Vous comptez changer de logiciel ou la décision est déjà prise ?
Vous gérez votre compta sous Word & Excel et souhaitez prendre un logiciel ?
Plusieurs raisons peuvent conduire à prendre un (nouveau) logiciel :
évolution de vos besoins
insatisfaction ou manque de son logiciel actuel sur certaines fonctionnalités
fermeture de son logiciel (ex : KOALAME, QUICKBOOKS)
arrêt de la maintenance
passage à la facturation électronique
(...)
Dans tous les cas :
👉 l'idée est de conserver tout ce que vous avez pour repartir de l'existant
👉 pour avoir une vue d'ensemble : regardez cette courte vidéo (2') : Changer de logiciel
👉 si vous ne changez pas de logiciel, il y a un guide proche de celui-ci mais encore plus rapide : Guide de démarrage rapide (15') !
Les 10 étapes incontournables !
Organisation
Etre au calme, ne pas être dérangé
Prévoir un créneau de 30' à 3h en moyenne (selon le volume de données à intégrer)
Suivre la check-list ci-dessous :
💡 Remarque : cette check-list est la même quelque soit votre situation (AE, société, LNMP, compta d'engagement, compta de trésorerie, ...). En effet, c'est cette check-list initiale et vos futurs usages qui vont configurer des espaces Sinao adaptés à chacune des situation :
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A- Se préparer hors Sinao
Récupérer votre plan comptable actuel (si vous avez)
Récupérer toutes les données de votre ancien logiciel et/ou celles qui pourraient se trouver ailleurs c’est à dire :
les factures de ventes et d’achats impayées au démarrage dans Sinao
les devis qui restent en attente de retour client
votre liste de produits et/ou service encore appelée catalogue
vos contacts actuels (prospects, clients et fournisseurs)
Noter vos formats de numérotation de devis et de factures antérieurs à Sinao (pour le reproduire)
Noter les numéros de votre dernier devis et de votre dernière facture.
Et oui, vos futurs numéros de factures (et devis) doivent prendre la suite logique de la numérotation existante.
📌 Selon le Code de Commerce, les numéros de factures doivent être :
Continus et non interrompus : on ne doit pas sauter un numéro de facture, autrement dit il ne doit pas y avoir de « trou » dans la suite de numéros,
Chronologiques : incrémentation croissante,
Uniques : deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro.
Cependant la loi permet de personnaliser la manière de numéroter les factures, ce qui permet une certaine souplesse comme l'ajout d'un préfixe, l'information sur le mois ou l'année.
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B- Dans Sinao en 10 étapes
Ajouter Sinao en favori
Et votre mot de passe de connexion dans votre navigateur 😇
Compléter en détail le "Profil de l'entreprise"
Plus d'infos dans 👉 Comment configurer mon profil de l'entreprise ?
Connecter votre banque
Plus d'infos dans 👉 Comment importer automatiquement sa banque dans Sinao ?
Vous disposerez grâce à cela de toutes vos transactions directement dans votre application de gestion, ce qui vous permettra non seulement de suivre vos paiements facilement mais aussi d'analyser vos flux de trésorerie pour mieux piloter votre activité !
Après l'avoir fait dans Sinao, si elle ne remonte pas assez loin > récupérer un export CSV des relevés manquants, il est possible de les importer dans Sinao.
**Vous pouvez passer cette étape si la synchronisation n'est pas souhaitée**
Choisir une date de démarrage dans Sinao
Dans "Export comptable" : renseignez la date de début de comptabilité dans Sinao en bas de page
Choisir votre compte comptable par défaut
Plus d'infos dans 👉 Comment configurer un compte comptable par défaut ?
Choisir votre devise locale
La devise locale est celle que vous retrouverez dans votre tableau de bord et les statistiques de chacune des pages. C'est aussi la devise qui sera proposée par défaut pour votre facturation (mais vous pourrez facturer dans d'autres devises si vous en avez besoin).
Par défaut, dans Sinao : vous trouverez "EUR" pour €
Si c'est votre cas, ne touchez rien.
Pour la changer ou voir où ça se trouve 👇
Aller dans :
-"Factures"
-roue crantée
-Paramètres généraux puis mettre la devise souhaitée dans :
Importer votre historique d'activité
Plus d'infos dans 👉 Comment migrer mes données antérieures dans Sinao ?
toutes les factures ventes impayées à la date de démarrage comptable
toutes les factures d'achats impayées à la date de démarrage comptable
vos contacts actuels (prospects, clients et fournisseurs)
votre liste de produits et/ou service encore appelée catalogue
Inviter les autres utilisateurs
C'est à dire toutes les personnes qui utiliseront Sinao.
Plus d'infos dans 👉 Comment collaborer à plusieurs utilisateurs ?Inviter votre cabinet comptable
Plus d'infos dans 👉 Comment donner accès à son expert-comptable ?
Configurer la comptabilité
⚠️ Cette étape est impérative pour que la génération puis l'export des écritures comptables (=Comptabilité dans Sinao) se fassent sans retouche par le cabinet comptable. Cette étape est secondaire si vous n'utilisez pas Sinao pour automatiser votre comptabilité (=vous envisagez une offre Free ou une offre Start). Comptez 20 minutes de plus pour ce point.
a) Vérifier ou Personnaliser ou Importer son plan comptable
Durée : 5 minutes
Pour cela : aller dans Comptabilité > Plan comptable puis faites-le nécessaire selon votre situation :Comment personnaliser mon plan comptable ? et consulter les articles du centre de documentation dans la section "Comptabilité" et contacter le service client pour de l'aide via la bulle de chat !
💡 Le but de cette étape est de pouvoir ensuite utiliser les bons comptes dans votre gestion comptable du quotidien (ventes, achats, ...). Vous pourrez en ajouter ensuite au fil de l'eau, selon vos besoins. C'est illimité.
b) Choisir le bon type de comptabilité
Durée : 30 secondes
Pour cela : aller dans Comptabilité > Plan comptable > Paramètres :
-Comptabilité > Plan comptable > Paramètres :
💡 Le but de cette étape est de permettre à Sinao de générer des écritures formats adaptés à votre type de comptabilité. Autrement dit :
Engagement (BIC) : divers journaux et comptes de tiers
Trésorerie (BNC) : journal de trésorerie (Banques et Caisse) uniquement
c) Suivre les bonnes pratiques liées à son type de comptabilité
Durée : 15 minutes
En Compta d'engagement (BIC) lire 👉 Comment configurer Sinao pour une comptabilité d'engagement correcte ?
En Compta de trésorerie (BNC) lire 👉 Comment faire de la comptabilité de trésorerie ?
Vous pouvez le faire, seul avec les instructions de votre cabinet comptable ou en binôme ou le faire faire par le cabinet comptable.
💡 Le but de cette étape est de comprendre le fonctionnement de Sinao pour suivre les usages recommandés !
Si besoin - Ajouter vos autres entreprises
Si vous avez plusieurs entreprises ou êtes administrateur au siège d'une structure en réseau ou un.e consultant.e qui gère plusieurs comptes clients, créer toutes les structures à partir de la première pour ne vous connecter qu'une fois !
Pour cela :
Aller en haut à gauche + Nouvelle entreprise
Remplir le formulaire
Suivre la check-list ci-dessus pour la nouvelle entreprise (3 à 10 ou 11)
C'est prêt pour votre première facture ou devis !
💡 Information clé : nous pouvons vous aider pour les imports : vous nous les transmettez via le chat et nous vous les ferons !
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Pour toute autre question ou précision, contactez le service client disponible en temps réel 😉 5J/7 via la bulle de tchat bleue en bas à droite de votre écran.
