionné
Vous pouvez tout à fait lier votre RIB complet à votre facture via l'option de PJ si cette preuve vous est demandée par vos contacts :
12. Comptes comptables différents sur les factures
Vous pouvez tout à fait attacher un compte comptable par ligne de produits/service.
Pour cela, sur chaque ligne de votre facture :
Cliquez sur les 6 points à gauche :
Aller dans la dernière partie "Compte comptable"
Sélectionner le compte comptable à affecter à cette ligne :
13. Modification en masse du compte comptable / facture
Sélectionnez toutes les factures concernées
Cliquez sur "Modifier"
Rattachez le compte comptable souhaité
14. Mail d'accompagnement des devis/factures
Pour modifier le(s) texte(s), suivre la procédure suivante :
Onglet "Factures"
Cliquez sur la roue crantée en haut à droite de l'écran
Cliquez sur "Paramètres généraux"
Une fenêtre s'ouvre, modifiez le(s) texte(s) désiré(s)
Cliquez sur "Enregistrer" :
15. Bon de livraison / Bon de commande
En 1 clic, vous pouvez obtenir un bon de livraison et/ou un bon de commande depuis votre devis en faisant :
Onglet "Devis"
Cliquez sur le devis concerné
Cliquez sur "Télécharger"
Cliquez sur "Bon de livraison" ou "Bon de commande"
Un pdf se génère, enregistrez-le et envoyer-le avec votre client
Remarque : vous pouvez tout à fait ajouter ce doc PDF en PJ du devis pour le conserver avec votre devis et ainsi centraliser votre gestion des documents dans Sinao.
16. Calcul de la TVA
Sachez qu'il existe deux méthodes pour calculer la TVA sur une facture :
La méthode dite de "la somme des arrondis" = celle utilisée par Sinao.
Elle consiste à calculer la TVA pour chaque ligne sur la facture, en arrondissant au centime le plus proche, puis à faire la somme des différents montants de TVA pour obtenir la TVA totale.La méthode dite de "l'arrondi de la somme".
Elle revient à calculer la TVA sur le total HT de la facture pour chaque taux de TVA. Ensuite, la somme des différents résultats obtenus pour chaque taux de TVA est fait afin d'obtenir le résultat final (arrondi).
📌 Aucune de ces 2 méthodes n'est parfaite, les deux sont pratiquées. Elles ne sont pas compatibles au sein d'un même logiciel d'où notre choix.
Des écarts peuvent donc être possibles entre votre calcul hors Sinao ou un calcul effectué par votre client et celui appliqué par Sinao.
17. Problème d'enregistrement de devis
Il peut arriver très exceptionnellement que vous tentiez de confirmer un devis du statut de "Brouillon" au statut "Enregistrement + Confirmation".
Vous pouvez essayer de :
Garder votre session SINAO ouverte là où le problème se pose
Ouvrir une autre session SINAO sur une nouvelle page
Fermer cette nouvelle page
Rafraîchir la 1ère page, celle sur laquelle vous aviez le problème
Si le problème persistait, contactez le service client via la bulle de chat bleue en bas à droite de votre écran.
18. Changement du nom sur la signature de mail d'accompagnement des devis/factures
Ce prénom / nom qui apparaît sur le mail d'accompagnement des devis/factures est celui de l'utilisateur qui a été créé dans Sinao et qui est en train de manipuler.
Pour qu'un prénom/nom différent apparaisse, selon les cas :
Ajouter un nouvel utilisateur pour que son couple prénom/nom apparaisse sur les documents qu'il envoie dans "Paramètres" > "Gérer les membres" > "Ajouter un utilisateur" etc...)
Modifier le couple prénom/nom de l'utilisateur actuel dans :
"Paramètres" en haut à droite de l'écran
Cliquer sur "Mon compte" :
Une page s'ouvre, modifier les informations par celle désirées puis cliquer sur "ENREGISTRER" :
3. Conserver le nom/prénom de connexion et ajuster la signature de mail seulement :
Cliquer sur l'onglet "Factures"
Cliquez sur la roue crantée en haut à droite de l'écran
Cliquez sur "Paramètres généraux"
Une fenêtre s'ouvre, modifiez la signature automatique
Cliquez sur "Enregistrer"
19. Comment indiquer des mentions spécifiques à mon secteur d'activité ?
Certaines spécificités sont d'ores et déjà accessibles (exonération de TVA et raisons, pénalités, etc...) mais d'autres peut-être pas.
Nous avons prévu un champ libre pour cela dans lequel vous pouvez indiquer toutes les mentions spécifiques (1) que vous souhaitez et les enregistrer "Par défaut" (2) pour ne pas avoir à les saisir sur chaque facture :
👉 Cette mention apparaîtra en pied de page de la facture.
20. Où puis-je inscrire le numéro de bon de commande (BDC) / Purchase Order (PO number) que me demande mon client ?
Nous avons prévu un champ "Titre de la facture" en haut de document dans lequel il est judicieux d'inscrire le numéro de référence du BDC :
👉 Cette mention apparaîtra au dessus du tableau tarifaire.
21. Comment ajouter d'autres taux de TVA ?
Plusieurs taux de TVA sont déjà intégrés à l'éditeur de devis/factures :
Si vous pratiquez d'autres taux : aucun souci !
👉 Sur les lignes de facturation :
Comme le taux est un champ libre sur les lignes de factures : vous pouvez mettre ce que vous voulez.
👉 En pied de facture :
Si vous voulez que d'autres taux soient accessibles dans le menu déroulant : vous pouvez les configurer dans les paramètres généraux accessibles via :
-Factures
-roue crantée
-Paramètres généraux puis, sur la ligne ci-dessous,
-Intégrer votre taux :
-Taper sur la touche "Entrée" de votre clavier pour que le taux soit conservé
-Cliquer sur "ENREGISTRER" en bas du formulaire des paramètres généraux
22. Est-il possible de rédiger une facture/un devis en anglais ?
L'éditeur de facture de Sinao est pas multilingue.
Donc oui pas de souci ! D'ailleurs, tous les champs fixes sont automatiquement traduits.
23. Comment faire si une ou plusieurs de mes factures récurrentes ne s'est pas (se sont pas) générée(s) à la date prévue ?
Erreur de configuration ou problème ponctuel, cela pourrait se produire (à la marge).
Pour cela :
Aller dans votre écran de configuration des factures récurrentes :
- cocher les factures en question
- cliquer sur "Modifier" :
- mettre la date du jour dans le champ qui s'ouvre :
- cliquer sur "Confirmer" pour valider :
Remarque :
*si la date du jour n'est pas convenable, contactez le service client via la bulle de chat en précisant le problème et la date à laquelle vous voulez que la facture se génère.
24. Comment faire si les mails envoyés depuis Sinao ne partent pas ?
C'est une question de navigateur. Dans l'ordre, préférez Chrome, puis Firefox. En dernier lieu, Safari.
25. Peut-on ajouter / supprimer des tags de façon groupée sur les factures ?
Oui tout à fait ✅
Pour se faire :
cochez vos factures
cliquez sur Tags (en haut)
26. Y a-t-il un espace pour mettre des notes, des références, des contacts sur les devis/factures ?
Oui, il y a plusieurs champs de texte libre dans Sinao : sous le tableau mais aussi au-dessus.
Vous avez 2 options :
soit configurer des notes automatiquement reprises pour ce client
soit inscrire les notes désirées lorsque vous êtes en train de rédiger votre document :
Cliquer sur "+Champs personnalisés"
Ecrire toutes les notes désirées dans "Autres détails"
27. Est-ce les factures de ventes rédigées dans Sinao sont au format Factur-X ?
Oui tout à fait ✅ même si cela ne se voit pas !
Les factures émises au travers de Sinao sont conformes et disponibles au format Factur-X selon le profil de données le plus exigeant de la norme (fx .n) !
Le format Factur-X est hybride car il comporte :
une partie PDF (que vous voyez)
une partie .xml (que les logiciels traitent et que vous ne voyez pas)
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