La réponse à toutes vos autres questions qui ne font pas l'objet d'un article complet, c'est ici 👇
1. Taille des fichiers lors de l'import
Lors de l'import de votre fichier (image, ex : une facture) il est possible qu'il soit trop lourd. Vous pouvez essayer de réduire la taille du fichier en baissant la qualité des images. Ou alors si vous avez enregistré en PDF, vous pouvez également suivre les étapes suivantes
Ouvrez le fichier PDF à réduire avec Adobe Acrobat Reader
Cliquer sur Fichier | Enregistrer sous un autre | Fichier PDF optimisé.
2. Modification d’une facture
Si la facture est Brouillon il vous suffit de cliquer dessus puis sur Modifier
Si elle a été confirmée et donc comptabilisée, vous devez créer un avoir pour la modifier, il n'est pas autorisé de modifier une facture confirmée.
3. Facture Chorus Pro
Sinao est parfaitement adapté aux utilisateurs de Chorus Pro !
✅ Au moment du dépôt sur Chorus : elles sont automatiquement reconnues et lues par Chorus Pro grâce à leur format Factur-X. L'ensemble des champs sont complétés automatiquement et la facture ajoutée.
Remarques 💡
-Sinao ne dispose par de connecteur direct qui envoie les données de facturation directement vers Chorus Pro d'où l'étape de dépôt de factures.
-Avant même le dépôt, pensez à rédiger vos factures dans Sinao en appliquant les règles simples de présentation tel que décrit dans la fiche pratique Déposer une facture sur le portail Chorus Pro
4. Option de Filtre
Grâce aux différents filtres mis à disposition (dates, état du paiement, montant, client, infos) , il est possible de
visualiser plus facilement ses factures ET
obtenir des statistiques précises sur certains sujets
Par exemple : vous désirez voir vos factures En cours. Rien de plus simple
Actionnez le menu déroulant Etat de paiement, puis cochez la case En cours.
Et c’est magique 🧙🏼♀️, toutes vos factures en cours apparaissent ci-dessous ainsi que les statistiques dans l'encadré bleu :
5. Justification du paiement d’une ancienne facture
Pour justifier cette transaction vous devez
Importer la facture dans Sinao via Factures > bouton Plus puis
Faire le rapprochement bancaire selon les 2 options possibles (soit via la facture, soit via la Banque)
6. Mentions de Taux de pénalités | Recouvrement | Délai de paiement
Ces différentes mentions sont des mentions obligatoires* sur les factures.
Il n’est pas possible de les supprimer.
*L'Etat rend obligatoire cette mention. Vous risquez d'être redressé si vous ne la mettez pas (cf. Pénalités)
7. Facturation récurrente
Pour créer une facture récurrente il faut cliquer sur :
-Factures puis
-le bouton Plus puis
-Factures récurrentes et consulter l'article dédié en détail !
8. L'Ecotaxe
Actuellement nous ne gérons pas l'écotaxe mais vous pouvez procéder ainsi dans votre facture 😉
Ajouter un titre et le nommer Eco taxe
Ajouter une ligne comportant les informations liées à l'Eco taxe
9. Factures Proforma
Lorsque vous enregistrez une facture en format Brouillon, elle s'enregistre automatiquement en Proforma, laissez-la ainsi et envoyez-là à votre client !
10. Chiffre d'affaires
Où obtenir de bonnes statistiques de CA ?
Pour ne pas voir apparaître le CA des factures Proforma / Brouillon, il faut que vous consultiez le tableau de bord principal (il ne prend pas en compte les factures au format Brouillon) et non le tableau de bord des factures (il prend en compte le CA des factures au format Brouillon donc vos facture Proforma).
11. R.I.B
Où insérer un RIB en entier ?
Sur la facture : seul le résumé du RIB mentionné
Vous pouvez tout à fait lier votre RIB complet à votre facture via l'option de PJ si cette preuve vous est demandée par vos contacts
12. Comptes comptables différents sur les factures
Vous pouvez tout à fait attacher un compte comptable par ligne de produits/service.
Pour cela, sur chaque ligne de votre facture
Cliquez sur les 6 points à gauche
Aller dans la dernière partie Compte comptable
Sélectionner le compte comptable à affecter à cette ligne
13. Modification en masse du compte comptable | facture
Sélectionnez toutes les factures concernées
Cliquez sur Modifier
Rattachez le compte comptable souhaité
14. Mail d'accompagnement des devis/factures
Pour modifier le(s) texte(s), suivre la procédure suivante
Page Factures
Cliquez sur le bouton Plus en haut à droite de l'écran
Cliquez sur Paramètres généraux
Une fenêtre s'ouvre, modifiez le(s) texte(s) désiré(s)
Cliquez sur Enregistrer
15. Bon de livraison | Bon de commande
En 1 clic, vous pouvez obtenir un bon de livraison et/ou un bon de commande depuis votre devis en faisant :
Page Devis
Cliquez sur le devis concerné
Cliquez sur Télécharger
Cliquez sur Bon de livraison ou Bon de commande
Un pdf se génère, enregistrez-le et envoyer-le avec votre client
Remarques 💡
Vous pouvez tout à fait ajouter ce doc PDF en PJ du devis pour le conserver avec votre devis et ainsi centraliser votre gestion des documents dans Sinao.
16. Calcul de la TVA
Sachez qu'il existe deux méthodes pour calculer la TVA sur une facture
La méthode dite de la somme des arrondis = celle utilisée par Sinao.
Elle consiste à calculer la TVA pour chaque ligne de produit ou service sur la facture, en arrondissant au centime le plus proche, puis à faire la somme des différents montants de TVA pour obtenir la TVA totale.Dit plus simplement : La somme des lignes arrondies
👉 La TVA est calculée, arrondie puis appliquée à chaque ligne de produit ou service sur la facture avant le calcul du montant total de la facture.
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La méthode dite de l'arrondi de la somme.
Elle revient à calculer la TVA sur le total HT de la facture pour chaque taux de TVA. Ensuite, la somme des différents résultats obtenus pour chaque taux de TVA est fait afin d'obtenir le résultat final (arrondi).
Dit plus simplement : L’arrondi de la somme des lignes
👉 La TVA s’applique après le calcul de la somme des lignes de produit ou service sur la facture pour un même taux de TVA et est arrondi.
📌 Aucune de ces 2 méthodes n'est parfaite, les deux sont pratiquées et sont légales. Aucune inquiétude. Elles ne sont pas compatibles au sein d'un même logiciel d'où notre choix.
Des écarts peuvent donc être possibles entre votre calcul hors Sinao ou un calcul effectué par votre client et celui appliqué par Sinao.
17. Problème d'enregistrement de devis
Il peut arriver très exceptionnellement que vous tentiez de confirmer un devis du statut de Brouillon au statut Enregistrement + Confirmation.
Vous pouvez essayer de :
Garder votre session SINAO ouverte là où le problème se pose
Ouvrir une autre session SINAO sur une nouvelle page
Fermer cette nouvelle page
Rafraîchir la 1ère page, celle sur laquelle vous aviez le problème
Si le problème persistait, contactez le service client via la bulle de chat bleue en bas à droite de votre écran.
18. Changement du nom sur la signature de mail d'accompagnement des devis/factures
Ce prénom / nom qui apparaît sur le mail d'accompagnement des devis/factures est celui de l'utilisateur qui a été créé dans Sinao et qui est en train de manipuler.
Pour qu'un prénom/nom différent apparaisse, selon les cas
Ajouter un nouvel utilisateur pour que son couple prénom/nom apparaisse sur les documents qu'il envoie dans Roue crantée en haut à gauche > Gérer les membres > Ajouter un utilisateur etc...)
Modifier le couple prénom/nom de l'utilisateur actuel dans
-Roue crantée en haut à gauche en haut à droite de l'écran
-Cliquer sur Mon compte
Une page s'ouvre, modifier les informations par celle désirées puis cliquer sur valider en vert:
3. Conserver le nom/prénom de connexion et ajuster la signature de mail seulement
Allez sur la page Factures
Cliquez sur le bouton Plus en haut à droite de l'écran
Cliquez sur Paramètres généraux
Une fenêtre s'ouvre, modifiez la signature automatique
Cliquez sur Enregistrer
19. Comment indiquer des mentions spécifiques à mon secteur d'activité ?
Certaines spécificités sont d'ores et déjà accessibles (exonération de TVA et raisons, pénalités, etc...) mais d'autres peut-être pas.
Nous avons prévu un champ libre pour cela dans lequel vous pouvez indiquer toutes les mentions spécifiques (1) que vous souhaitez et les enregistrer Par défaut (2) pour ne pas avoir à les saisir sur chaque facture
👉 Cette mention apparaîtra en pied de page de la facture.
20. Où puis-je inscrire le numéro de bon de commande (BDC) | Purchase Order (PO number) que me demande mon client ?
Nous avons prévu un champ Titre de la facture en haut de document dans lequel il est judicieux d'inscrire le numéro de référence du BDC
👉 Cette mention apparaîtra au dessus du tableau tarifaire.
21. Comment ajouter d'autres taux de TVA ?
Plusieurs taux de TVA sont déjà intégrés à l'éditeur de devis/factures
Si vous pratiquez d'autres taux : aucun souci !
👉 Sur les lignes de facturation
Comme le taux est un champ libre sur les lignes de factures : vous pouvez mettre ce que vous voulez.
👉 En pied de facture
Si vous voulez que d'autres taux soient accessibles dans le menu déroulant : vous pouvez les configurer dans les paramètres généraux accessibles via
-Factures
-Bouton Plus
-Paramètres généraux puis, sur la ligne ci-dessous,
-Intégrer votre taux :
-Taper sur la touche Entrée de votre clavier pour que le taux soit conservé
-Cliquer sur ENREGISTRER en bas du formulaire des paramètres généraux
22. Est-il possible de rédiger une facture/un devis en anglais ?
L'éditeur de facture de Sinao est pas multilingue.
Donc oui pas de souci ! D'ailleurs, tous les champs fixes sont automatiquement traduits.
23. Comment faire si une ou plusieurs de mes factures récurrentes ne s'est pas (se sont pas) générée(s) à la date prévue ?
Erreur de configuration ou problème ponctuel, cela pourrait se produire (à la marge).
Pour cela :
Aller dans votre écran de configuration des factures récurrentes :
- cocher les factures en question
- cliquer sur Modifier
- mettre la date du jour dans le champ qui s'ouvre
- cliquer modifier
Remarques 💡
*si la date du jour n'est pas convenable, contactez le service client via la bulle de chat en précisant le problème et la date à laquelle vous voulez que la facture se génère.
24. Comment faire si les mails envoyés depuis Sinao ne partent pas ?
C'est une question de navigateur. Dans l'ordre, préférez Chrome, puis Firefox. En dernier lieu, Safari.
25. Peut-on ajouter / supprimer des tags de façon groupée sur les factures ?
Oui tout à fait ✅
Pour se faire
cochez vos factures
cliquez sur Tags (en haut)
26. Y a-t-il un espace pour mettre des notes, des références, des contacts sur les devis/factures ?
Oui, il y a plusieurs champs de texte libre dans Sinao : sous le tableau mais aussi au-dessus.
Vous avez 2 options
soit configurer des notes automatiquement reprises pour ce client
soit inscrire les notes désirées lorsque vous êtes en train de rédiger votre document
Cliquer sur "+Champs personnalisés"
Ecrire toutes les notes désirées dans Autres détails
27. Est-ce les factures de ventes rédigées dans Sinao sont au format Factur-X ?
Oui tout à fait ✅ même si cela ne se voit pas !
Les factures émises au travers de Sinao sont conformes et disponibles au format Factur-X selon le profil de données le plus exigeant de la norme (fx .n) !
Le format Factur-X est hybride car il comporte
une partie PDF (que vous voyez)
une partie .xml (que les logiciels traitent et que vous ne voyez pas)
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